Das Modul “Debitorenbuchhaltung” enthält sämtliche buchhaltungsrelevante Informationen auf Debitorenseite. Diese Informationen unterteilen sich in

  • globale, nicht kunden- oder vertragsspezifische Daten wie filterbare Übersichten aller Buchungen und Listen von Lastschriftaufträgen und Überweisungen, sowie in
  • kunden- bzw. vertragsspezifische Daten wie Debitorenkonto und Rechnungen.

Allgemeine Menüpunkte

Folgende Menüpunkte im Modul “Debitorenbuchhaltung” beziehen sich nicht auf einen bestimmten Vertrag:

Transitkonto

Das Transitkonto dient dazu, eingehende Buchungen zu sammeln, die nicht automatisch einem Vertrag zugeordnet werden konnten. Diese Buchungen werden zunächst in einer tabellarischen Übersicht dargestellt und können, soweit möglich, manuell einem Vertrag zugeordnet werden.

Der Eintrag “Kontostand” rechts oberhalb der Tabelle zeigt den aktuellen Kontostand. Achtung: Filter beeinflussen diesen Wert nicht!

Auswertung starten Ein Klicken auf den Knopf ‘Auswertung starten’ in der oberen Leiste lädt die Tabelle mit den Ergebnissen anhand der Filter. Dies kann einen Moment dauern.

Transitkonto

Tabelle. Filter auf dem Transitkonto.

Filter Bedeutung/Optionen
Status Schränkt die angezeigten Einträge nach ihrem Status ein, d. h. es werden entweder alle Einträge angezeigt oder jeweils nur die gedeckten bzw. die ungedeckten Einträge.
Erfassungsdatum Schränkt die angezeigten Einträge in Abhängigkeit von ihrem Erfassungsdatum, d. h. dem Datum, an dem sie ins System kamen, ein. Es werden diverse Filter angeboten, z. B. Heute, Gestern, Letzte 7 Tage, und mehr. Darüber hinaus kann ein individueller Datumsbereich eingestellt werden.
Fällig Schränkt die angezeigten Einträge in Abhängigkeit von ihrem Fälligkeitsdatum ein. Es werden diverse Filter angeboten, z. B. Überfällig, Morgen, Nächste 7 Tage, und mehr. Darüber hinaus kann ein individueller Datumsbereich eingestellt werden.
Buchungsdatum Schränkt die angezeigten Einträge in Abhängigkeit von ihrem Fälligkeitsdatum ein. Es werden diverse Filter angeboten, z. B. Überfällig, Morgen, Nächste 7 Tage, und mehr. Darüber hinaus kann ein individueller Datumsbereich eingestellt werden.

Enthält Text...

Schränkt die angezeigten Einträge ein, indem es den eingegebenen Text mit den Inhalten der folgenden Spalten abgleicht:

  • Verwendungszweck
  • Bearbeiter
  • Vertragsnummer
  • Kunde (Vertragsinhaber)
  • Kontonummer
  • BLZ
  • Bank
  • IBAN
  • BIC
  • Kontoinhaber

  Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Transitkonto” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Buchungsnummer

Welche Buchungsnummer hat die Buchung?

Deckt

Welcher Rechnung/ausstehenden Zahlung wurde die Buchung zugeordnet?

Eingangsdatum

Wann wurde die Buchung ins System gekommen?

Fälligkeit

Bis wann ist die Buchung fällig?

Kunde

Welchem Kunden wurde die Buchung zugeordnet?

Vertragsnummer

Welchem Vertrag wurde die Buchung zugeordnet?

Betrag (€)

Welcher Betrag wurde verbucht?

Verwendungszweck

Welcher Verwendungszweck wurde bei der Buchung angegeben?

Kontoinhaber

Wer ist der Inhaber des Kontos, von dem aus die Buchung durchgeführt wurde?

Bank

Von welcher Bank wurde die Buchung durchgeführt?

Kontonummer

Von welchem Konto ist die Buchung eingegangen (Kontonummer)?

