Debitorenbuchhaltung

Das Modul “Debitorenbuchhaltung” enthält sämtliche buchhaltungsrelevante Informationen auf Debitorenseite. Diese Informationen unterteilen sich in

• globale, nicht kunden- oder vertragsspezifische Daten wie filterbare Übersichten aller Buchungen und Listen von Lastschriftaufträgen und Überweisungen, sowie in
• kunden- bzw. vertragsspezifische Daten wie Debitorenkonto und Rechnungen.

Allgemeine Menüpunkte

Folgende Menüpunkte im Modul “Debitorenbuchhaltung” beziehen sich nicht auf einen bestimmten Vertrag:

• Transitkonto
• Lastschriftaufträge
• Lastschriftpositionen
• Überweisungsaufträge
• Kontoauszüge
• Rechnungen
• Abrechnungszeitraum
• Buchungsdiagramme
• Journale
• Bilanz
• Summen- und Saldenliste
• Positionen Sachkonto
• Debitoren SuSaLi
• Kontotypen SuSaLi
• Buchungen
• Importe Buchungen
• Freigaben
  • Mahnungen
  • Auszahlungen
• Erlöshochrechnung
• Prüfprozesse
• Rechnungsportionierung

Transitkonto

Das Transitkonto dient dazu, eingehende Buchungen zu sammeln, die nicht automatisch einem Vertrag zugeordnet werden konnten. Diese Buchungen werden zunächst in einer tabellarischen Übersicht dargestellt und können, soweit möglich, manuell einem Vertrag zugeordnet werden.

Der Eintrag “Kontostand” rechts oberhalb der Tabelle zeigt den aktuellen Kontostand. Achtung: Filter beeinflussen diesen Wert nicht!

Ein Klicken auf den Knopf ‘Transitkonto laden’ in der oberen Leiste lädt die Tabelle mit den Ergebnissen anhand der Filter. Dies kann einen Moment dauern.

Tabelle. Filter auf dem Transitkonto.

Filter	Bedeutung/Optionen
Status	Schränkt die angezeigten Einträge nach ihrem Status ein, d. h. es werden entweder alle Einträge angezeigt oder jeweils nur die gedeckten bzw. die ungedeckten Einträge.
Erfassungsdatum	Schränkt die angezeigten Einträge in Abhängigkeit von ihrem Erfassungsdatum, d. h. dem Datum, an dem sie ins System kamen, ein. Es werden diverse Filter angeboten, z. B. Heute, Gestern, Letzte 7 Tage, und mehr. Darüber hinaus kann ein individueller Datumsbereich eingestellt werden.
Fällig	Schränkt die angezeigten Einträge in Abhängigkeit von ihrem Fälligkeitsdatum ein. Es werden diverse Filter angeboten, z. B. Überfällig, Morgen, Nächste 7 Tage, und mehr. Darüber hinaus kann ein individueller Datumsbereich eingestellt werden.
Buchungsdatum	Schränkt die angezeigten Einträge in Abhängigkeit von ihrem Fälligkeitsdatum ein. Es werden diverse Filter angeboten, z. B. Überfällig, Morgen, Nächste 7 Tage, und mehr. Darüber hinaus kann ein individueller Datumsbereich eingestellt werden.
Enthält Text...	Schränkt die angezeigten Einträge ein, indem es den eingegebenen Text mit den Inhalten der folgenden Spalten abgleicht: Verwendungszweck Bearbeiter Vertragsnummer Kunde (Vertragsinhaber) Kontonummer BLZ Bank IBAN BIC Kontoinhaber

  Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Transitkonto” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Buchungsnummer	Welche Buchungsnummer hat die Buchung?
Deckt	Welcher Rechnung/ausstehenden Zahlung wurde die Buchung zugeordnet?
Eingangsdatum	Wann wurde die Buchung ins System gekommen?
Fälligkeit	Bis wann ist die Buchung fällig?
Kunde	Welchem Kunden wurde die Buchung zugeordnet?
Vertragsnummer	Welchem Vertrag wurde die Buchung zugeordnet?
Betrag (€)	Welcher Betrag wurde verbucht?
Verwendungszweck	Welcher Verwendungszweck wurde bei der Buchung angegeben?
Kontoinhaber	Wer ist der Inhaber des Kontos, von dem aus die Buchung durchgeführt wurde?
Bank	Von welcher Bank wurde die Buchung durchgeführt?
Kontonummer	Von welchem Konto ist die Buchung eingegangen (Kontonummer)?
BLZ	Wie lautet die Bankleitzahl (BLZ) der Bank, welche die Buchung durchgeführt hat?
IBAN	Wie lautet die internationale Kontonummer (IBAN) des Kontos, von dem aus die Buchung durchgeführt wurde?
BIC	Wie lautet die international gültige Bankleitzahl (BIC) der Bank, welche die Buchung durchgeführt hat?
Konto	Von welchem Konto ist die Buchung eingegangen (z. B. Bankkonto, Debitor)?
Auszugsnummer	Welche Nummer hatte der Bankauszug, aus dem die Buchung stammt?
Bearbeiter	Welcher Bearbeiter hat die Zuordnung der Buchung vorgenommen?

Die manuelle Zuordnung von Buchungen aus dem Transitkonto auf bestehende Verträge kann über die Buttons “Auf Debitor buchen” und “Auf Sonstiges buchen” in der Aktionsleiste ausgeführt werden (vgl.Tabelle unten).

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Transitkonto” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Auf Debitor/Kreditor buchen	Einen Vertrag/ Geschäftspartner auswählen, dem die ausgewählte Buchung zugeordnet werden soll.
	Auf Sonstiges buchen	Eine ausgewählte Buchung “ausbuchen”, d. h. keinem Vertrag zuordnen.
	Auf Transit zurückbuchen	Eine ausgewählte Buchung von auf Transit zurückbuchen. Die Buchung muss gedeckt sein und sich auf dem Konto “Sonstiges” oder eines der Konten befinden, welche per GlobalProperty FINANCIALACCOUNTS_FOR_TRANSIT_ASSIGNMENT konfiguriert sind und auf ein solches Konto umgebucht wurde.
	Buchungsdetails öffnen	Erlaubt dem Nutzer, eine Buchungsnummer einzugeben und deren Details anzeigen zu lassen.
	Umbuchen	Eine ausgewählte Buchung umbuchen

Die Zuweisung zu einem Debitor oder Kreditor erfolgt in einem seperatem Tab. In den Buchungsdetails kann über die RadioButtons zwischen Zuweisung zu Debitor oder Kreditor gewechselt werden.

  

Abbildung. Bei der Buchung auf ein Debitorenkonto kann der entsprechende Kunde und Vertrag zunächst gesucht werden. Durch die Funktion Zuweisung bestätigen wird die Buchung ausgeführt.  

  

Abbildung. Bei der Buchung auf ein Kreditorenkonto kann der entsprechende Marktpartner gesucht werden. Die Buchung kann entweder direkt auf das Kreditorenkonto des Marktpartners gebucht werden oder entsprechenden REMADVs zugeordnet werden. Bei der Zuordnung zu REMADVs muss die Summe der gewählten REMADVs exakt dem Buchungsbetrag entsprechen. Durch die Funktion Zuweisung bestätigen wird die Buchung ausgeführt.  

   

Abbildung. Bei der Umbuchung ist das Konto auszuwählen, auf das gebucht werden soll (Hierzu müssen die Konten in der GlobalProperty FINANCIALACCOUNTS_FOR_TRANSIT_ASSIGNMENT konfiguriert werden). Verwendungszweck und Buchungsdatum kann angepasst werden. Durch die Funktion Zuweisen wird die Buchung ausgeführt.

Lastschriftaufträge

Unter “Lastschriftaufträge” findet sich eine Übersicht an Lastschriftnachrichten, die all jene Beträge enthalten, die durch Bankeinzug von den Bankkonten der Kunden abgebucht werden. Diese werden in Form von SEPA-Dateien automatisch generiert. Dabei enthält die tabellarische Darstellung jeweils einen Eintrag pro Tag – sofern Zahlungen fällig sind –, in welchem die aktuellen Abbuchungen aufsummiert werden.

Initial werden nur die Lastschriftaufträge angezeigt, die nicht storniert wurden. Möchte man ebenfalls die stornierten Lastschriftaufträge anzeigen, so ist die Checkbox oberhalb der Tabelle zu deselektieren.

Die stornierten Dateien werden nicht exportiert.

       

Abbildung. Übersicht der erzeugten Lastschriftaufträge.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Lastschrift” -> “Aufträge” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Stornierung	Wurde der Lastschriftauftrag storniert?
Art	Um welche Art von Lastschrift handelt es sich, d. h. aus welchem Anlass wurde sie durchgeführt?
Auftragsnummer	Welche Nummer hat die SEPA-Datei?
Dateiname	Wie lautet der Name der SEPA-Datei, die die Buchungsaufträge enthält?
Erstellt am	An welchem Datum wurde die Datei erstellt?
Anzahl Buchungen	Wie viele Buchungsaufträge sind in der SEPA-Datei enthalten?
Summe (€)	Wie hoch ist der Gesamtbetrag aller Abbuchungen, die die SEPA-Datei enthält?
Auslieferungsdatum	Wann wurden die Abbuchungen in Auftrag gegeben?
Letzter Download	Wann wurde der Auftrag zuletzt heruntergeladen?
Exportdatum	Wann wurde der Auftrag vom System automatisch exportiert.
Belegnummer	Belegnummer der Buchung des Lastschriftauftrags

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Lastschriftaufträge” im Vertragsmodul.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Auftrag speichern unter...	Lädt eine ausgewählte SEPA-Datei mit Lastschriftnachrichten aus der Anwendung auf den Computer herunter.
	Auftrag als ausgeliefert markieren	Einen ausgewählten Lastschriftauftrag als ausgeliefert markieren, d. h. der Auftrag wurde an die Bank übergeben.
	Auftrag stornieren	Einen ausgewählten Lastschriftauftrag stornieren. Entsprechende Buchungen werden damit ebenfalls storniert.

Die einzelnen Lastschriftaufträge können durch Doppelklick auf eine SEPA-Datei in der Tabelle eingesehen werden. Sie werden in einer neuen Ansicht geöffnet. Dort sind die einzelnen Lastschriften für die Debitoren aufgelistet.

        Abbildung. Inhalt einer SEPA-Lastschriftdatei.

