Kommunikation

Das Kommunikationsmodul dient dem Überblick über sämtliche Kommunikation – E-Mail, Post, Telefon – mit Kunden und Markpartnern im Rahmen eines Vertrags sowie vertragsübergreifend (Marktkommunikation ist davon ausgenommen und findet sich in einem eigenständigen Modul). Neben E-Mail-/Post-Ein- und –Ausgang sind hier für jeden Kunden bzw. Vertrag Dokumente und Notizen, die im Rahmen des Kundenkontakts angefertigt wurden, einsehbar.

Nachrichten werden, soweit möglich, automatisch einem Vertrag zugeordnet und in chronologischer Reihenfolge dargestellt, sodass Konversationsstränge nachvollzogen werden können. E-Mails werden darüber hinaus automatisch Themen zugeordnet, sodass sie schnell und zuverlässig abgearbeitet werden können. Das System erkennt zudem automatisch Probleme bei der Zustellung von Nachrichten und wiederholt diese so oft wie nötig bzw. informiert im Falle einer gescheiterten Zustellung den Nutzer, sodass dieser auf anderem Wege Kontakt zum Kunden aufnehmen kann.

Modulweit stehen die Aktionen “Neue E-Mail” und “Neue Notiz” bereit, mit der eine neue E-Mail an einen Geschäftspartner bzw. eine neue Notiz erstellt werden können.

Tabelle. Verfügbare Aktionen im Modul “Kommunikation”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Neue E-Mail	Eine neue E-Mail an einen Geschäftspartner erstellen.
	Neue Notiz	Eine neue Notiz anlegen.

Vertragsbezogene Menüpunkte

Die folgenden Menüpunkte werden sowohl pro Geschäftspartner als auch pro Vertrag angezeigt. Somit können auch E-Mails, die mit Marktpartnern ausgetauscht werden, über myBusiness Supplier verwaltet werden.

Historie

Die Historie zeigt alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten zwischen dem Kunden und dem Lieferanten in einer tabellarischen Übersicht. Diesen Menüpunkt gibt es sowohl mit Bezug auf den jeweiligen Geschäftspartner als auch für die einzelnen Verträge der Kunden.

Es ist möglich, eine Nachricht auszuwählen, die dann direkt neben der Tabelle angezeigt wird. Dies ermöglicht die schnelle Navigation von einer Nachricht zur nächsten.

   

Abbildung. Überblick über ein- und ausgehende Nachrichten zwischen dem Kunden Max Mustermann und dem Lieferanten. Die Liste mit den Nachrichten zeigt die folgenden Informationen:

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt „Historie“ und ihre Bedeutung.

Symbol/Information	Bedeutung
Medium	Um was für eine Art von Nachricht handelt es sich? Zum Beispiel eine E-Mail, einen Brief, eine Notiz?
Betreff	Wie lautet der Betreff der Nachricht?
Datum	Wann wurde die Nachricht verschickt (Datum und Uhrzeit)?
Richtung	Handelt es sich um eine eingehende oder um eine ausgehende Nachricht?
Von	Wer ist der Absender der Nachricht?
An	Wer ist der Empfänger der Nachricht?
Anhänge	Hat die Nachricht einen oder mehrere Anhänge?

  Über die Aktionsleiste können ausgewählte Nachrichten in einem externen E-Mail-Programm geöffnet werden. Aktuell wird diese Funktion noch nicht in allen Browsern unterstützt; alternativ kann die Nachricht lokal gespeichert werden.

Tabelle. Verfügbare Aktionen in der Ansicht “Historie”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	E-Mail öffnen	Ausgewählte Nachricht(en) in einem externen E-Mail-Programm anzeigen.
	E-Mail beantworten	Eine Antwort auf eine ausgewählte Nachricht erstellen.
	Notiz zu Aufgabe umwandeln

Eingang

Der Menüpunkt “Eingang” zeigt eine tabellarische Übersicht aller eingehenden Nachrichten vom Kunden. Diesen Menüpunkt gibt es sowohl mit Bezug auf den jeweiligen Geschäftspartner als auch für die einzelnen Verträge der Kunden. Darüber hinaus gibt es in der Menügruppe Allgemein ebenfalls einen Menüpunkt “Eingang”, der geschäftspartnerübergreifend die eingehenden Nachrichten auflistet.

Wie bei der Historie können auch hier einzelne Nachrichten direkt neben der Tabelle eingeblendet werden.

   

Abbildung. Unter dem Menüpunkt “Eingang” werden eingehende Nachrichten angezeigt, die dem ausgewählten Geschäftspartner bzw. Vertrag zugeordnet wurden.