BLZ

Wie lautet die Bankleitzahl (BLZ) der Bank, welche die Buchung durchgeführt hat?

IBAN

Wie lautet die internationale Kontonummer (IBAN) des Kontos, von dem aus die Buchung durchgeführt wurde?

BIC

Wie lautet die international gültige Bankleitzahl (BIC) der Bank, welche die Buchung durchgeführt hat?

Konto

Von welchem Konto ist die Buchung eingegangen (z. B. Bankkonto, Debitor)?

Auszugsnummer Welche Nummer hatte der Bankauszug, aus dem die Buchung stammt?

Bearbeiter

Welcher Bearbeiter hat die Zuordnung der Buchung vorgenommen?

Die manuelle Zuordnung von Buchungen aus dem Transitkonto auf bestehende Verträge kann über die Buttons “Auf Debitor buchen” und “Auf Sonstiges buchen” in der Aktionsleiste ausgeführt werden (vgl.Tabelle unten).

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Transitkonto” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol Aktion Bedeutung
Auf Debitor/Kreditor buchen Auf Debitor/Kreditor buchen Einen Vertrag/ Geschäftspartner auswählen, dem die ausgewählte Buchung zugeordnet werden soll.
Auf Sonstiges buchen Auf Sonstiges buchen Eine ausgewählte Buchung “ausbuchen”, d. h. keinem Vertrag zuordnen.
Auf Transit zurückbuchen Auf Transit zurückbuchen Eine ausgewählte Buchung von “Sonstiges” auf Transit zurückbuchen. Die Buchung muss sich auf dem Konto “Sonstiges” befinden und gedeckt sein.
Buchungsdetails öffnen Buchungsdetails öffnen Erlaubt dem Nutzer, eine Buchungsnummer einzugeben und deren Details anzeigen zu lassen.

Die Zuweisung zu einem Debitor oder Kreditor erfolgt in einem seperatem Tab. In den Buchungsdetails kann über die RadioButtons zwischen Zuweisung zu Debitor oder Kreditor gewechselt werden.

Eine Buchung wird auf einen Debitor umgebucht  

Abbildung. Bei der Buchung auf ein Debitorenkonto kann der entsprechende Kunde und Vertrag zunächst gesucht werden. Durch die Funktion Zuweisung bestätigen wird die Buchung ausgeführt.  

Eine Buchung wird auf einen Debitor umgebucht   

Abbildung. Bei der Buchung auf einen Kreditor werden alle offenen REMADVs angeboten, die genau dem Betrag der zuzuweisenden Buchung entsprechen (sofern vorhanden). Wird eine REMADV ausgewählt, wird automatisch der Kreditor ermittelt und in das Feld eingefügt. Andernfalls kann der Kreditor kann gesucht und manell ausgewählt werden. Durch die Funktion Zuweisung bestätigen wird die Buchung ausgeführt.  

Die Buchung auf Sonstiges erfolgt sofort.

Lastschriftaufträge

Unter “Lastschriftaufträge” findet sich eine Übersicht an Lastschriftnachrichten, die all jene Beträge enthalten, die durch Bankeinzug von den Bankkonten der Kunden abgebucht werden. Diese werden in Form von SEPA-Dateien automatisch generiert. Dabei enthält die tabellarische Darstellung jeweils einen Eintrag pro Tag – sofern Zahlungen fällig sind –, in welchem die aktuellen Abbuchungen aufsummiert werden.

Übersicht der Lastschriftaufträge       

Abbildung. Übersicht der erzeugten Lastschriftaufträge.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Lastschriftaufträge” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Stornierung Wurde der Lastschriftauftrag storniert?
Art Um welche Art von Lastschrift handelt es sich, d. h. aus welchem Anlass wurde sie durchgeführt?
Auftragsnummer Welche Nummer hat die SEPA-Datei?
Dateiname Wie lautet der Name der SEPA-Datei, die die Buchungsaufträge enthält?
Erstellt am An welchem Datum wurde die Datei erstellt?
Anzahl Buchungen Wie viele Buchungsaufträge sind in der SEPA-Datei enthalten?
Summe (€) Wie hoch ist der Gesamtbetrag aller Abbuchungen, die die SEPA-Datei enthält?
Auslieferungsdatum Wann wurden die Abbuchungen in Auftrag gegeben?
Letzter Download Wann wurde der Auftrag zuletzt heruntergeladen?
Exportdatum Wann wurde der Auftrag vom System automatisch exportiert.
Belegnummer Belegnummer der Buchung des Lastschriftauftrags

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Lastschriftaufträge” im Vertragsmodul.