Tabelle. Spalten der Tabelle mit den Lastschrift-Details und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Vorgangsnummer	Welche Nummer hat der Vorgang?
Fälligkeit	Zu welchem Termin soll der Betrag spätestens eingezogen werden?
Vertragsnummer	Zu welchem Vertrag gehört das Konto, von dem der Betrag eingezogen werden soll?
Betrag (€)	Wie viel Geld soll von dem Konto eingezogen werden?
Verwendungszweck	Unter welchem Verwendungszweck soll der Betrag eingezogen werden?
IBAN	Wie lautet die internationale Kontonummer (IBAN) des Kontos, von dem der Betrag eingezogen werden soll?
BIC	Wie lautet die international gültige Bankleitzahl (BIC) der Bank, von der der Betrag eingezogen werden soll?

Lastschriftpositionen

Details zu Lastschriftpositionen und dem Lastschriftlauf finden Sie unter Lastschriftpositionen und Aufträge

Unter “Lastschriftpositionen” findet man eine Übersicht der Lastschriftpositionen, die sich im System befinden.

Abbildung. Übersicht von Lastschriftpositionen.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Lastschrift” -> “Positionen” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Status	Welchen Status hat die Lastschriftposition? - Mögliche Stati: Offen, Fehler,Abgebrochen, Ausgeführt, Storniert.
Position	Interne Id der Lastschriftposition.
Vertrag	Vertragsnummer, zu dem die Lastschriftposition gehört.
Sparte	Sparte des Vertrags. Diese Position wird in einem Lastschriftträger passend zu dieser Sparte verarbeitet.
Beleg	Nummer des zugehörigen Belegs.
Erstellt am	Datum, an dem die Lastschriftposition erstellt wurde.
Fällig am	Datum, an dem die Lastschriftposition fällig ist.
Betrag	Betrag der Lastschriftposition in EUR
Betreff	Betreff der Lastschriftposition.
Transaktionsreferenz	Referenz unter der die Lastschriftposition im Lastschriftträger identifiziert wird (EREF)
Auftragsnummer	Eindeutige Nummer des Lastschriftträgers, der die Position enthält
IBAN	IBAN des Kontos, an das die Lastschrift gestellt wird
Mandatsreferenz	Mandatsreferenz, mit der die Lastschrift einzogen wird
Bearbeiter	Wer hat die Lastschriftposition bearbeitet?
Erzeugt durch	Angabe des Prozesses oder Aktion, der die Lastschriftposition erstellte
Fehler-Log	Kommt es zu Fehlern bei der Verarbeitung, werden diese hier aufgeführt. Es werden immer nur die zuletzt gefundenen Fehler aufgenommen.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Lastschrift” -> “Positionen” im Debitorenmodul.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Lastschriftlauf starten	Über diese Aktion lässt sich der Lastschriftlauf starten welcher Lastschriftpositionen ausführt und Lastschriftdatenträger erzeugt.
	Lastschriftposition abbrechen	Über diese Aktion lassen sich eine oder mehrere Lastschriftpositionen im Status "Offen" oder "Fehler" abbrechen. Die auf diese Weise abgebrochen Positionen werden im Lastschriftlauf nicht mehr bearbeitet.
	Debitorenkonto öffnen	Öffnet das Debitorenkonto des Vertrags der ausgewählten Zeile
	Lastschriftposition laden	Über diese Aktion werden die Lastschriftpositionen aus dem System geladen. Beim Betreten der Übersicht ist die Tabelle leer. Mit Hilfe der Filter kann man die Suche eingrenzen. Die Aktion sucht dann die zu dem Filter passenden Lastschriftpositionen, die im System vorhanden sind.

Überweisungsaufträge

Unter “Überweisungsaufträge” findet sich eine Übersicht an SEPA-Dateien, die all jene Beträge enthalten, die an Debitoren überwiesen wurden. Diese werden in Form von SEPA-Dateien automatisch generiert. Dabei enthält die tabellarische Darstellung jeweils einen Eintrag pro Tag – sofern Überweisungen anfallen –, in welchem die aktuellen Buchungen aufsummiert werden.

Abbildung. Übersicht von Überweisungsaufträgen.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Überweisungsaufträge” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Auftragsnummer	Welche Nummer hat die SEPA-Datei?
Dateiname	Wie lautet der Name der SEPA-Datei, die die Buchungsaufträge enthält?
Erstellt am	An welchem Datum wurde die Datei erstellt?
Summe (€)	Wie hoch ist der Gesamtbetrag aller Buchungen, die die SEPA-Datei enthält?
Letzter Download	Wann wurde der Auftrag zuletzt heruntergeladen?
Exportdatum	Wann wurde der Auftrag vom System automatisch exportiert.
Belegnummer	Wie lautet die Belegnummer des Überweisungsauftrags?

Die SEPA-Dateien mit den Überweisungsaufträgen können über den Button “Auftrag speichern unter…” in der Aktionsleiste heruntergeladen werden.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Überweisungsaufträge” im Vertragsmodul.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Auftrag speichern unter...	Lädt eine ausgewählte SEPA-Datei mit Überweisungen aus der Anwendung auf den Computer herunter.

Die einzelnen Überweisungsaufträge können durch Doppelklick auf eine SEPA-Datei in der Tabelle eingesehen werden. Sie werden in einer neuen Ansicht geöffnet. Dort sind die einzelnen Überweisungen an die Debitoren aufgelistet.

Abbildung. Übersicht von Überweisungsaufträgen.

Kontoauszüge

Unter “Kontoauszüge” können Buchungen in Form von *.sta-Dateien importiert und betrachtet werden.

       

Abbildung. Der Menüpunkt “Kontoauszüge” beinhaltet eine tabellarische Auflistung aller Kontoauszüge, die in die Anwendung geladen wurden.

Die Tabelle enthält eine chronologische Auflistung aller bislang importierten Dateien.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Kontoauszüge” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Dateinummer	Wie lautet die Nummer der Datei?
Dateiname	Wie heißt die *.sta-Datei mit den Buchungen?
Erstellt am	An welchem Datum wurde die *.sta-Datei erstellt?
Auszugsnummer	Wie lautet die Nummer des Kontoauszugs?
Belegnummer	Wie lautet die Belegnummer des Kontoauszugs?

Mit dem Button “Kontoauszug importieren” in der Aktionsleiste können Dateien, die Buchungsdaten enthalten, in die Anwendung geladen werden.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Kontoauszüge” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Kontoauszug importieren	Öffnet einen Dialog, über den Buchungsdaten (in Form von \*.sta-Dateien) in die Anwendung geladen werden können.

Per Doppelklick auf einen Eintrag in der Tabelle werden die einzelnen Buchungen des jeweiligen Kontoauszugs in einer neuen Ansicht “Kontoauszug” aufgeführt.

       

Abbildung. Per Mausklick auf einen Eintrag in der Tabelle Kontoauszüge werden die in dem jeweiligen Auszug enthaltenen Buchungen angezeigt.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Kontoauszüge” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Buchungsnummer	Welche Nummer hat die Buchung?
Typ	Um welche Art von Buchung handelt es sich (Überweisung, Lastschrift, Transfer von Debitorenkonto, etc.)?
Belegnummer	Welche Nummer hat der Beleg?
Belegart	Um welche Art von Beleg handelt es sich?
Buchungsdatum	An welchem Datum wurde die Buchung ausgeführt?
Valutadatum	An welchem Datum findet der Zahlungseingang statt?
Vertragsnummer	Welchem Vertrag ist die Buchung zugeordnet worden?
Betrag (€)	Welcher Betrag wurde verbucht?
Verwendungszweck	Wie lautet der auf dem Überweisungsträger angegebene Verwendungs-zweck für die Buchung?
Kontoinhaber	Wem gehört das Konto, von dem der Betrag eingezogen bzw. an den der Betrag überwiesen wurde?
Bank	Wie lautet der Name der Bank, bei der das Konto angelegt ist?
Konto	Auf welchem (virtuellen) Konto befindet sich die Buchung aktuell (z. B. Transit, Debitor)?
IBAN	Wie lautet die IBAN des Kontos, von dem aus die Buchung ausgeführt wurde?

Der Vertrag, dem eine Buchung zugeordnet wurde, kann über die Aktionsleiste geöffnet werden.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für die Buchungen eines Kontoauszugs.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Vertrag öffnen	Den Vertrag öffnen, dem eine ausgewählte Buchung zugeordnet ist.

Importe Buchungen

In dieser Sicht werden die importierten Buchungen aufgelistet. Dabei wird nach dem ausgewählten Status gefiltert. “Importiert” bedeutet in diesem Zusammenhang lediglich, dass die Datensätze gelesen wurden. Die Verarbeitung der Daten (Anlegen von Buchungen und Sperren) ist ein nebenläufiger Prozess, der durch den Status am jeweiligen Datensatz gesteuert wird.

Es werden folgende Status unterschieden:

• CREATED: Der Datensatz ist erfolgreich importiert und wird demnächst verarbeitet.
• RUNNING: Dieser Datensatz wird aktuell verarbeitet.
• ERROR: Beim Import oder bei der Verarbeitung ist ein Fehler aufgetreten. Es wurden keine Objekte angelegt. Weitere Details zum Fehler finden sich in der Spalte “Fehlertext”.
• DONE: Der Datensatz wurde erfolgreich verarbeitet.
• CANCELED: Dieser Datensatz wird nicht verarbeitet.

Abbildung. Historie der in myBusiness Supplier importierten Buchungen.

Mit einem Doppelklick auf einen Datensatz wird die Detailansicht geöffnet. Im Fall, dass der Status den Wert ERROR hat, lässt sich dieser ändern.

Abbildung. Detailansicht der in myBusiness Supplier importierten Buchung.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für die Maske “Importierte Buchungen” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Vertrag öffnen	Lädt den Vertrag des selektierten Datensatzes und öffnet die Vertragsübersicht.
	Buchungen importieren…	Läd eine Datei mit Importdaten. Informationen zum Datenformat finden sich hier.

Freigaben

Unter dem Menüpunkt “Freigaben” sind verschiedene Freigabemasken zu automatisch vom System durchgeführten Prozessen zu finden, so etwa zu Mahnungen und Auszahlungen. Ohne Freigaben werden die entsprechenden Prozesse nicht ausgeführt.

Rechnungen

Die Freigabemaske “Rechnungen” bietet eine tagesaktuelle Übersicht der Debitorenrechnungen.

Abbildung. Übersicht der Rechnungen in Freigabe.