Folgende Filtermöglichkeiten sind vorhanden:

Tabelle. Filtermöglichkeiten für die Suche nach Mails.

Filter	Bedeutung/Optionen
Geschäftspartner	Nach einem bestimmten Geschäftsparter filtern
Art der Mail	Filtert nach allen, ungelesen oder keinem Vertrag zugeordneten Mails
E-Mail-Id	Eingabemöglichkeit, um nach einer bestimmten Mail filtern zu können. Achtung: Es ist nur die Eingabe einer genauen ID möglich und nicht die Suche nach einem Teil der ID.
Zeitraum	Filter für den Zeitraum der Mail
Sortierung	Ermöglicht das Sortieren der Ergebnisse Nach Zeitpunkt, Titel oder Absender

Die Listendarstellung enthält ähnliche Informationen wie die im Menüpunkt „Historie“:  

Tabelle. Dargestellte Informationen in der Tabelle unter dem Menüpunkt “Eingang” und ihre Bedeutung.

Symbol/Information	Bedeutung
Medium	Um was für eine Art von Nachricht handelt es sich? Zum Beispiel eine E-Mail, einen Brief, eine Notiz?
Betreff	Wie lautet der Betreff der Nachricht?
Datum	Wann wurde die Nachricht verschickt (Datum und Uhrzeit)?
Von	Wer ist der Absender der Nachricht? (Nur bei E-Mails/Post)
An	Wer ist der Empfänger der Nachricht? (Nur bei E-Mails/Post)
Bearbeiter	Wer hat die Notiz erstellt? (Nur bei Notizen)
Richtung	Handelt es sich um eine eingehende oder um eine ausgehende Nachricht?
Anhänge	Hat die Nachricht einen oder mehrere Anhänge? (Nur bei E-Mails/Post)

Neben Aktionen zur Erstellung einer neuen E-Mail sowie zum “E-Mail öffnen” bzw. zur Beantwortung ausgewählter Nachrichten (vgl. Historie) steht hier zusätzlich noch die Aktion “E-Mail zuordnen” bereit, mit der eine ausgewählte Nachricht einem anderen Geschäftspartner/Vertrag zugeordnet werden kann.

Tabelle. Verfügbare Aktionen in der Ansicht “Eingang”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	E-Mail öffnen	Ausgewählte Nachricht(en) herunterladen.
	E-Mail zuordnen	Eine ausgewählte Nachricht einem Geschäftspartner bzw. Vertrag zuordnen.
	E-Mail beantworten	Eine Antwort auf eine ausgewählte Nachricht erstellen.

Ausgang

Der Menüpunkt “Ausgang” zeigt eine tabellarische Übersicht aller ausgehenden Nachrichten an einen Kunden. Diesen Menüpunkt gibt es sowohl mit Bezug auf den jeweiligen Geschäftspartner als auch für die einzelnen Verträge der Kunden. Darüber hinaus gibt es in der Menügruppe “Allgemein” ebenfalls einen Menüpunkt “Ausgang”, der geschäftspartnerübergreifend die ausgehenden Nachrichten auflistet. Wie bei der Historie können auch hier einzelne Nachrichten direkt neben der Nachrichtenliste eingeblendet werden.

    Abbildung. Unter dem Menüpunkt “Ausgang” werden ausgehende Nachrichten angezeigt, die dem ausgewählten Geschäftspartner bzw. Vertrag zugeordnet wurden.

Die Tabelle enthält ähnliche Informationen wie die Tabellen unter “Historie” bzw. “Eingang”:

Tabelle. Dargestellte Informationen in der Tabelle unter dem Menüpunkt „Ausgang“ und ihre Bedeutung.

Symbol/Information	Bedeutung
Medium	Um was für eine Art von Nachricht handelt es sich? Zum Beispiel eine E-Mail, einen Brief, eine Notiz?
Betreff	Wie lautet der Betreff der Nachricht?
Datum	Wann wurde die Nachricht verschickt (Datum und Uhrzeit)?
Von	Wer ist der Absender der Nachricht? (Nur bei E-Mails/Post)
An	Wer ist der Empfänger der Nachricht? (Nur bei E-Mails/Post)
Bearbeiter	Wer hat die Notiz erstellt? (Nur bei Notizen)
Richtung	Handelt es sich um eine eingehende oder um eine ausgehende Nachricht?
Anhänge	Hat die Nachricht einen oder mehrere Anhänge? (Nur bei E-Mails/Post)

Analog zu den Menüpunkten Historie und Eingang können auch hier über einen Button “E-Mail öffnen” in der Aktionsleiste einzelne Nachrichten extern geöffnet werden. Außerdem können von hier aus die angezeigten Nachrichten endgültig versandt werden. Dies geschieht über den Button “E-Mail senden” bzw. “Alle E-Mails senden” in der Aktionsleiste.