Symbol

Aktion

Bedeutung

Auftrag speichern unter... Lädt eine ausgewählte SEPA-Datei mit Lastschriftnachrichten aus der Anwendung auf den Computer herunter.
Auftrag als ausgeliefert markieren Einen ausgewählten Lastschriftauftrag als ausgeliefert markieren, d. h. der Auftrag wurde an die Bank übergeben.
Auftrag stornieren Einen ausgewählten Lastschriftauftrag stornieren. Entsprechende Buchungen werden damit ebenfalls storniert.

Die einzelnen Lastschriftaufträge können durch Doppelklick auf eine SEPA-Datei in der Tabelle eingesehen werden. Sie werden in einer neuen Ansicht geöffnet. Dort sind die einzelnen Lastschriften für die Debitoren aufgelistet.

Inhalt einer SEPA-Lastschriftdatei        Abbildung. Inhalt einer SEPA-Lastschriftdatei.

Tabelle. Spalten der Tabelle mit den Lastschrift-Details und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Vorgangsnummer Welche Nummer hat der Vorgang?
Fälligkeit Zu welchem Termin soll der Betrag spätestens eingezogen werden?
Vertragsnummer Zu welchem Vertrag gehört das Konto, von dem der Betrag eingezogen werden soll?
Betrag (€) Wie viel Geld soll von dem Konto eingezogen werden?
Verwendungszweck Unter welchem Verwendungszweck soll der Betrag eingezogen werden?
IBAN Wie lautet die internationale Kontonummer (IBAN) des Kontos, von dem der Betrag eingezogen werden soll?
BIC Wie lautet die international gültige Bankleitzahl (BIC) der Bank, von der der Betrag eingezogen werden soll?

Überweisungsaufträge

Unter “Überweisungsaufträge” findet sich eine Übersicht an SEPA-Dateien, die all jene Beträge enthalten, die an Debitoren überwiesen wurden. Diese werden in Form von SEPA-Dateien automatisch generiert. Dabei enthält die tabellarische Darstellung jeweils einen Eintrag pro Tag – sofern Überweisungen anfallen –, in welchem die aktuellen Buchungen aufsummiert werden.

Übersicht der Überweisungsaufträge

Abbildung. Übersicht von Überweisungsaufträgen.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Lastschriftaufträge” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Auftragsnummer Welche Nummer hat die SEPA-Datei?
Dateiname Wie lautet der Name der SEPA-Datei, die die Buchungsaufträge enthält?
Erstellt am An welchem Datum wurde die Datei erstellt?
Summe (€) Wie hoch ist der Gesamtbetrag aller Buchungen, die die SEPA-Datei enthält?
Letzter Download Wann wurde der Auftrag zuletzt heruntergeladen?
Exportdatum Wann wurde der Auftrag vom System automatisch exportiert.
Belegnummer Wie lautet die Belegnummer des Überweisungsauftrags?

Die SEPA-Dateien mit den Überweisungsaufträgen können über den Button “Auftrag speichern unter…” in der Aktionsleiste heruntergeladen werden.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Überweisungsaufträge” im Vertragsmodul.

Symbol

Aktion

Bedeutung

Auftrag speichern unter... Lädt eine ausgewählte SEPA-Datei mit Überweisungen aus der Anwendung auf den Computer herunter.