Tabelle. Spalten in der Tabelle unter dem Menüpunkt unter “Rechnungen” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Status	In welchem Status befindet sich die Rechnung?
Kunde	Bei welchem Kunden gehört die Rechnung
Vertrag	Zu welchem Vertrag gehört die Rechnung
Rechnungsnummer	Wie lautet die Rechnungsnummer?
Belegnummer	Wie lautet die Belegnummer?
Rechnungstyp	Um welche Art von Rechnung handelt es sich (Jahresabrechnung, Zwischenabrechnung, Endabrechnung)?
Erstellt am	An welchem Tag wurde die Rechnung erstellt?
Fällig am	Zu welchem Termin muss die Rechnung durch den Kunden beglichen sein?
Rechnungsbetrag (€)	Wie hoch ist der Gesamtrechnungsbetrag?
Bearbeiter	Welcher Sachbearbeiter hat die Rechnung bearbeitet?

 Eine Rechnungsfreigabe hat immer einen der folgenden Status:

Tabelle. Mögliche Zustände einer Debitorenrechnung.

Symbol	Beschriftung	Bedeutung
	Neu	Die Rechnung wurde vom System oder einem Sachbearbeiter erzeugt, aber noch nicht bearbeitet.
	In Prüfung	Die Rechnung wird durch einen Sachbearbeiter geprüft.
	Abgelehnt	Die neue erstellte Rechnung wurde von einem Sachbearbeiter abgelehnt, d. h. die Rechnung soll nicht ausgeführt werden. Mit dem nächsten Ausführungslauf (i.d.R. am Abend desselben Tages) wird die Rechnung gelöscht.
	Freigegeben	Die neu erstellte Rechnung wurde durch einen Sachbearbeiter freigegeben, d. h. die Rechnung wird mit dem nächsten Ausführungslauf (i.d.R. am Abend desselben Tages) aktiviert: Entsprechende Buchungen werden auf dem Debitorenkonto durchgeführt und die schriftliche Rechnung an den Kunden versendet.
	Ausgeführt	Die Rechnung wurde durch einen Sachbearbeiter freigegeben und entweder automatisch durch den Ausführungslauf oder manuell durch einen Sachbearbeiter ausgeführt. Dieser Status entspricht dem bisherigen Status “Aktiviert”.
	Storniert	Die Rechnung wurde zunächst freigegeben und ausgeführt und zu einem späteren Zeitpunkt storniert (z. B. im Rahmen einer Rechnungskorrektur).

Über die Buttons in der Aktionsleiste kann der Status der Rechnungsfreigaben verändert bzw. diese sofort ausgeführt werden. Die Rechnungsdetails können zudem aufgerufen werden.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für die Freigabemaske “Rechnungen” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Rechnung anzeigen	Öffnet die Detailansicht der Rechnung unter dem jeweiligen Vertrag.
	Freigeben	Rechnung als “freigegeben” markieren. Freigegebene Rechnungen können mittels “Ausführen” sofort ausgeführt werden und werden sonst mit dem nächsten Rechnungslauf ausgeführt. In der Zwischenzeit können sie auch wieder abgelehnt werden.
	Ablehnen	Rechnung als “abgelehnt” markieren. Verworfene Rechnungen werden mit dem nächsten Rechnungslauf verworfen und, sofern es sich um automatisch erzeugte Rechnung handelt, automatisch neu erzeugt. In der Zwischenzeit können sie auch wieder freigegeben werden.
	Ausführen	Rechnung sofort ausführen. Freigegebene Rechnungen werden scharf geschaltet, abgelehnte Rechnungen werden gelöscht.

Sobald der Sachbearbeiter den Status der Rechnung manuell ändert, wird er als „Bearbeiter“ der Rechnung gespeichert und wird in der Übersichtstabelle der „Debitorenrechnungen“ angezeigt. Mit Klick auf einen Eintrag in der Tabelle werden zudem die Details zu der Rechnung unter der Tabelle eingeblendet.

Tabelle. Felder im Block Rechnungsdetails.

Spaltenname	Bedeutung
Vertragsstatus	Aktueller Status des abgerechneten Vertrags
Jahresverbrauchsprognose	Aktuelle Jahresverbrauchsprognose des Vertrags
Bisheriger Abschlagsplan	Höhe der Abschläge, die für die Rechnung relevant sind
Neuer Abschlagsplan	Höhe der Abschlagsplan, der im nächsten Abrechnungszeitraum gelten soll
Rechnungsnummer	Identifikationsnummer der Rechnung
Rechnungszeitraum	Beginn bis Ende des Abrechnungszeitraums
Tatsächlicher Verbrauch	Verbrauch im Abrechnungszeitraum
Summe geleisteter Zahlungen	Betrag, den der Kunde bereits beglichen hat

Mahnungen

Die Freigabemaske “Mahnungen” bietet eine tagesaktuelle Übersicht der Änderungen der Mahnstufen an Debitorenkonten. Hat beispielsweise ein Debitor eine Zahlung versäumt und die Kulanzfrist verstreichen lassen, soll seine Mahnstufe hochgesetzt werden. Das System stößt den Prozess an, das Hochsetzen der Mahnstufe - und die u. U. damit verbundene Verbuchung einer Mahngebühr sowie Versand einer schriftlichen Mahnung an den Kunden - müssen jedoch von einem Sachbearbeiter freigegeben werden. So können beispielsweise auch kurzfristig eingegangene Buchungen noch berücksichtigt werden.

Abbildung. Zu jeder Mahnung in der Übersicht können per Mausklick die Details darunter eingeblendet werden.

Tabelle. Spalten in der Tabelle unter dem Menüpunkt unter der Freigabemaske “Mahnungen” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Status	In welchem Bearbeitungsstatus befindet sich die Mahnung?
Kunde	Bei welchem Kunden soll die Mahnstufe hochgesetzt werden?
Vertrag	Bei welchem Vertrag soll die Mahnstufe hochgesetzt werden?
Neue Mahnstufe	Auf welche Mahnstufe soll der Vertrag/Debitor gesetzt werden?
Erstellt am	Wann wurde die Mahnstufe erzeugt?
Ausgeführt am	Wann wurde die Mahnstufe ausgeführt?
Beschreibung	Wie lautet die Beschreibung der Mahnstufe, auf die der Vertrag/Debitor gesetzt werden soll?
Hauptforderungen (€)	Wie hoch ist die Summe der Hauptforderungen (offene Abschläge, Nachzahlungen aus Rechnungen u.ä,), die angemahnt werden?
Nebenforderungen (€)	Wie hoch ist die Summe der Nebenforderungen (Mahngebühren, Rücklastschriftgebühren, u.ä.), die angemahnt werden?
Summe (€)	Wie hoch ist die Summe der angemahnten Forderungen insgesamt?
Bearbeiter	Welcher Sachbearbeiter hat die Mahnung bearbeitet?

 Eine Mahnung hat immer einen der folgenden vier Status:

Tabelle. Mögliche Zustände einer Mahnung.

Symbol	Beschriftung	Bedeutung
	Neu	Die Mahnung wurde vom System oder einem Sachbearbeiter erzeugt, aber noch nicht bearbeitet.
	Verworfen	Die Mahnung wurde durch einen Sachbearbeiter verworfen, d. h. die Mahnung wird zunächst nicht ausgeführt. Mit dem nächsten Mahnlauf (i.d.R. am nächsten Tag) wird geprüft, ob die entsprechenden Posten noch offen sind und die Mahnung ggf. neu erzeugt. Da eine verworfene Mahnung nicht sofort gelöscht wird, kann der Status bis Ablauf des Tages wieder auf “freigegeben” gesetzt werden.
	Freigegeben	Die Mahnung wurde durch einen Sachbearbeiter freigegeben, d. h. die Mahnung wird mit dem nächsten Ausführungslauf (i.d.R. am Abend desselben Tages) ausgeführt. Entsprechende Buchungen werden auf dem Debitorenkonto durchgeführt und schriftliche Mahnungen versendet, sofern die Mahnstufe dies vorsieht. Da eine freigegebene Mahnung nicht sofort ausgeführt wird, kann der Status bis Ablauf des Tages wieder auf “verworfen” gesetzt werden.
	Ausgeführt	Die Mahnung wurde entweder automatisch durch das System oder aber manuell durch den Sachbearbeiter ausgeführt, d. h. entsprechende Buchungen wurden auf dem Debitorenkonto ausgeführt und schriftliche Mahnungen versendet, sofern die Mahnstufe dies vorsieht. Ausgeführte Mahnungen können nicht mehr verworfen werden.

Über die Buttons in der Aktionsleiste kann der Status der Mahnung verändert bzw. diese sofort ausgeführt werden. Zudem ist es möglich, das zugehörige Debitorenkonto zu öffnen, wo z. B. eine Mahnsperre gesetzt werden kann. Es ist außerdem möglich, alle Mahnungen in Freigabe auf einmal zu verwerfen und diese neu erstellen zu lassen.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Mahnungen” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Freigeben	Mahnung als "freigegeben" markieren. Freigegebene Mahnungen können mittels "Ausführen" sofort ausgeführt werden und werden sonst mit dem nächsten Aktivierungslauf ausgeführt. In der Zwischenzeit können sie auch wieder verworfen werden.
	Ausführen	Mahnung sofort ausführen. Diese Aktion lässt sich nur auf freigegebene Mahnungen anwenden.
	Verwerfen	Mahnung als "verworfen" markieren. Verworfene Mahnungen werden mit dem nächsten Aktivierungslauf verworfen und mit dem nächsten Mahnlauf neu erzeugt, sofern die Forderung noch offen ist. In der Zwischenzeit können sie auch wieder freigegeben werden.
	Alle neu erstellen	Mahnprozess anstoßen. Mahnungen werden neu erzeugt und die Übersicht aktualisiert.
	Alle löschen	Alle bis zum aktuellen Zeitpunkt in der Freigabeübersicht befindlichen Einträge löschen, die nicht im Status "Ausgeführt" sind.
	Debitorenkonto anzeigen	Das zugehörige Debitorenkonto zu einer Mahnung anzeigen.

 Mit Klick auf einen Eintrag in der Tabelle werden die Details zu der Mahnung unter der Tabelle eingeblendet. Hier lassen sich die angemahnten Posten und der aktuelle Kontostand auf dem Debitorenkonto nachvollziehen.

