Das Aufgabenmodul ist der zentrale Einstiegspunkt für Sachbearbeiter. Hier können neue Aufgaben angelegt, einzelnen Mitarbeitern zugewiesen und von diesen bearbeitet werden. Ist ein Stammdatensatz geöffnet, wird der Kunde und seine Verträge in der Unternavigation angezeigt und seine zugehörigen Aufgaben können direkt eingesehen werden.
Über die Funktion “Neue Aufgabe erstellen” kann jederzeit eine neue Aufgabe manuell angelegt und diese einem Sachbearbeiter zuzuweisen werden. Ist die Aufgabe nicht aktiviert, wird sie unter “Entwürfe” angezeigt.
Tabelle. Übergreifend verfügbare Aktionen im Modul “Aufgaben”.
| Symbol | Aktion | Bedeutung |
|---|---|---|
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Neue Aufgabe erstellen | Eine neue Aufgabe manuell anlegen. |
Aufgabenvorrat
Der Bereich “Aufgabenvorrat” bietet Nutzern eine Übersicht über all jene Aufgaben, für die sie - entweder persönlich oder auf Grund ihrer Nutzerrolle(n) - zuständig sind oder waren. Der Aufgabenvorrat wird automatisch aufgerufen, wenn Nutzer die Anwendung starten bzw. das Aufgabenmodul öffnen.
Die Aufgaben können nach Gruppen gefiltert werden. Ist keine Gruppe ausgewählt (“Alle”) wird nach allen Gruppen gefiltert die im Filter aufgeführt sind. Ist “Alle Gruppen” ausgewählt, so gibt es keine Einschränkung nach Gruppen und es werden auch Aufgaben gezeigt die einer Gruppe zugeordnet ist die nicht im Gruppenfilter anwählbar ist. “Alle Gruppen” ist nur verfügbar wenn dies entsprechend konfiguriert wurde.
Die Ansicht “Meine Aufgaben” zeigt dem Nutzer nur die Aufgaben, die ihm persönlich zugewiesen wurden.
Abbildung. Der Aufgabenvorrat bietet eine Übersicht der Aufgaben, die dem jeweiligen Sachbearbeiter oder einer seiner Gruppen zugewiesen sind.
Tabelle. Spalten der Tabellen im Modul “Aufgaben”.
| Spaltenname | Bedeutung |
|---|---|
| Dringlichkeit | Wie dringend ist die Aufgabe zu bearbeiten (sehr dringend = rot, mittel = gelb, wenig dringend = grün)? |
| Status | In welchem Status befindet sich die Aufgabe aktuell (Offen, In Bearbeitung, Pausiert/Auf Wiedervorlage, Abgeschlossen)? |
| Priorität | Mit welcher Priorität ist die Aufgabe zu behandeln (sehr hoch, hoch, mittel, niedrig) |
| Erstellt am | Wann wurde die Aufgabe erstellt bzw. erzeugt? |
| Beendet am | Wann wurde die Aufgabe abgeschlossen? |
| Wiedervorlage am | Wann wird die Aufgabe wieder aufpoppen? (Sofern ein Datum zur Wiedervorlage gesetzt wurde, verschwindet die Aufgabe aus der Standardliste, bis das Wiedervorlage-Datum erreicht ist.) |
| Titel | Worum geht es in der Aufgabe? |
| Geschäftspartner | Um welchen Geschäftspartner (Kunde oder Marktpartner) geht es bei der Aufgabe? |
| Vertrag | Um welchen Vertrag geht es in der Aufgabe? |
| Fällig am | Bis wann muss die Aufgabe erledigt sein? |
| Gruppe | Welche Nutzergruppe ist für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich (z. B. Kundenservice oder Buchhaltung)? |
| Bearbeiter | Welcher Nutzer soll die Aufgabe bearbeiten? |
| Ersteller | Welcher Nutzer hat die Aufgabe erstellt? |
Einzelne oder mehrere Einträge können ausgewählt und eine der folgenden Aktionen darauf angewendet werden.
Tabelle. Verfügbare Aktionen in der Maske “Aufgabenvorrat”.