Tabelle. Verfügbare Aktionen in der Ansicht “Ausgang”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	E-Mail öffnen	Ausgewählte Nachricht(en) extern öffnen.
	E-Mail senden	Ausgewählte Nachricht versenden.
	Alle E-Mails senden	Alle Nachrichten im Ausgang versenden.

Gesendete Elemente

Unter “Gesendete Elemente” werden alle Nachrichten, die auf dem Post- oder E-Mail-Weg verschickt wurden, tabellarisch aufgelistet.

   

Abbildung. Nachrichten an Max Mustermann, die bereits verschickt wurden.

Die Tabelle enthält dieselben Informationen wie die Tabelle unter Ausgang mit dem Unterschied, dass hier keine Notizen dargestellt werden, da diese nicht verschickt werden.

Über die Aktionsleiste können, wie auch in den anderen Menüpunkten, einzelne Nachrichten extern geöffnet werden. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, Nachrichten erneut zu senden, bei denen die Zustellung fehlgeschlagen ist.

Tabelle. Verfügbare Aktionen in der Ansicht “Gesendet”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	E-Mail öffnen	Ausgewählte Nachricht(en) herunterladen.
	E-Mail erneut senden	Ausgewählte Nachricht(en) erneut verschicken.

Gelöschte Elemente

Unter “Gelöschte Elemente” werden alle Nachrichten, die aus einem der anderen Ordner im Kommunikationsmodul entfernt wurden, angezeigt.

   

Abbildung. Überblick aller gelöschten Nachrichten eines Kundens.

Mit Hilfe des Buttons “Wiederherstellen” in der Aktionsleiste kann eine ausgewählte Nachricht aus dem Ordner “Gelöschte Elemente” wieder in den Ordner zurückverschoben werden, aus dem sie ursprünglich stammt.

Dokumente

Unter dem Menüpunkt “Dokumente” sind alle Anhänge und Scans von Dokumenten zu sehen, die im Rahmen der Kommunikation mit dem jeweiligen Geschäftspartner an ihn verschickt oder von ihm erhalten wurden. Dazu gehören beispielsweise PDF-Anhänge von E-Mails.

   

Abbildung. Übersicht der im Rahmen der Kommunikation empfangenen und versandten Dokumente.  

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt „Dokumente“ und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Typ	Um was für eine Art von Dokument handelt es sich?
Name	Wie lautet der Name des Dokuments?
Erstellt am	Wann wurde das Dokument erstellt?

Über die Aktionsleiste kann der Nutzer das Dokument öffnen. Diese Funktion wird aktuell noch nicht von allen Browsern unterstützt; alternativ wird das Dokument heruntergeladen.

Tabelle. Verfügbare Aktionen in der Ansicht “Dokumente”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Dokument öffnen	Ein ausgewähltes Dokument im Browser öffnen.

Notizen

Unter dem Menüpunkt “Notizen” können zusätzlich zur sonstigen Kommunikation mit dem jeweiligen Kunden Notizen hinterlegt werden, etwa zu Telefonaten oder persönlichen Anfragen.

   

Abbildung. Zu Telefonaten oder persönlichen Gesprächen mit Kunden und Marktpartnern können Notizen erstellt werden, um die Kommunikation nachvollziehbar zu machen.

Die Notizen werden in einer hybriden Ansicht dargestellt, welche eine Listenübersicht aller Notizen neben einer Detail-Ansicht einer ausgewählten Notiz darstellt. Die Tabelle enthält die folgenden Informationen:

Tabelle. Dargestellte Informationen in der Liste unter dem Menüpunkt „Notizen“ und ihre Bedeutung.

Symbol/Information	Bedeutung
Medium	Zeigt an, dass es sich um eine Notiz handelt.
Betreff	Wie lautet der Betreff der Notiz?
Datum	Wann wurde die Notiz erstellt (Datum und Uhrzeit)?
Richtung	Bezieht sich die Notiz auf eingehende oder ausgehende Kommunikation (z. B. wer hat wen angerufen)?
Themen	Um welche Themen geht es in der Notiz?
Bearbeiter	Wer hat die Notiz erstellt?

Fährt der Nutzer mit der Maus über eine Notiz in der Tabelle, erscheinen Funktionen zum Editieren und Löschen der Notiz. Eine “Neue Notiz” kann modulweit über die Aktionsleiste angelegt werden.