Auszahlungen

Auszahlungen ergeben sich aus folgenden Szenarien:

• Das Debitorenkonto wurde abgerechnet und es ergibt sich ein Guthaben. Dieses muss von Gesetz wegen unverzüglich und in voller Höhe ausgezahlt werden.
• Es wurde eine Gutschrift oder andere Buchung auf dem Debitorenkonto getätigt, die – unabhängig vom Kontostand – in voller Höhe ausgezahlt werden soll.
• Es wurde eine Gutschrift oder andere Buchung auf dem Debitorenkonto getätigt, die anteilig ausgezahlt werden soll, sodass das Konto danach wieder ausgeglichen ist.
• Dem Debitor wurde ein Sofortbonus zugewiesen.

Auszahlungen, die sich aus Rechnungen ergeben oder deren Wert bei der Erstellung innerhalb eines parametrisierten Intervalls liegt, werden automatisch freigegeben. Alle anderen Arten von Auszahlungen müssen manuell freigegeben werden. Dazu dient die Freigabemaske “Auszahlungen”, in welcher der Sachbearbeiter auszuführende Auszahlungen prüfen kann. Nur freigegebene Auszahlungen werden auch tatsächlich durchgeführt, unabhängig von ihrem Fälligkeitstermin. Die Auszahlung von Boni und Gutschriften, die per Buchungsimport angestoßen wurden, muss ebenfalls freigegeben werden.

Die Freigabemaske funktioniert analog zu jener für Mahnungen. Alle hier angezeigten Auszahlungen haben zunächst den Status “Neu” und müssen manuell vom Sachbearbeiter freigegeben bzw. storniert werden. Freigegebene Buchungen werden standardmäßig durch einen automatischen Lauf ausgeführt. Über den Button “Ausführen” können Auszahlungen auch sofort durchgeführt werden, d. h. es wird eine entsprechende Überweisungsdatei generiert.

Tabelle. Spalten in der Tabelle unter der Freigabemaske “Auszahlungen” und ihre Bedeutung.

Spalte	Beschreibung
Status	Angabe des aktuellen Status der Auszahlung (siehe nachfolgende Tabelle)
Sperren	Sind aktuell Auszahlungssperren gesetzt, wird dies angezeigt
Kunde	Angabe an welchen Geschäftspartner die Auszahlung durchgeführt wird
Vertrag	Angabe für welchen Vertrag die Auszahlung durchgeführt wird
Aktueller Kontostand (€)	Angabe des aktuellen Stand des Debitorenkontos
Erstellungsdatum	Angabe des Zeitpunktes der Erstellung der Auszahlung (Status “Neu”)
Verwendungszweck	Verwendungszweck der Auszahlung
Auszahlungsbetrag (€)	Angabe der Summe, die ausgezahlt werden soll
Freigabe erteilt am	Angabe des Zeitpunktes, wann die Auszahlung den Status “Freigegeben” erreicht hat.
Erstellungsdatum (Überweisungsträger)	Angabe des Zeitpunktes, wann die Auszahlung in einem Überweisungsträger übernommen wurde (früher Exportdatum)
Auszahlungskonto	Angabe der IBAN des Kontos, an das ausgezahlt werden soll. Dieser Wert ist nicht gesetzt, wenn die Auszahlung sich im Status In Klärung befindet.
Ausführungsdatum (Bank)	Angabe des Zeitstempels, der im Überweisungsträger für diese Auszahlung zur Ausführung angegeben wurde. Weitere Details zur Bestimmung dieses Datum sind aus diesem Kapitel zu entnehmen.
Buchungsnummer	Angabe der Buchungsnummer für diese Auszahlung
Fälligkeitsdatum (Buchung)	Angabe der Fälligkeit der Auszahlung, korrespondiert zum Fälligkeitsdatum der angegebenen Buchung
Auszahlungsart	Angabe der Auszahlungsart (z.B. Überweisung)
Letzter Bearbeiter	Welcher Sachbearbeiter hat die Auszahlung zuletzt bearbeitet?

Tabelle. Mögliche Status einer Auszahlung.

Symbol	Name	Beschreibung
	Neu	Die Auszahlung wurde vom System oder einem Sachbearbeiter erzeugt, aber noch nicht bearbeitet.
	Abgelehnt	Die Auszahlung wurde durch einen Sachbearbeiter abgelehnt, d. h. sie soll nicht ausgeführt werden. Mit dem nächsten Aktivierungslauf wird die Position deaktiviert und die entsprechende Buchung auf dem Debitorenkonto storniert.
	Freigegeben	Die Auszahlung wurde durch einen Sachbearbeiter freigegeben, d. h. die Auszahlung wird mit dem Ausführungslauf zum Fälligkeitsdatum ausgeführt. Entsprechende Buchungen werden dann auf dem Debitorenkonto durchgeführt und Überweisungsaufträge erzeugt, sobald die Auszahlung endgültig ausgeführt wird. Da eine freigegebene Auszahlung aber nicht sofort ausgeführt wird, kann der Status bis Ablauf des Tages wieder auf “verworfen” gesetzt werden.
	Ausgeführt	Die Auszahlung wurde entweder automatisch durch das System oder aber manuell durch den Sachbearbeiter ausgeführt, d. h. entsprechende Buchungen wurden auf dem Debitorenkonto ausgeführt und Überweisungsaufträge erzeugt. Ausgeführte Auszahlungen können nicht mehr verworfen werden.
	In Klärung	Die Auszahlung wurde aufgrund einer Guthabenrechnung erstellt, jedoch liegt noch kein Auszahlungskonto vor (siehe Beschreibung im nächsten Kapitel).

Über die Buttons in der Aktionsleiste kann der Status der Auszahlungen verändert bzw. diese sofort ausgeführt werden. Das zugehörige Debitorenkonto kann zudem geöffnet werden. Dort kann eine Mahnsperre gesetzt werden, sofern gewünscht. Es ist außerdem möglich, alle Mahnfreigaben auf einmal zu verwerfen und diese neu erstellen zu lassen.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für die Freigabemaske “Auszahlungen” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Freigeben	Auszahlung als “freigegeben” markieren. Freigegebene Auszahlungen können mittels “Ausführen” sofort ausgeführt werden und werden sonst mit dem nächsten Aktivierungslauf ausgeführt. In der Zwischenzeit können sie auch wieder verworfen werden.
	Ausführen	Auszahlung sofort ausführen. Diese Aktion lässt sich nur auf freigegebene Auszahlungen anwenden und erzeugt eine entsprechende Gegenbuchung sowie einen Überweisungsauftrag.
	Ausführungsdatum ändern	Bankausführungsdatum der Auszahlung anpassen.
	Ablehnen	Auszahlung als “abgelehnt” markieren. Abgelehnte Auszahlungen werden mit dem nächsten Aktivierungslauf verworfen und zugehörige Buchungen auf dem Debitorenkonto storniert. In der Zwischenzeit können sie auch wieder freigegeben werden. Bitte beachten Sie, dass Buchungen von Sofortboni nicht automatisch storniert werden, d.h. Wenn die Auszahlung weiterhin “abgelehnt” bleibt, muss zusätzlich die Buchung manuell über das Debitorenkonto storniert werden.
	Debitorenkonto anzeigen	Das zugehörige Debitorenkonto zu einer Auszahlung anzeigen.
	Auszahlungen laden	Lade alle Auszahlungen nach aktuellen Filtereinstellungen

Über der Tabelle werden folgende Filter bereitgestellt:

Filter	Typ	Beschreibung
Status	Multiselektion	Filter auf Spalte Status
Erstellungsdatum (Überweisungsträger)	Zeitraum (von - bis)	Filter auf Spalte Erstellungsdatum (Überweisungsträger)
Fälligkeitsdatum (Buchung)	Zeitraum (von - bis)	Filter auf Spalte Fälligkeitsdatum (Buchung)
Freigabe erteilt am	Zeitraum (von - bis)	Filter auf Spalte Freigabe erteilt am
Vertragsnummer	Freitext	Freitextsuche nach Vertragsnummer (ohne Wildcard)

Auszahlungen in Klärung

Wird eine Guthabenrechnung erstellt und ist kein Auszahlungskonto am betroffenen Vertrag gepflegt, wurde bisher keine Auszahlung angewiesen. Erst wenn ein Auszahlungskonto hinterlegt wurde, konnte das Guthaben manuell über das Debitorenkonto zur Auszahlung gebracht werden. Mit dem vorliegenden Release wird dieser Prozess besser automatisiert.

Es wird nun eine Auszahlung im Status In Klärung vorgemerkt. Diese ist neben dem Status auch dadurch zu Erkennen, dass die Spalte Auszahlungskonto leer ist. Eine manuelle Freigabe dieser Auszahlung ist nicht möglich, sie könnte allerdings regulär abgelehnt werden.

Um eine weitere Verarbeitung zu ermöglichen, muss ein Auszahlungskonto gepflegt werden. Dabei wird automatisch für einen Vertrag geprüft:

• Handelt es sich um ein neues Auszahlungskonto?
• Besitzt der Vertrag Auszahlungen im Status In Klärung?

Wenn ja, dann werden die Auszahlungen In Klärung mit dem neuen Auszahlungskonto versehen und gemäß der Intervall-Validierung in den Status Neu oder Freigegeben überführt. Ab diesem Punkt läuft der Auszahlungsprozess regulär weiter.

Für andere Formen der Auszahlung wie zum Beispiel Sofortbonus gilt diese Funktionalität nicht.

Erlöshochrechnung

Unter “Erlöshochrechnung” sind alle ausgeführten Erlöshochrechnungen tabellarisch aufgelistet. Abweichend zu den anderen Menüpunkten enthält die Tabelle die folgenden Spalten:

Tabelle. Spalten in der Tabelle des Menüpunktes “Erlöshochrechnung” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Nummer	Welche Nummer hat die Erlöshochrechnung?
Status	Welchen Status hat die Erlöshochrechnung?
Geplantes Ausführungsdatum	Wann soll die Erlöshochrechnung starten?
Erstelldatum	Wann wurde die Erlöshochrechnung gestartet?
Fertiggestellt am	Wann wurde die Erlöshochrechnung abgeschlossen?
Von	Wann startet der Erlöshochrechnungs-Zeitraum?
Bis	Wann endet der Erlöshochrechnungs-Zeitraum?
Anzahl Verträge	Wie viele Verträge wurden in der Erlöshochrechnung berücksichtigt?
Erfolgreiche Verträge	Wie viele Verträge wurden in der Erlöshochrechnung erfolgreich berechnet?
fehlgeschlagene Verträge	Wie viele Verträge konnten nicht erfolgreich hochgerechnet werden?
Verbrauch	Wie hoch ist der berechnete Verbrauch im Erlöshochrechnungszeitraum?
Summe netto (€)	Wie hoch ist der Gesamt-Nettobetrag der Erlöshochrechnung?
Notiz	Welche Notiz wurde für die Erlöshochrechnung vergeben?
Klammer-ID	Welche Klammer-ID hat die Erlöshochrechnung?

