Wann wird die Duplikatsprüfung durchgeführt?
Die Duplikatsprüfung wird für jeden neu importierten Geschäftspartner und Vertrag automatisch durchgeführt. Das bedeutet, dass sowohl alle importierten Daten aus einer CSV-Datei als auch Daten aus hintereinander importierten Dateien in MBS nach Duplikate geprüft werden. Dabei werden die importierten Daten vom Geschäftspartner und vom Vertrag nach jeweils relevanten Kriterien nachgeprüft.
Wie wird ein Duplikat des Geschäftspartners identifiziert?
Ein Geschäftspartner wird als Duplikat identifiziert, wenn ein Geschäftspartner anhand der Daten aus den folgenden Spalten der CSV-Importdatei im System gefunden werden kann:
Tabelle. Suchkriterien nach Duplikat des Geschäftspartners.
| Spalte im CSV | Bedeutung |
|---|---|
| KD_Titel | Titel des Vertragsinhabers |
| KD_Firma | Firmenname des Vertragsinhabers (der Vertragsinhaber ist eine Firma) |
| KD_Anrede | Anrede des Vertragsinhabers (der Vertragsinhaber ist ein Privatkunde) |
| KD_Vorname | Vorname des Vertragsinhabers |
| KD_Nachname | Nachname des Vertragsinhabers |
| KD_Nameszusatz | Namenszusatz des Vertragsinhabers |
| KD_EMail_Adresse | E-Mail-Adresse des Vertragsinhabers |
| KD_Geburtsdatum | Geburtsdatum des Vertragsinhabers |
| KD_Organisation_Rechtsform | Rechtsform des Vertragsinhabers |
| KD_Umsatzsteuer_Id | Umsatzsteuer-ID des Vertragsinhabers |
Für genauere Informationen über Spalten in der CSV-Importdatei und deren Bedeutungen siehe Identifikationskriterium.
Die vorhandenen Daten in den o.g. Spalten werden als Suchkriterien zusammengefasst. Das System prüft dann, ob ein Geschäftspartner mit exakt den gleichen Daten bereits vorhanden ist:
- Falls kein solcher Geschäftspartner gefunden wird, wird der neu importierte Geschäftspartner im System angelegt.
- Falls ein solcher Geschäftspartner gefunden wird, wird der neu importierte Geschäftspartner als Duplikat identifiziert. Kein zweiter Geschäftspartner wird angelegt.
Wie wird ein Duplikat des Vertrags identifiziert?
Ein Vertrag wird als Duplikat identifiziert, wenn ein Vertrag nach folgenden Suchkriterien im System gefunden werden kann:
- Identische Lieferadresse
- PLZ
- Stadt
- Straße
- Hausnummer
- Identische Zählernummer
- Identisches gewünschtes Lieferbeginn-Datum
- Der Status des Vertrags steht nicht auf “Gesperrt”
Falls ein Vertrag mit o.g. Daten im System bereits vorhanden ist, wird der neu importierte Vertrag als Duplikat identifiziert. (Note: Nur wenn die o.g. 4 Kriterien gleichzeitig identisch sind, wird der neu-importierte Vertrag als Duplikat anerkannt.) Die importierten Daten werden zunächst im System angelegt, gleichzeitig wird eine Aufgabe mit dem Titel “Vertragsduplikate prüfen” für den Bearbeiter erstellt. Nach Klärung des Sachverhaltes kann der Bearbeiter die Aufgabe unter Auswahl einer der folgenden Lösungsmöglichkeiten schließen:
- “OK” - Der neu importierte Vertrag wird angenommen. Dabei wird der Vertrag dem Geschäftspartner hinzugefügt.
- “Kunden kündigen” - Der neu importierte Vertrag ist ein Duplikat im Zuge des Imports. Der Vertrag muss manuell aus dem System gelöscht werden.
Achtung: Die Duplikatsprüfung des Vertrags kann durch die Grundeinstellung “IGNORE_DUPLICATE_CONTRACTS” unterdrückt werden. Wenn diese Grundeinstellung auf “true” gesetzt ist, werden Duplikate des Vertrags beim Vertragsimport ignoriert.