| Symbol | Aktion | Bedeutung |
|---|---|---|
 |
Aufgabe bearbeiten | Die Bearbeitung einer zuvor in der Tabelle ausgewählten Aufgabe beginnen. Die Aufgabe wird dem Mitarbeiter zugeordnet, der sie gestartet hat. Ein Sachbearbeiter darf immer nur eine Aufgabe auf einmal in Bearbeitung haben. Aufgaben, die bereits in Bearbeitung sind, aber noch nicht abgeschlossen werden können, sollten “pausiert” werden. |
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Aufgabe zurücklegen | Eine zuvor in der Tabelle ausgewählte, dem Sachbearbeiter zugewiesene Aufgabe wieder zur Bearbeitung durch andere Sachbearbeiter freigeben. Die Aufgabe wird in den Aufgabenvorrat der jeweiligen Bearbeitergruppe gelegt, ist aber nicht länger einem konkreten Sachbearbeiter zugewiesen. |
 |
Aufgabe pausieren | Die Bearbeitung der Aufgabe “pausieren”: Die Aufgabe bleibt dem Mitarbeiter zugeordnet, sodass kein anderer Kollege in die Bearbeitung eingreifen kann. Der Sachbearbeiter kann in der Zwischenzeit aber an anderen Aufgaben arbeiten. |
 |
Aufgabe beenden | Eine in der Tabelle ausgewählte und zuvor gestartete Aufgabe beenden (d. h. als abgeschlossen markieren). Die Aufgabe wird dann nicht mehr im Aufgabenvorrat angezeigt. Zur Beendigung einiger Aufgaben ist die Auswahl einer Lösung erforderlich. |
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Zugehörige Nachrichten in B2B anzeigen | Die Marktnachrichten des Vertrags, auf den sich die ausgewählte Aufgabe bezieht, in der B2B öffnen. |
Aufgabendetails
Per Doppelklick auf einen Eintrag in der Tabelle können die Aufgabendetails aufgerufen werden.
Abbildung. Aufgabendetails enthalten eine ausführliche Beschreibung und eine Änderungshistorie.
Die Maske enthält folgende Inhalte:
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Aufgabenbeschreibung: Thema und Arbeitsanweisungen zur Aufgabe sowie (sofern relevant) Daten zu dem betroffenen Kunden/Vertrag
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Informationen zur Bearbeitung: Bearbeitergruppe bzw. konkreter Bearbeiter, (opt.) Fälligkeit und/oder Wiedervorlage-Datum. Die hier enthaltenen Daten können vom Bearbeiter jederzeit angepasst werden.
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Änderungshistorie: Historie der Änderungen an der Aufgabe sowie hinterlassener Kommentare
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Kommentar: Bietet Sachbearbeiter die Möglichkeit, einen ausführlicheren Kommentar zur Aufgabe zu hinterlassen
Aufgabenbeschreibung
Die Felder unter “Aufgabenbeschreibung” enthalten allgemeine Inhalte zur Beschreibung der Aufgabe und sind nicht editierbar.
Die Felder “Geschäftspartner” und “Vertrag” werden bei vom System erzeugten Aufgaben automatisch vorbefüllt, sofern diese zur reibungslosen Bearbeitung der Aufgabe notwendig sind.
Die Felder “Titel” und “Anweisung” dienen der genaueren Beschreibung der Aufgabe bzw. zugehöriger Arbeitsanweisungen. Sie sind immer befüllt.
Informationen zur Bearbeitung
Das Feld “Ersteller” gibt an, durch wer die Aufgabe erstellt hat. Hier wird der Ersteller der Aufgabe angezeigt, wenn die Aufgabe per Hand erzeugt wurde, wenn die Aufgabe durch eine Hintergrund-Aufgabe erzeugt wurde, steht hier “system”.
Das Feld “Gruppe” gibt an, durch welche Bearbeitergruppe (z. B. Kundenbetreuung, Buchhaltung, …) die Aufgabe zu bearbeiten ist. Soll bzw. muss die Bearbeitung durch einen fest definierten Bearbeiter erfolgen oder hat ein Sachbearbeiter die Aufgabe bereits gestartet, ist dieser im Feld “Bearbeiter” angegeben. Die Auswahl von Gruppe und Bearbeiter kann jederzeit geändert werden, beispielsweise falls der zugewiesene Bearbeiter krank oder im Urlaub ist oder die Zuständigkeit doch in den Aufgabenbereich eines anderen Sachbearbeiters fallen sollte.
Das Feld “Fälligkeit” gibt an, zu welchem Termin die Bearbeitung der Aufgabe abgeschlossen sein soll. Die daraus resultierende Dringlichkeit für die Bearbeitung (grün – nicht dringlich; gelb – dringlich; rot – sehr dringlich) wird automatisch ermittelt. Mit Näherrücken des Fälligkeitsdatums verändert sich die Dringlichkeitsstufe (von grün zu gelb zu rot). Eine Aktualisierung der Dringlichkeit jeder einzelnen Aufgabe erfolgt täglich automatisch durch die Anwendung. Ein Fälligkeitsdatum kann, muss aber nicht gesetzt sein.
Das Feld “Wiedervorlage” kann genutzt werden, um einen Termin festzulegen, zu dem das System die Aufgabe dem Bearbeiter wiedervorlegt.