Rechnungen

Siehe Freigaben

Abrechnungszeitraum

Der Menüpunkt “Abrechnungszeitraum” dient dazu, die Buchungsperioden für die Abgrenzung von Wirtschaftszeiträumen zu verwalten. Über die Buchungsperioden wird die Zuordnung einzelner Buchungen zu Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüssen und damit zusammenhängenden Vorgängen geregelt. Ist eine Buchungsperiode geschlossen, dürfen und können ihr keine Buchungen mehr zugeordnet werden.

Abbildung. Unter “Abrechnungszeitraum” können die einzelnen Buchungsperioden verwaltet werden.

Journale

Der Menüpunkt “Journale” dient der Übersicht und dem Export des Nebenbuchs. Bereits erstellte Journale werden hier in einer tabellarischen Übersicht angezeigt. Wurde ein Journal bereits exportiert, ist dies an der Anzeige eines Exportdatum zu erkennen.

Abbildung. In der Journalübersicht werden alle bislang erstellten Journale dargestellt.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Journal” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Journalnummer	Welche Nummer hat das Journal?
Erzeugt am	Wann wurde das Journal erstellt (Datum)?
Erzeugt um	Wann wurde das Journal erstellt (Uhrzeit)?
Letzter Export	Wann wurde das Journal zuletzt aus der Anwendung heruntergeladen?

Tabelle. Verfügbare Aktionen im Menüpunkt “Journal”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Journal exportieren	Ausgewähltes Journal wird an dem Ordnerpfad abgelegt, der in den Grundeinstellungen unter JOURNAL_FOLDERPATH konfiguriert ist.

Per Doppelklick auf einen Eintrag in der Tabelle lassen sich die einzelnen Einträge eines Journals anzeigen.

Abbildung. In den Journaldetails können die einzelnen in dem Journal enthaltenen Buchungen nachvollzogen werden.  

Die Journaleinträge werden wiederum in einer Tabelle dargestellt.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Journal (Details)” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Buchungstyp	Um welche Art von Buchung handelt es sich?
Soll-Kontonummer	Von welchem Konto wurde die Buchung durchgeführt (Kontonummer)?
Soll-Konto	Von welchem Konto wurde die Buchung durchgeführt (Kontoname)?
Haben-Kontonummer	An welches Konto wurde die Buchung durchgeführt (Kontonummer)?
Haben-Konto	An welches Konto wurde die Buchung durchgeführt (Kontoname)?
Betrag (€)	Welcher Betrag wurde verbucht?
Buchungsdatum	Wann wurde die Buchung ausgeführt?

Mit einem weiteren Doppelklick auf einen Eintrag werden die aggregierten Journaleinträge aufgeschlüsselt. Hierbei handelt es sich ebenfalls um eine tabellarische Ansicht.

Abbildung. Aufschlüsselung der Sammeleinträge eines Journals.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Journal Aggregiert” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Buchungsnummer	Wie lautet die Nummer der Buchung?
Nettobetrag (€)	Wie hoch ist der Betrag, der verbucht wurde vor Steuer?
MwSt (€)	Wie hoch ist die Steuer, die auf den Buchungsbetrag zu zahlen ist?
Bruttobetrag (€)	Wie hoch ist der Betrag, der verbucht wurde nach Steuer?
Buchungsdatum	Wann wurde die Buchung durchgeführt?
Fälligkeit	Wann ist die Buchung fällig?
Von	Wann beginnt der Zeitraum, auf den sich die Buchung bezieht?
Bis	Wann endet der Zeitraum, auf den sich die Buchung bezieht?
Verwendungszweck	Mit welchem Verwendungszweck wurde die Buchung durchgeführt?
Bearbeiter	Wer hat die Buchung durchgeführt?

Bilanz

Unter dem Menüpunkt “Bilanz” ist ebendiese in Form einer Aufrechnung von Soll und Haben pro Konto zu sehen.

Abbildung. Übersicht der Bilanz.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Bilanz” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Name	Wie heißt das Konto, auf das sich die Zeile bezieht?
Nummer	Wie lautet die Nummer des Kontos, auf das sich die Zeile bezieht?
Aktuelles Soll (€)	Wie ist der aktuelle Stand auf der Soll-Seite des Kontos?
Aktuelles Haben (€)	Wie ist der aktuelle Stand auf der Haben-Seite des Kontos?
Abgeschlossenes Soll (€)	Wie ist der abgeschlossene Soll-Stand des Kontos?
Abgeschlossenes Haben (€)	Wie ist der abgeschlossene Haben-Stand des Kontos?
Abgeschlossenes Saldo (€)	Wie hoch ist die Differenz zwischen Soll- und Haben-Seite des Kontos?

 Per Doppelklick auf einen Eintrag in der Tabelle wird die Bilanz für das jeweilige Konto pro Buchungsmonat angezeigt.

Abbildung. Bilanz pro Monat.

Debitoren SuSaLi

Die Debitoren SuSaLi (Summen- Saldenliste) bietet eine Übersicht zu den Kontoständen aller Debitoren je Vertrag. Durch die Verwendung des Daumsfilter, kann der Zeitraum des Buchungsdatums eingeschränkt werden. Desweiteren kann über einen weiteren Filter ausgewählt werden, ob für den Kontostand nur journalisierte, nur nicht journalisierte oder alle Buchungen einbezogen werden sollen.

Ein Klicken auf den Knopf ‘Auswertung starten’ in der oberen Leiste lädt die Tabelle mit den Ergebnissen anhand der Filter. Dies kann einen Moment dauern.

Abbildung. Debitoren SuSaLi.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Debitoren SuSaLi” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Vertragsnummer	Wie heißt der Vertrag, auf das sich die Zeile bezieht?
Vorname	Vorname des Geschäftspartners
Nachname	Nachname des Geschäftspartners
Startsaldo (€)	Saldo bis zum Anfang des ausgewählten Zeitraum des Buchungsdatums
Soll (€)	Soll-Stand im Zeitraum des ausgewählten Buchungsdatums
Haben (€)	Haben-Stand im Zeitraum des ausgewählten Buchungsdatums
Saldo (€)	Differenz zwischen Soll- und Haben-Seite im Zeitraum des ausgewählten Buchungsdatums
Schlusssaldo (€)	Saldo bis zum Ende des ausgewählten Zeitraum des Buchungsdatums

Kontotypen SuSaLi

Die Kontotypen SuSaLi (Summen- Saldenliste) bietet eine Übersicht zu den Kontoständen der Hauptbuchkonten je Nebenkonto. Durch einen Hauptbuchkonten-Filter, kann die Auswahl der Hauptbuchkonten eingeschränkt werden. Durch die Verwendung des Datumfilters, kann der Zeitraum eingeschränkt werden, in dem die Buchungen durchgeführt wurden, die zu den jeweiligen Kontoständen führen. Desweiteren kann über einen weiteren Filter ausgewählt werden, ob für den Kontostand nur journalisierte, nur nicht journalisierte oder alle Buchungen einbezogen werden sollen.

Ein Klicken auf den Knopf ‘Auswertung starten’ in der oberen Leiste lädt die Tabelle mit den Ergebnissen anhand der Filter. Dies kann einen Moment dauern.

Abbildung. Kontotypen SuSaLi.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Kontotypen SuSaLi” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Kontotyp-ID	Id des Nebenbuchkontos
Nummer Hauptbuchkonto	Nummer des Hauptbuchkontos
Name Hauptbuchkonto	Name des Hauptbuchkontos
Startsaldo (€)	Saldo bis zum Anfang des ausgewählten Zeitraum des Buchungsdatums
Soll (€)	Soll-Stand im Zeitraum des ausgewählten Buchungsdatums
Haben (€)	Haben-Stand im Zeitraum des ausgewählten Buchungsdatums
Saldo (€)	Differenz zwischen Soll- und Haben-Seite im Zeitraum des ausgewählten Buchungsdatums
Schlusssaldo (€)	Saldo bis zum Ende des ausgewählten Zeitraum des Buchungsdatums

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Rechnungen” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Kontoblätter anzeigen	Öffnet die Sicht Kontenblatt, füllt dort die Filter mit dem aktuell geladenen Eintrag und Filtereinstellungen aus und startet die Auswertung, um die Buchungen zu laden.
	Auswertung starten	Die Tabelle wird mit den Daten gemäß der Filter geladen. Dies kann einen Moment dauern.

Buchungen

Unter dem Menüpunkt “Buchungen” befindet sich eine tabellarische Übersicht aller Buchungen von oder an Debitoren (Forderungen oder Guthaben). Die Liste kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden, um z. B. nur Buchungen mit einem bestimmten Buchungsdatum oder offene Buchungen anzuzeigen.

Ein Klicken auf den Knopf ‘Buchungen laden’ in der oberen Leiste lädt die Tabelle mit den Ergebnissen anhand der Filter.

Die Spalten dieser Tabelle haben die folgenden Bedeutungen:

Spaltenname	Bedeutung
Journal Buchungstyp	Auf welchen Vorgang bezieht sich die Forderung? Zum Beispiel: TBS = Buchung vom Transitkonto auf das Debitorenkonto.
Buchungsnummer	Wie lautet die Buchungsnummer?
Erfassungsdatum	Wann wurde die Forderung im System erfasst?
Buchungsdatum	Wann wurde die Forderung verbucht?
Fälligkeitsdatum	Zu welchem Termin muss die Forderung beglichen werden?
Verwendungszweck	Aus welchem Anlass wurde die Forderung gestellt?
Haben (Kontonummer)	Welche Nummer hat das Buchhaltungskonto, auf das die Forderung verbucht wurde?
Haben (Kontoname)	Auf welches Buchhaltungskonto wurde die Forderung verbucht?
Kundennummer	Wie lautet die Kundennummer des Kunden, auf dessen Debitorenkonto die Forderung verbucht wurde?
Kunde	Wie lautet der Name des Kunden, auf dessen Debitorenkonto die Forderung verbucht wurde?
Vertrag	Wie lautet die Vertragsnummer des Kunden, auf dessen Debitorenkonto die Forderung verbucht wurde?
Mahnstufe	In welcher Mahnstufe befindet sich der Vertrag?
Betrag (€)	Welcher Betrag wurde ursprünglich gefordert?
Offener Betrag (€)	Wie hoch ist der Betrag, der noch nicht beglichen wurde?