Erstellte Notizen werden auch in der Kommunikationshistorie angezeigt. 

Allgemeine Menüpunkte

Eingang

Analog zum vertragsspezifischen Menüpunkt Eingang werden hier alle eingehenden Nachrichten über alle Geschäftspartner hinweg angezeigt.

Ausgang

Analog zum vertragsspezifischen Menüpunkt Ausgang werden hier alle ausgehenden Nachrichten über alle Geschäftspartner hinweg angezeigt. 

Gelöschte Elemente

Der Menüpunkt “Gelöschte Elemente” in der Menügruppe “Allgemein” ist analog zu dem gleichnamigen kunden- bzw. vertragsspezifischen Menüpunkt aufgebaut, zeigt aber alle gelöschten Elemente, unabhängig vom Kunden/Vertrag. 

Vorlagen

Der Menüpunkt “Vorlagen” enthält eine tabellarische Übersicht an standardisierten Nachrichtenvorlagen, die benutzt werden können, um Nachrichten an Kunden und Marktpartner zu erstellen.

   

Abbildung. Verwaltung von Vorlagen für E-Mail-Nachrichten.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt „Vorlagen“ und ihre Bedeutung.

Spaltenname	Bedeutung
Aktiv	Ist die Vorlage aktuell aktiv, d. h. kann sie aktuell benutzt werden?
Marke	Zu welcher (Strom-)Marke gehört die Vorlage?
Name	Wie heißt die Vorlage, d. h. für welchen Anwendungsfall wird sie benutzt?
Version	Um welche Version der Vorlage handelt es sich?
Hinzugefügt am	Wann wurde die Vorlage hinzugefügt?
Gültig ab	Ab wann  ist die Vorlage gültig?
Gültig bis	Bis wann ist die Vorlage gültig?

Über die Buttons über der Tabelle können neue Vorlagen erstellt, Vorlagendetails angezeigt sowie nicht-aktive Vorlagen bearbeitet und gelöscht werden. Beim Erstellen der E-Mail-Vorlagen wird auf die im Modul “Berichtswesen” hinterlegten Vorlagen für Schreiben zurückgegriffen.

Über die Aktionsleiste können neue Vorlagen aktiviert werden.

Tabelle. Verfügbare Aktionen in der Ansicht “Vorlagen”.

Symbol	Aktion	Bedeutung
	Vorlage aktivieren	Eine ausgewählte neue Vorlage aktivieren.

Im Modul “Berichtswesen” existieren auch Vorlagen, die lediglich für manuelle E-Mail-Generierung und Versendung zuständig sind. Die Generierung und Versendung werden durch Einlegen von Vorlagen unter diesem Menüpunkt ermöglicht.

Tabelle. Vorlagen, die lediglich für manuelle E-Mail-Generierung zuständig sind.

Vorlagen unter Berichtswesen	Anwendungsfall
revocationRejection.rptdesign revocationRejectionMail.rptdesign	Ablehnung des Widerrufs bei Privatkunden wegen Überschreitung der Widerrufsfrist
priceAdjustment.rptdesign priceAdjustmentMail.rptdesign	Preisanpassung Mitteilung
passiveCancellationRefusalByLowCreidtworthiness.rptdesign passiveCancellationRefusalByLowCreidtworthinessMail.rptdesign	Vertragsablehnung wegen mangelnder Bonität
cancellationRevocation.rptdesign cancellationRevocationMail.rptdesign	Widerruf der Kündigung
revocationConfirm.rptdesign revocationConfirmMail.rptdesign	Bestätigung des Widerrufs
cancellationDueToNonPayment.rptdesign cancellationDueToNonPaymentMail.rptdesign	Kündigung wegen Nichtzahlung
tradingCertificateReminder.rptdesign tradingCertificateReminderMail.rptdesign	Erinnerung des Gewerbenachweises
revocationRejectionBusinessCustomer.rptdesign revocationRejectionBusinessCustomerMail.rptdesign	Ablehnung des Widerrufs bei Gewerbekunden
installmentPaymentsRejection.rptdesign installmentPaymentsRejectionMail.rptdesign	Ablehnung der Ratenzahlung
potentialBuyerNew.rptdesign potentialBuyerNewMail.rptdesign	Interessentenschreiben Neukunden
potentialBuyerRelocation.rptdesign potentialBuyerRelocationMail.rptdesign	Interessentenschreiben Umzug

Weitere Informationen

Hinweise zur Arbeit mit dem Kommunikationsmodul finden Sie in den Nutzungsanweisungen.