Änderungshistorie
In der Änderungshistorie wird jede an der Aufgabe vorgenommene Änderung - ob manuell oder automatisch - (inkl. Einträge im Kommentarfeld) in einem Eintrag dokumentiert. Gespeichert wird dabei die Änderung selbst, der Zeitpunkt der Änderung und der Name des Mitarbeiters, der die Änderung vorgenommen hat.
Kommentar
Über das Feld “Kommentar” kann der Sachbearbeiter einen eigenen Kommentar zur Aufgabe hinterlassen und so seine Arbeitsschritte detailliert dokumentieren.
Entwürfe
Unter “Entwürfe” finden Nutzer alle Aufgabenentwürfe, die sie selbst erstellt haben, und können neue Entwürfe anlegen und an Sachbearbeiter verteilen.
Abbildung. Übersicht aller vom Nutzer erstellten Aufgabenentwürfe.
Ein Entwurf muss erst freigegeben werden, damit er dem zuständigen Sachbearbeiter angezeigt wird. Zur Unterstützung dieser Funktion dient der Button “Aufgabe freigeben” in der Aktionsleiste. Über das “+”-Symbol über der Tabelle oder die Aktion “Neue Aufgabe erstellen” kann ein neuer Aufgabenentwurf angelegt werden. Ist ein Entwurf fehlerhaft oder wird er nicht länger benötigt, kann er mit der Aktion “Aufgabe löschen” (
über der Tabelle) aus der Liste entfernt werden.
Tabelle. Verfügbare Aktionen für Aufgaben in der Maske “Entwürfe”.
| Symbol | Aktion | Bedeutung |
|---|---|---|
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Aufgabe freigeben | Eine zuvor in der Tabelle ausgewählte Aufgabe zur Bearbeitung freigeben: Die Aufgabe wird aus der Liste der Entwürfe entfernt und taucht im Aufgabenvorrat des zugeordneten Sachbearbeiters bzw. der zugeordneten Gruppe auf. |
Neue Aufgabe
Mit Klick auf ”Neue Aufgabe erstellen” in der Aktionsleiste kann ein neuer Entwurf angelegt werden.
Abbildung. Erstellung eines neuen Aufgabenentwurfs.
Die Maske ist, analog zu den Aufgabendetails (s. o.), in zwei Blöcke unterteilt:
- Aufgabenbeschreibung: Thema und Arbeitsanweisungen sowie Zuordnung der Aufgabe zu einem Kunden/Vertrag (sofern erforderlich)
- Informationen zur Bearbeitung: Festlegung der Bearbeitergruppe bzw. des konkreten Sachbearbeiters, sowie (opt.) einer Fälligkeit und/oder eines Wiedervorlage-Datums
Aufgabenbeschreibung
Die Felder “Geschäftspartner” und “Vertrag” können befüllt werden, sofern diese Informationen für eine reibungslose Bearbeitung der Aufgabe relevant sind. Das Feld “Geschäftspartner” beinhaltet eine Suchfunktion, über die der jeweilige Kunde/Marktpartner ermittelt werden kann. Der Vertrag wird – sofern vorhanden – automatisch zugeordnet. Stehen mehrere Verträge zur Auswahl, muss dieser manuell ausgewählt werden.
Die Felder “Titel” und “Anweisung” sind Pflichtfelder und dienen der Beschreibung der Aufgabe. Diese Felder müssen zwingend befüllt werden. Das Feld “Titel” bietet die Möglichkeit der Eingabe eines entsprechenden Titels der Aufgabe.
Informationen zur Bearbeitung
Das Feld “Gruppe” definiert die Gruppe, durch die die Aufgabe bearbeitet werden soll. Die möglichen Gruppen werden zusammen mit dem Gruppenfilter konfiguriert. Soll bzw. muss die Bearbeitung durch einen fest definierten Bearbeiter erfolgen, kann dieser im Feld “Bearbeiter” ausgewählt werden. Das Auswählen eines Bearbeiters kann ohne zuvor ausgewählte Gruppe erfolgen.
Über das Feld “Fälligkeit” kann ein Termin gesetzt werden, zu dem die Bearbeitung der Aufgabe abgeschlossen sein muss. Die daraus resultierende Dringlichkeit für die Bearbeitung (grün – weniger dringlich; gelb- dringlich; rot – sehr dringlich) wird automatisch ermittelt. Mit Näherrücken des Fälligkeitsdatums verändert sich die Dringlichkeitsstufe (von grün zu gelb zu rot). Eine Aktualisierung der Dringlichkeit jeder einzelnen Aufgabe erfolgt täglich automatisch durch die Anwendung.
Über das Feld “Wiedervorlage” kann ein Datum definiert werden, an dem das System die Aufgabe dem Bearbeiter wiedervorlegt.
Weitere Informationen
Hinweise zum Umgang mit Aufgaben finden Sie in den Nutzungsanweisungen.