Die Tabelle kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Zum Anwenden eine Filters muss der Button “Filter laden” gedrückt werden.

Filter	Bedeutung/Optionen
Debitoren	Schränkt die angezeigten Einträge nach den Debitoren, also MBS-Kunden ein. An dieser Stelle ist es möglich, eine mit ';'-getrennte Liste an Vertragsnummern zu übergeben (V100001;V100002;V10[...]) oder Daten aus untereinanderliegenden Zeilen einer Spalte aus Excel zu kopieren.
Mahnstufe	Schränkt die angezeigten Einträge nach der Mahnstufe ein, in der sich der Vertrag befindet.
Buchungsdatum	Schränkt die angezeigten Einträge nach ihrem Zeitraum ein. Es werden diverse Filter angeboten, z. B. Heute, Morgen, Nächste 7 Tage, und mehr. Darüber hinaus kann ein individueller Datumsbereich eingestellt werden.
Fälligkeitsdatum	Schränkt die angezeigten Einträge in Abhängigkeit von ihrem Fälligkeitsdatum ein. Es werden diverse Filter angeboten, z. B. Überfällig, Morgen, Nächste 7 Tage, und mehr. Darüber hinaus kann ein individueller Datumsbereich eingestellt werden.
Forderung oder Guthaben	Schränkt die angezeigten Einträge nach ihrer Kontoseite ein. Es können entweder überfällige Guthaben oder Forderungen an den Kunden angezeigt werden.
Offener Betrag	Schränkt die angezeigten Einträge nach dem noch offenem Betrag der Buchung ein. Um offene Buchungen (Forderungen oder Guthaben) anzuzeigen, muss im "Von"-Feld mindestens "0,01" eingegeben werden.
Betrag	Schränkt die angezeigten Einträge nach dem noch gesamten Betrag der Buchung ein, unabhängig vom noch offenen Betrag.

Der Menüpunkt “Buchungen” stellt die folgenden Aktionen zur Verfügung:

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Debitorenkonto anzeigen	Öffnet das Debitorenkonto, auf dem eine ausgewählte Buchung verbucht ist.
	Buchungen ausbuchen	Übergibt alle gefilterten Einträge in der Tabelle ans Backend, um diese aus dem System auszubuchen.
	Buchungen laden	Daten werden anhand der eingestellten Filter geladen.

Ausbuchen

Mit der Aktion “Buchungen ausbuchen” können die aktuell gefilterten Buchungen (Forderungen oder Guthaben) auf ein separates “Ausbuch”-Konto ausgebucht werden, z. B. zur Abgabe der Forderungen an einen Inkassodienstleister oder zur Ausbuchung von fälschlicherweise angesammelten Rücklastschriftgebühren.

Voraussetzung für das Ausbuchen sind speziell dafür konfigurierte Buchungstypen.

Sind diese Voraussetzungen gegeben, öffnet ein Klick auf “Buchungen ausbuchen” ein Dialogfenster mit den folgenden Feldern:

• Anzahl der Buchungen: Anzahl der gefilterten Buchungen, zur Kontrolle, nicht schreibbar
• Grund der Ausbuchung: Auf den aktuellen “Forderung oder Guthaben”-Filter passender Ausbuchungs-Buchungstyp (s. o.). Wird aktuell nach Forderungen gefiltert, werden hier nur Ertrags- bzw. Forderungs-Ausbuchungs-Buchungstypen angezeigt - und andersherum. Der ausgewählte Ausbuchungs-Buchungstyps bestimmt Zielkonto und Steuerbehandlung der Ausbuchung.
• Verwendungszweck: Verwendungszweck der Ausbuchung, Pflichtfeld
• Buchungsdatum: Buchungsdatum der Ausbuchung, wenn leer, aktuelles Datum

Durch Klick auf “Ausbuchen” wird die Ausbuchung vorgenommen; mit Klick auf “Abbrechen” kann sie abgebrochen werden. Nach erfolgreicher Ausführung der Ausbuchungen sollte der aktuelle Filter keine Buchungen mehr anzeigen.

Prüfprozesse

In dieser Sicht ist es möglich, verschiedene Prüfungen für die Debitorenbuchhaltung auszuführen. Die Prüfungen, die ausgeführt werden können, werden hier näher beschrieben. Die Prüfprozesse dienen dazu, die Buchhaltung auf verschiedene Aspekte zu überprüfen, ob z.B. alle Konten so ausgeglichen sind, wie sie sein sollten etc.

Beim Öffnen der Übersicht wird dem Nutzer eine leere Tabelle angezeigt. An dieser Stelle werden später die Ergebnisse der Prüfungen angezeigt. Die Tabelle hat folgende Spalten:

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Prüfprozesse” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Prüf-ID	Ist die ID der Prüfung.
Prozess-Name	Name des Prüfprozesses, wie er definiert ist und eine kurze Beschreibung liefert
Beschreibung	Ausführlichere Beschreibung des Prozesses, welche Informationen geprüft werden sollen.
Prüfergebnis	Das Ergebnis der Prüfung wird hier mit einem Icon dargestellt: Ein Daumen nach oben bedeutet, die Prüfung wurde erfolgreich abgeschlossen und die Ergebnisse sind in Ordnung. Ein Daumen nach unten bedeutet, die Prüfung wurde erfolgreich abgeschlossen, allerdings gibt es Prüffehler. Ein Ausrufezeichen bedeutet, dass es bei der Ausführung der Prüfung selber einen Fehler gegeben hat.

Durch das Klicken des Knopfes ‘Prüfprozesse starten’ oben in der Leiste öffnet sich ein Popup. Hier kann gewählt werden, welche Prüfung ausgeführt werden soll.

Nach der Ausführung der Prozesse, welches einige Zeit in Anspruch nehmen kann, werden in der Tabelle die Ergebnisse jeder Prüfung angezeigt. Durch Doppelklick einer Zeile kann das Ergebnis in der Detail-Ansicht geöffnet werden.

Im oberen Teil der Detailansicht werden einige Informationen angezeigt, wie der Name und eine Beschreibung. Außerdem gibt es die Möglichkeit, dass es je nach Prüfung einen ausführlicheren Fehlertext gibt. Gab es bei der Ausführung einen internen Fehler, wird dieser hier ebenfalls angezeigt. Die Tabelle im unteren Bereich der Sicht wird generisch anhand des Ergebnisse erzeugt und zeigt in der Regel die fehlgeschlagenen Positionen der Prüfung.

Belege

Unter dem Menüpunkt “Belege” gibt es die Möglichkeit, Informationen zu einzelnen Belegen zu suchen und die darin enthaltenen Unter-Belege, den übergeordneten Beleg und die jeweils in den Belegen enthaltenen Buchungen anzeigen zu lassen. Dazu ist die View dreigeteilt und hat einen Filter.

Abbildung. Übersicht der Belege-View.

Tabelle. Filter für die Suche nach einem Beleg.

Filter	Bedeutung/Optionen
Belegnummer	In diesem Filter kann man die Nummer des Beleges (ID) eingeben, und danach suchen.

Abbildung. Hierchachische Anzeige der Belege.

In dieser hierchachischen Anzeige sieht man den Aufbau und die Verbindungen der Belege. Belege auf einer Ebene sind jeweils Kinder des gemeinsamen Überbelegs usw. Durch Klicken auf die verschiedenen Belege lassen sich die Belege auswählen und es werden in den Details und den Buchungen die aktuellen Daten angezeigt. In der unteren Tabelle werden alle Buchungen angezeigt, die in diesem Beleg enthalten sind. Der gesuchte Beleg wird dabei immer fett markiert, um die Orientierung zu erleichtern.

Tabelle. Die Felder des Blocks “Details” und ihre Bedeutung.

Feldname	Bedeutung
Betreff	Betreff des Belegs, wie er von MBS erzeugt wurde.
Externe Referenz	Externe Referenz des Belegs.
Erfassungsdatum	Datum, an dem der Beleg erfasst bzw. angelegt wurde.
Ersteller	Der Benutzer, der den Beleg erzeugt hat.
Buchungsdatum	Das Buchungsdatum, an dem der Beleg in MBS gebucht wurde.
Storno von:	Nummer des Beleges, der diesen Beleg storniert.

Tabelle. Die Spalten der Tabelle “Buchungssatz” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Buchungsnummer	Buchungsnummer der Buchung.
Buchungsdatum	Buchungsdatum der Buchung.
Verwendungszweck	Verwendungszweck der Buchung.
Brutto	Der Bruttobetrag dieser Buchung.
Kontoname	Kontoname des Kontos der Buchung, jeweils angegeben für Soll und Haben.
Kontonummer	Kontonummer des Kontos der Buchung, jeweils angegeben für Soll und Haben.

Kontenblatt

Unter dem Menüpunkt “Kontenblatt” befindet sich eine tabellarische Übersicht aller Buchungen auf einem Nebenbuchkonto. Die Liste kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.

Die Spalten dieser Tabelle haben die folgenden Bedeutungen:

Spaltenname	Bedeutung
Buchungsnummer	ID/Nummer der Buchung.
Buchungstext	Verwendungszweck der Buchung.
Buchungsdatum	Zeitpunkt, an dem die Forderung verbucht wurde.
Betrag	Nettobetrag der Buchung.
Steuer von	Wenn die Buchung eine Steuerbuchung, steht hier die ID der zugehörigen Buchung.
Kontotyp Name Soll	Kontotyp des Soll-Kontos.
Kontotyp ID Soll	ID des Kontotypes im Soll.
Kontotyp Name Haben	Kontotyp des Haben-Kontos.
Kontotyp ID Haben	ID des Kontotypes im Haben.
Belegnummer	Nummer des Beleges, in dem die Buchung enthalten ist.
Belegart	Belegart des Beleges, in dem die Buchung enthalten ist.

Die Tabelle kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.

Filter	Bedeutung/Optionen
Nebenbuchkonto	Schränkt die angezeigten Buchungen nach dem Nebenbuchkonto ein. Es ist nur die Auswahl eines einzelnen Konto möglich.
Buchungsdatum	Schränkt die angezeigten Einträge nach dem Zeitpunkt ein, an dem die Buchung gebucht wurde.
Journalisiert	Schränkt die angezeigten Einträge danach ein, ob die Buchung bereits journalisiert wurde oder nicht.

Der Menüpunkt “Buchungen” stellt die folgenden Aktionen zur Verfügung:

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Auswertung starten	Die Tabelle wird mit den Daten gemäß der Filter geladen. Dies kann einen Moment dauern.

