Wie MBS Mahnungen erstellt und wie dies konfiguriert werden kann.

Grundlagen Mahnprozess

MBS führt eine Saldenmahnung durch. D.h. es wird immer ein ganzes Debitorkonto mit allen offenen Forderungen angemahnt, nicht die einzelnen offenen Forderungen separat.

Der Mahnprozess erstellt aufgrund folgender Informationen die Mahnungen:

  1. Buchungen auf den Debitorkonten
    Die Buchung umfasst auch die Information über das Gegenkonto und ob es sich um eine primäre oder sekundäre Forderung handelt.
  2. Deckungen auf den Debitorkonten
  3. Mahnsperren (auf Beleg-, Vertrags- und Geschäftspartnerebene)
  4. Konfiguration des Mahnprozesses
  5. Die jeweils letzte erstellte Mahnungen eines Debitors.

Dies bedeutet auch, dass der Mahnprozess folgende Informationen nicht berücksichtigt:

  1. Welche Zahlart (Überweisung, Lastschrift, …) ist für den Debitor konfiguriert.
  2. Wie und wann wurde die Zahlart geändert.

Prozess Mahnung erstellen

Der Mahnprozess macht jeden Tag um 22:00 Uhr oder bei manueller Aktivierung durch die UI folgendes.

Alle Variablen im Format [Name der Variablen] können aus der Mahnungskonfiguration entnommen werden.

  1. Führe freigegebene Mahnungen aus. (Details siehe unten)
  2. Erstelle den „Ausgeglichen“-Eintrag für Verträge die keine offenen primären Forderungen mehr haben.
  3. Lösche alle Mahnungen, die zur Freigabe erstellt und nicht freigegeben wurden.
  4. Für Verträge mit (teilweise) offenen Zahlungseingängen: Erstelle Aufgabe „Zuordnung Zahlungseingang zu offenen Posten“.
  5. Vorbedingungen für jeden Vertrag prüfen.
    1. Wenn keine Mahnung vorhanden oder Vertrag in der „Ausgeglichen“-Mahnstufe ist müssen folgende Bedingungen erfüllt sein damit eine Mahnung erstell wird.
      1. Es gibt keine (teilweise) ungedeckten positive Buchungen.
      2. Es gibt Forderungen die seit [Werktage bis zur Mahnung der ersten Mahnstufe] fällig sind. Falls kein Fälligkeitsdatum gesetzt ist, wird das Buchungsdatum verwendet.
      3. Es gibt mindestens [Minimum Anzahl offene Forderungen der ersten Mahnstufe] offene fällige Forderungen.
        Oder:
        Die offenen, fälligen Forderungen haben in Summe mindestens einen offenen Betrag von [Minimum Summe der offenen Beträgen der Forderungen der ersten Mahnstufe].
    2. Wenn bereits eine Mahnung vorhanden ist müssen folgende Bedingungen erfüllt sein damit eine Mahnung erstell wird.
      1. Es gibt keine (teilweise) ungedeckten positive Buchungen.
      2. Es sind seit der Ausführung der letzten Mahnung mindestens [Werktage bis zur Mahnung der nächsten Mahnstufe] vergangen.
      3. Es gibt mindestens [Minimum Anzahl offene Forderungen der nächsten Mahnstufe] offene fällige Forderungen.
        Oder:
        Die offenen, fälligen Forderungen haben in Summe mindestens einen offenen Betrag von [Minimum Summe der offenen Beträgen der Forderungen der nächsten Mahnstufe].
  6. Erstelle Mahnung für Verträge, die die Vorbedingungen erfüllen.
    1. Wenn [Automatisch ausführen der neuen Mahnstufe] auf null oder false gesetzt ist (der Standard), wird die Mahnung zur Freigabe vorgelegt. In diesem Fall wird die Mahnung nicht an den Kunden gesendet, ohne dass die Mahnung durch einen Sachbearbeiter freigegeben wird.
    2. Wenn [Automatisch ausführen der neuen Mahnstufe] auf true gesetzt ist, wird die Mahnung automatisch freigegeben.
  7. Führe Mahnungen aus, die automatisch freigegeben wurden.
    1. Wenn [Mailtemplate der neuen Mahnstufe] und [E-Mail-Betreff der neuen Mahnstufe] definiert sind: Generiere Mail aus dem Mailtemplate und sende dieses an den Kunden.
    2. Wenn [Höhe Mahngebühr] definiert ist: Erstelle eine Mahngebühr-Buchung mit dem definierten Betrag.
      Die Mahngebühr wird in der Mahnung mit angedruckt.
    3. Wenn [Sperrengrund für angemahnte Buchung der neuen Mahnstufe] definiert ist: Erstelle für die angemahnten Buchungen eine Mahnsperre mit dem definierten Sperrgrund.
    4. Wenn letzte Mahnstufe erreicht ist: Erstelle Aufgabe „Letzte Mahnstufe erreicht“.

Nach diesem Prozess sind alle Mahnungen erstellt und entweder bereit zur Freigabe durch den Sachbearbeiter oder ausgeführt. Alle Mahnungen, die zur Freigabe bereit stehen, können bis zum nächsten Lauf des Mahnprozesses durch den Sachbearbeiter akzeptiert oder abgelehnt werden. Akzeptierte Mahnungen werden im nächsten Mahnlauf ausgeführt. Abgelehnte Mahnungen werden gelöscht und neu erstellt sofern der Sachbearbeiter die Daten nicht angepasst hat oder eine Mahnsperre erstellt hat.