Rechnungsportionierung

Übersicht

Mit der Sicht “Rechnungsportionierung” kann man die Erstellung von (Entwurfs-)Rechnungen in Masse steuern.
Damit soll zum Beispiel gesteuert werden können, wann wie viele Rechnungen erstellt werden durch den Rechnungslauf von MBS. Dafür kann am SLP-Vertrag eine der folgenden Abrechnungs-Flags eingestellt werden, Standard beim Erstellen eines SLP-Vertrages ist die automatische Abrechnung.

• Automatische Rechnungserzeugung
  • Die Abrechnung folgt dem normalen Rechnungslauf von MBS. Sobald eine Rechnung fällig ist (das nächste Abrechnungsdatum erreicht), wird sie als Entwurfsrechnung erzeugt.
• Manuelle Rechnungserzeugung
  • Die Rechnung wird im automatischen Rechnungslauf von MBS ignoriert, es wird somit keine Entwurfsrechnung erzeugt, die Erzeugung muss automatisch passieren.
• Erzwungene Rechnungserzeugung
  • Rechnungen mit diesem Flag werden im nächsten Lauf, in der Regel am nächsten Morgen, erzeugt. Wenn das nächste Rechnungsdatum in der Vergangenheit liegt, wird die Rechnung bis zu diesem Zeitpunkt erzeugt, ansonsten bis zum Datum, an dem der Rechnungslauf läuft. Zählerstände (bis auf Anfangszählerstand) werden bei Nichtvorhandensein geschätzt. Siehe auch automatische Rechnungserzeugung

Außerdem gibt es die Möglichkeit, das nächste Rechnungsdatum für die gewählten Verträge zu setzen.

Der Menüpunkt “Rechnungsportionierung” stellt die folgenden Aktionen zur Verfügung:

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Rechnungsportionierung anpassen	Öffnet ein Popup, um die Rechnungsportionierung anzupassen. Es kann gewählt werden, ob alle gefilterten, oder nur die ausgewählten Einträge verändert werden sollen.

Die Übersicht der Rechnungsportionierung hat folgende Filter:

Tabelle. Filter für die Tabelle des Menüpunktes “Rechnungsportionierung” und ihre Bedeutung.

Filtername	Bedeutung
Vertrag	Schränkt die angezeigten Einträge nach ihren zugeordneten Verträgen ein. An dieser Stelle ist es möglich, eine mit ';'-getrennte Liste an Vertragsnummern zu übergeben (V100001;V100002;V10[...]) oder Daten aus untereinanderliegenden Zeilen einer Spalte aus Excel zu kopieren.
Nächstes Rechnungsdatum	Schränkt das Datum für den nächsten Rechnungsdatum am Vertrag ein
Auslöser	Welche Rechnungsauslöser angezeigt werden sollen

Tabelle. Spalten in der Tabelle des Menüpunktes “Rechnungsportionierung” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Sparte	Sparte des Vertrags
Vertragsnummer	Nummer des Vertrages
Nächstes Rechnungsdatum	Datum des nächsten Rechnungslaufs, der am Vertrag hinterlegt ist
Vertragsstatus	Status des Vertrages
Auslöser	Momentan am Vertrag hinterlegter Rechnungsauslöser
Geschäftspartnernummer	Nummer des Geschäftspartners
Geschäftspartner	Name des Geschäftspartners
Adresse	Adresse des Geschäftspartners

Abbildung. Übersicht Rechnungsportionierung.

Detail-Popup

Wird in der Aktionsbar der Knopf gedrückt und eine der beiden Aktionen ausgewählt, öffnet sich ein Popup. In diesem Popup wird die Anzahl der zu ändernden Verträge angezeigt und eingestellt, was an diesen Verträgen geändert werden soll. Es muss der neue Auslöser für die Rechnungserstellung ausgewählt werden, optional kann für die Verträge auch das nächste Rechnungsdatum angepasst werden. Nach Bestätigung werden die Verträge auf die neuen Daten angepasst.

Abbildung. Popup Rechnungsportionierung.

Vertragsbezogene Menüpunkte

Die vertragsbezogenen Menüpunkte sind nur anwählbar, wenn zuvor ein Kunde und Vertrag ausgewählt wurde. Vertragsbezogene Menüpunkte sind mit einem Icon rechts gekennzeichnet, das die Sparte anzeigt.

• Rechnungen
• Debitorenkonto

Rechnungen

Unter dem Menüpunkt “Rechnungen” können alle für einen bestimmten Vertrag im Laufe der Zeit erstellten Rechnungen eingesehen, bearbeitet, storniert und heruntergeladen sowie neue Rechnungen manuell erstellt werden.

Abbildung. Der Menüpunkt “Rechnungen” führt zu einer tabellarischen Auflistung aller für einen Vertrag über die Zeit erstellten Rechnungen.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Rechnungen” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Aktiv	Wurde die Rechnung aktiviert, d. h. wurde sie an den Kunden geschickt und auf dem Debitorenkonto verbucht?
Rechnungsnummer	Wie lautet die Rechnungsnummer?
Belegnummer	Wie lautet die Belegnummer?
Typ	Um was für eine Art von Rechnung handelt es sich? Beispiel: Monatsrechnung, Jahresrechnung, Zwischenrechnung, Endabrechnung.
Erstellt am	Wann wurde die Rechnung erstellt?
Fälligkeit	Bis wann muss die Rechnung bezahlt werden?
Von	Wann beginnt der Abrechnungszeitraum, für den die Rechnung gilt?
Bis	Wann endet der Abrechnungszeitraum, für den die Rechnung gilt?
Verbrauch (kWh)	Wie viel Strom hat der Kunde im Abrechnungszeitraum verbraucht?
Leistungen (€)	Wie viel muss der Kunde für die Leistungen zahlen (inkl. MwSt)?
Inkl. MwSt (€)	Wie hoch ist der Anteil der Mehrwertsteuer, der in den Leistungen enthalten ist?
Inkl. Aufwendungen (€)	Wie hoch ist der Anteil der abzuführenden Umlagen wie EEG und Stromsteuer, der in den Leistungen enthalten ist?
Zahlungen (€)	Wie hoch ist der Betrag, den der Kunde bereits beglichen hat?
Rechnungsbetrag (€)	Wie viel muss der Kunde noch zahlen bzw. wie viel wird ihm geschuldet? Der Betrag ergibt sich aus Leistungen (inkl. Aufwendungen und MwSt) – Zahlungen.

Über die Symbole über der Tabelle kann eine neue Rechnung erstellt bzw. die Details einer bereits erstellten Rechnung eingesehen werden. Mit Hilfe des Buttons „PDF anzeigen“ in der Aktionsleiste kann eine PDF-Datei einer Rechnung erzeugt und heruntergeladen werden. Über die Buttons “Freigeben”, “Ablehnen”, “Ausführen” und “Stornieren” kann der Nutzer die Rechnung bearbeiten.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Rechnungen” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Freigeben	Rechnung als “freigegeben” markieren. Freigegebene Rechnungen können mittels “Ausführen” sofort ausgeführt werden und werden sonst mit dem nächsten Rechnungslauf ausgeführt. In der Zwischenzeit können sie auch wieder abgelehnt werden.
	Ablehnen	Rechnung als “abgelehnt” markieren. Verworfene Rechnungen werden mit dem nächsten Rechnungslauf verworfen und, sofern es sich um automatisch erzeugte Rechnung handelt, automatisch neu erzeugt. In der Zwischenzeit können sie auch wieder freigegeben werden.
	Ausführen	Rechnung sofort ausführen. Freigegebene Rechnungen werden scharf geschaltet, abgelehnte Rechnungen werden gelöscht.
	Stornieren	Eine zuvor bereits ausgeführte und somit verbuchte Rechnung stornieren. Es werden automatisch entsprechende Gegenbuchungen erzeugt.
	PDF anzeigen	PDF-Datei einer ausgewählten Rechnung erstellen und herunterladen.

UI für Rechnungsdetails (ab Release 133.0)

Mit Release 133.0 ist die UI für die Detailanzeige einer Rechnung überarbeitet worden.

Die UI ist in folgende Blöcke unterteilt.

Summen

Unter “Summen” ist der gesamte Betrag der Rechnung zu finden. Es wird bei unterschiedlichen Steuerzeitscheiben im Rechnungszeitraum auf Zwischensummen aufgeteilt. In diesem Fall ist die Summe aller Steuerzeitscheiben über den Bruttobetrag zu bestimmen.

Tabelle. Spalten der Tabelle Summen in den Rechnungsdetails.

Spaltenname	Bedeutung
Bezeichnung	Die Bezeichnung für die Position, z.B. Strom
Von	Startdatum der Rechnungsposition
Bis	Enddatum der Rechnungsposition
Nettobetrag (€)	Der Nettobetrag der Rechnungsposition
Steuerbetrag (€)	Der Steuerbetrag der Rechnungsposition
Steuerrate	Die Steuerrate für die Rechnungsposition in Prozent, z.B. 19.
Bruttobetrag (€)	Der Bruttobetrag der Rechnungsposition

Teilzahlungen

Unter “Teilzahlungen” werden bereits eingegangene, der Rechnung für Abschläge zugeordnete Zahlungen des Kunden aufgelistet. Gutschriften werden nicht mehr in diesem Block aufgelistet.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Teilzahlungen” in den Rechnungsdetails.

Spaltenname	Bedeutung
Bezeichnung	Die Bezeichnung für die Position, z.B. Abschlag Januar 2021
Von	Startdatum der Abschlagsposition
Bis	Enddatum der Abschlagsposition
Nettobetrag (€)	Der Nettobetrag der Abschlagsposition
Steuerbetrag (€)	Der Steuerbetrag der Abschlagsposition
Steuerrate	Die Steuerrate für die Abschlagsposition in Prozent, z.B. 19.
Bruttobetrag (€)	Der Bruttobetrag der Abschlagsposition

Weitere Positionen

Im Block “Weitere Positionen” werden alle Positionen aufgezählt, die keine bezahlten Abschläge sind, unabhängig ob sich diese Positionen positiv oder negativ auf den Rechnungsbetrag auswirken. Das bedeutet, dass beispielsweise Gutschriften, Boni aber auch Mahngebühren und Rücklastschriftgebühren hier aufgelistet werden.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Weitere Positionen” in den Rechnungsdetails.