Konfiguration des Mahnprozesses

Der Mahnprozess wird durch aufeinander aufbauende Mahnstufen konfiguriert. Aktuell können die Mahnstufen nur in der Datenbank direkt geändert werden. Alle Informationen einer Mahnstufe sind in einer Zeile der Tabelle FL_DunningLevel zu finden.

Daten einer Mahnstufe

Folgende Spalten sind in der Tabelle FL_DunningLevel zu finden.

Bereich Spalte DB-Name Erklärung Anmerkung
Metainformation Id id_ Id der Mahnstufe
Metainformation Kürzel shortname_ Kürzel für die Mahnstufe Üblicherweise Zahl 1, 2, 3, ... Könnte aber auch grün, orange, rot sein.
Metainformation Name name_ Name der Mahnstufe
Metainformation Ist die Mahnstufe "Keine Mahnung" nodunninglevel_ Handelt es sich um die Mahnstufe "Ausgeglichen"? Darf nur einmal "true" sein, sonst immer null.
Metainformation Letzte Mahnstufe lastdunninglevel_ Handelt es sich um die letzte Mahnstufe? Darf nur einmal "true" sein, sonst immer null.
Metainformation Folgemahnstufe von [ID] followlevelof_ ID der vorhergehenden Mahnstufe Anhand dieser Eigenschaft wird die Reihenfolge der Mahnstufen festgelegt.
Bedingungen für die Mahnstufe Werktage bis zur Mahnung daystolevel_ Bei der ersten Mahnstufe: Anzahl der Werktage nach dem Fälligkeitsdatum bis eine Mahnung erstellt werden soll.
Bei allen weiteren Mahnstufen: Anzahl der Werktage nach der Ausführung der letzten Mahnstufe bis die Mahnung erstellt werden soll.
Bedingungen für die Mahnstufe Minimum Summe der offenen Beträgen der Forderungen minimumsumofopenentries_ Minimum der Summe der offenen Beträgen der primären Forderungen ODER "Minimum Anzahl offene Forderungen"
Bedingungen für die Mahnstufe Minimum Anzahl offene Forderungen minimumnumberofopenentries_ Minimum Anzahl offene Forderungen ODER "Minimum Summe der offenen Beträgen der Forderungen"
Informationen zur Ausführung einer Mahnung Automatisch ausführen automaticapproval_ Soll die Mahnstufe automatisch ausgeführt werden, d.h. ohne Freigabe. Standardmäßig werden keine Mahnstufen automatisch freigegeben.
Wenn die Erfahrung zeigt, dass alle Mahnungen richtig sind, kann dies umgestellt werden.
Die Mahnstufe "Keine Mahnstufe" wird immer automatisch ausgeführt.
Informationen zur Ausführung einer Mahnung Mailtemplate emailtemplate_ Wenn nicht null: Sende Mail mit dem angegebenen Mailtemplate Muss null sein wenn Mailbetreff null ist.
Informationen zur Ausführung einer Mahnung E-Mail-Betreff emailsubject_ Wenn nicht null: Sende Mail mit dem angegebenen Betreff Muss null sein wenn Mailtemplate null ist.
Informationen zur Ausführung einer Mahnung Höhe Mahngebühr dunningfee_ Wenn null: Fordere keine Mahngebühr und erstelle keine Mahngebühr-Buchung
Wenn nicht null: Fordere Mahngebühr in der angegebenen Höhe, erstelle eine Mahngebühr-Buchung und bilde diese auf dem Mahnschreiben ab.
Informationen zur Ausführung einer Mahnung Sperrengrund für angemahnte Buchung blockcreationreason_ Wenn null: Angemahnte Buchungen sollen keine Mahnsperre bekommen.
Wenn nicht null: Angemahnte Buchungen sollen eine Mahnsperre mit dem angegebenen Sperrgrund bekommen.		 Mit dieser Funktion kann man unter Umständen eine buchungsbasierte Mahnung erzwingen. Allerdings wird davon abgeraten.

Standard Mahnstufen

Die folgenden Mahnstufen sind die Standard-Mahnstufen in MBS und können als Beispiel für eine gute Konfiguration genutzt werden.

Metainformationen Bedingungen für die Mahnstufe Informationen zur Ausführung einer Mahnung
Id Kürzel Name Ist die Mahnstufe "Keine Mahnung" Letzte Mahnstufe Folgemahnstufe von [ID] Werktage bis zur Mahnung Minimum Summe der offenen Beträgen der Forderungen Minimum Anzahl offene Forderungen Automatisch ausführen Mailtemplate E-Mail-Betreff Höhe Mahngebühr Sperrengrund für angemahnte Buchung
id_ shortName_ name_ noDunningLevel_ lastDunningLevel_ followLevelOf_ daysToLevel_ minimumSumOfOpenEntries_ minimumNumberOfOpenEntries_ automaticApproval_ emailTemplate_ emailSubject_ dunningFee_ blockCreationReason_
1 1 Zahlungserinnerung 4 3 7 1 false dunningMail1.rptdesign Zahlungserinnerung
2 2 Erste Mahnung 1 10 7 1 false dunningMail2.rptdesign Erste Mahnung 2.5
3 3 Zweite Mahnung true 2 7 7 1 false dunningMail3.rptdesign Zweite Mahnung
4 0 Ausgeglichen true true Ausgeglichen