Spaltenname	Bedeutung
Bezeichnung	Die Bezeichnung für die Position, z.B. Gutschrift
Von	Startdatum der Position
Bis	Enddatum der Position
Nettobetrag (€)	Der Nettobetrag der Position
Steuerbetrag (€)	Der Steuerbetrag der Position
Steuerrate	Die Steuerrate für die Position in Prozent, z.B. 19. Hier können auch Positionen auftauchen, die unbesteuert sind. In diesem Fall wird die Steuerrate mit 0 ausgewiesen.
Bruttobetrag (€)	Der Bruttobetrag der Position

Verbrauch

Unter “Verbrauch” sind die für den Abrechnungszeitraum relevanten Zählerstände und der daraus resultierende Stromverbrauch aufgelistet.

Tabelle. Spalten der Tabelle Verbrauch in den Rechnungsdetails.

Spaltenname	Bedeutung
Zählernummer	Wie lautet die Zählernummer des Zählpunkts?
Zählwerk	Wird ein Eintarifzähler (ET) oder ein Zweitarifzähler (ZT)verwendet?
Von	Wann wurde der Anfangszählerstand abgelesen?
Anfangszählerstand (kWh)	Auf welchem Wert stand der Zähler zu Beginn des Abrechnungszeitraums?
Bis	Wann wurde der Endzählerstand abgelesen?
Endzählerstand (kWh)	Auf welchem Wert stand der Zähler zum Ende des Abrechnungszeitraums?
Wandlerfaktor	Mit welchem Faktor wird die Zählwerksanzeige multipliziert, um die tatsächlich geflossene Menge Strom zu berechnen?
Verbrauch (kWh)	Wie viel Strom wurde im Abrechnungszeitraum verbraucht (in kWh)?

In Rechnung gestellte Leistungen

Dieser Block ist wie im Bild zu sehen neu aufgeteilt. Wenn Leistungen über mehrere Zeiträume verteilt sind, so werden die Leistungen in Blöcken dargestellt und darüber der Zeitraum angegeben. Die unter dem Zeitraum stehenden Leistungen beziehen sich auf den darüber stehenden Zeitraum.

Unter “In Rechnung gestellte Leistungen” sind die vom Kunden zu bezahlenden Leistungen aufgelistet, aus denen sich die Summe vor Steuern ergibt.

Tabelle. Spalten der Tabelle “In Rechnung gestellte Leistungen” in den Rechnungsdetails.

Spaltenname	Bedeutung
Bezeichnung	Um welchen Kostenträger (z. B. Grundpreis, Arbeitspreis, Stromsteuer, div. Preiskomponenten je nach Tarif) handelt es sich?
Von	Wann beginnt der Zeitraum, für den die Leistung abgerechnet wird?
Bis	Wann endet der Zeitraum, für den die Leistung abgerechnet wird?
Einzelpreis	Was kostet eine einzelne Einheit der Leistung?
Menge	Wie häufig ist die Leistung im Abrechnungszeitraum angefallen?
Nettobetrag (€)	Wie viel ist für die jeweilige Leistung ohne Steuern zu zahlen (ergibt sich aus Menge mal Einzelpreis)?
Steuerbetrag (€)	Der Steuerbetrag der jeweiligen Leistung
Steuerrate	Die Steuerrate der jeweiligen Leistung
Bruttobetrag (€)	Wie viel ist für die jeweilige Leistung inkl. Steuern zu zahle?

In Leistungen enthaltene Aufwendungen

Dieser Block ist wie im Bild zu sehen neu aufgeteilt. Wenn Aufwendungen über mehrere Zeiträume verteilt sind, so werden die Aufwendungen in Blöcken dargestellt und darüber der Zeitraum angegeben. Die unter dem Zeitraum stehenden Aufwendungen beziehen sich auf den darüber stehenden Zeitraum.

Unter “In Leistungen enthaltene Aufwendungen” sind die in der Rechnungssumme enthaltenen Umlagen aufgeschlüsselt.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Aufwendungen” in den Rechnungsdetails.

Spaltenname	Bedeutung
Bezeichnung	Um was für eine Art von Aufwendung handelt es sich (z. B. EEG.)?
Von	Wann beginnt der Zeitraum, für den die Aufwendung abgerechnet wird?
Bis	Wann endet der Zeitraum, für den die Aufwendung abgerechnet wird?
Einzelpreis	Was kostet eine einzelne Einheit der Aufwendung (in €)?
Menge	Für häufig ist die Aufwendung im Abrechnungszeitraum angefallen?
Nettobetrag (€)	Wie viel ist (vor Steuern) für die Aufwendung zu zahlen (ergibt sich aus Menge mal Einzelpreis)?
Steuerbetrag (€)	Der Steuerbetrag der jeweiligen Aufwendung
Steuerrate	Die Steuerrate der jeweiligen Aufwendung
Bruttobetrag (€)	Wie viel ist (inkl. Steuern) für die Aufwendung zu zahlen (ergibt sich aus Menge mal Einzelpreis)?

Debitorenkonto

Unter dem Menüpunkt “Debitorenkonto” wird eine tabellarische Übersicht aller Buchungen angezeigt, die in Zusammenhang mit dem Vertrag zwischen Energieversorger und Kunden ein- und ausgegangen sind. Hier finden sich beispielsweise Überweisungen oder Lastschrifteinzüge vom Kunden, Gutschriften und Stornos.

Abbildung. Im Gegensatz zu der gleichnamigen Ansicht unter “Verträge”, bietet das Debitorenkonto im Modul “Debitorenbuchhaltung” eine buchhalterische Sicht auf die Zahlungsein- und -ausgänge.

Anhand der Kontostandanzeige über der Tabelle kann auf einen Blick das Guthaben auf dem Konto erfasst werden, also ob der Kunde noch Geld schuldet, das Konto ausgeglichen ist oder Zahlungen an den Kunden fällig sind.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Debitorenkonto” und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Journal Buchungstyp	Von wo nach wo wurde die Buchung durchgeführt? Zum Beispiel: TBS = Buchung vom Konto Abschläge auf das Debitorenkonto.
Deckungstyp	Um welche Art von Deckung handelt es sich (z. B. Ausgleich, Storno)?
Buchungsnummer	Wie lautet die Buchungsnummer?
Belegnummer	Wie lautet die Belegnummer?
Belegart	Wie lautet die Belegart?
Buchungsdatum	Wann wurde die Buchung ausgeführt?
Fälligkeit	Zu welchem Termin muss die Buchung ausgeführt werden?
Verwendungszweck	Aus welchem Anlass wurde die Buchung durchgeführt?
Von	Wann beginnt der Zeitraum, auf den die Buchung sich bezieht?
Bis	Wann endet der Zeitraum, auf den die Buchung sich bezieht?
Kontonummer	Welche Nummer hat das Buchhaltungskonto, von dem die Buchung stammt?
Konto	Von welchem Buchhaltungskonto (z. B. Gutschrift, Transit, Rechnungen) stammt die Buchung?
Externe Referenz	Aus welcher Quelle stammt die Buchung (z. B. STA-File)?
Bearbeiter	Wer hat die Buchung durchgeführt?
Nettobetrag (€)	Welcher Betrag wurde (vor Steuern) verbucht?
MwSt (€)	Wie viele Steuern fallen für den verbuchten Betrag an?
Bruttobetrag (€)	Welcher Betrag wurde (inkl. Steuern) verbucht?
Offener Betrag (€)	Wie hoch ist der Anteil des verbuchten Betrags, der noch nicht durch eine andere Buchung ausgeglichen ist?
Verband	Zu welchen anderen Buchungen gehört diese Buchung? Buchungen, die [einander zugeordnet](mbs_instructions_buchhaltung.html#buchung_verknuepfen) sind, erhalten dieselbe Verbundnummer

Über den Button “Neue Buchung” in der Aktionsleiste können u. a. Gutschriften und Mahngebühren manuell erfasst werden.Mit Hilfe des Buttons “Buchung verknüpfen” kann eine ausgewählte Buchung mit anderen Buchungen verknüpft und somit ausgeglichen, mit dem Button “Buchung stornieren” storniert werden. Bei Storno wird die Buchung durch eine neue, gegensätzliche Buchung ausgeglichen. Mit “Auf anderen Debitor buchen” lässt sich eine Buchung von einem Debitorenkonto auf ein anders übertragen. Des Weiteren gibt es Funktionen zum (Neu-)Anstoß des Mahnlaufs, zur Anpassung von Zahl- und Mahnsperren und zum Auszahlen einzelner Positionen.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Debitorenkonto” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Neue Buchung	Manuell eine neue Buchung auf dem Debitorenkonto erstellen.
	Buchung verknüpfen	Buchungen einander zuordnen, um eine Deckung zu erzielen.
	Buchung stornieren	Einen ausgewählten Kontoeintrag stornieren, d. h. eine Buchung mit negativen Gegenwert der ausgewählten Buchung erzeugen.
	Buchung einziehen	Eine Buchung soll für den Lastschriftlauf vorgesehen werden. Die Funktion ist aktuell nicht verfügbar
	Auf anderen Debitor buchen	Einen ausgewählten Kontoeintrag einem anderen Debitor zuweisen.
	Mahnung erstellen	Eine Mahnung (neu) erzeugen, s. Abschnitt Wie mahne ich einen Debitor an?
	Sperren anpassen	Die Zahl- und/oder Mahnsperre für den Debitor anpassen, s. Abschnitte Wie setze ich eine Mahnsperre für einen Vertrag? bzw. Wie setze ich eine Zahlsperre?
	Position auszahlen	Eine ausgewählte Buchung zu Gunsten des Debitors (z. B. Gutschrift) an diesen auszahlen (z. B. durch Überweisung).
	Mahnstufe ausgleichen	Setzt die aktuelle Mahnstufe zurück auf ausgeglichen. Sofern sich eine Mahnstufe in Freigabe befindet, wird diese nicht zurückgesetzt und ist manuell abzulehnen.

Weitere Informationen

Hinweise zur Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie zu sonstigen buchhalterischen Themen finden Sie in den Nutzungsanweisungen.

Relevante Grundeinstellungen

• PAYBACK_INTERVAL_BETWEEN_EXECUTION_AND_DUE_DATE
• DEBITOR_INVOICE_AUTOMATIC_REBATE_LOWER_LEVEL und DEBITOR_INVOICE_AUTOMATIC_REBATE_UPPER_LEVEL
• DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_BEGIN
• DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_END
• DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_MONTHLY_BEGIN
• DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_MONTHLY_END
• DEBITOR_INVOICE_FIXED_DATE_SETTLEMENT