Die einzelnen Überweisungsaufträge können durch Doppelklick auf eine SEPA-Datei in der Tabelle eingesehen werden. Sie werden in einer neuen Ansicht geöffnet. Dort sind die einzelnen Überweisungen an die Debitoren aufgelistet.

Inhalte eines Überweisungsauftrags

Abbildung. Übersicht von Überweisungsaufträgen.

Kontoauszüge

Unter “Kontoauszüge” können Buchungen in Form von *.sta-Dateien importiert und betrachtet werden.

Übersicht importierter Kontoauszüge       

Abbildung. Der Menüpunkt “Kontoauszüge” beinhaltet eine tabellarische Auflistung aller Kontoauszüge, die in die Anwendung geladen wurden.

Die Tabelle enthält eine chronologische Auflistung aller bislang importierten Dateien.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Kontoauszüge” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Dateinummer

Wie lautet die Nummer der Datei?

Dateiname

Wie heißt die *.sta-Datei mit den Buchungen?

Erstellt am

An welchem Datum wurde die *.sta-Datei erstellt?

Auszugsnummer Wie lautet die Nummer des Kontoauszugs?
Belegnummer Wie lautet die Belegnummer des Kontoauszugs?

Mit dem Button “Kontoauszug importieren” in der Aktionsleiste können Dateien, die Buchungsdaten enthalten, in die Anwendung geladen werden.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Kontoauszüge” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol

Aktion

Bedeutung

 

Kontoauszug importieren

Öffnet einen Dialog, über den Buchungsdaten (in Form von \*.sta-Dateien) in die Anwendung geladen werden können.

Per Doppelklick auf einen Eintrag in der Tabelle werden die einzelnen Buchungen des jeweiligen Kontoauszugs in einer neuen Ansicht “Kontoauszug” aufgeführt.

Einzelne Buchungen in einem Kontoauszug       

Abbildung. Per Mausklick auf einen Eintrag in der Tabelle Kontoauszüge werden die in dem jeweiligen Auszug enthaltenen Buchungen angezeigt.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Kontoauszüge” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Buchungsnummer

Welche Nummer hat die Buchung?

Typ

Um welche Art von Buchung handelt es sich (Überweisung, Lastschrift, Transfer von Debitorenkonto, etc.)?

Buchungsdatum

An welchem Datum wurde die Buchung ausgeführt?

Kunde

Wie lautet der Name des Kunden, dessen Vertrag die Buchung zugeordnet wurde?

Vertragsnummer

Welchem Vertrag ist die Buchung zugeordnet worden?

Betrag (€)

Welcher Betrag wurde verbucht?

Verwendungszweck

Wie lautet der auf dem Überweisungsträger angegebene Verwendungs-zweck für die Buchung?

Kontoinhaber

Wem gehört das Konto, von dem der Betrag eingezogen bzw. an den der Betrag überwiesen wurde?

Kontonummer

Wie lautet die Nummer des Kontos, von dem aus/auf das die Buchung ausgeführt wurde?

BLZ

Wie lautet die BLZ des Kontos, von dem aus die Buchung ausgeführt wurde?

Konto

Auf welchem (virtuellen) Konto befindet sich die Buchung aktuell (z. B. Transit, Debitor)?

IBAN

Wie lautet die IBAN des Kontos, von dem aus die Buchung ausgeführt wurde?

BIC

Wie lautet die BIC des Kontos, von dem aus die Buchung ausgeführt wurde?

Bank

Zu welcher Bank gehört das Konto, von dem aus die Buchung durchgeführt wurde?

Kontoauszug

Auf welchem Kontoauszug ist die Buchung zu finden?

Der Vertrag, dem eine Buchung zugeordnet wurde, kann über die Aktionsleiste geöffnet werden.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für die Buchungen eines Kontoauszugs.

Symbol

Aktion

Bedeutung

Vertrag öffnen

Den Vertrag öffnen, dem eine ausgewählte Buchung zugeordnet ist.

Importe Buchungen

In dieser Sicht werden die importierten Buchungen aufgelistet. Dabei wird nach dem ausgewählten Status gefiltert. “Importiert” bedeutet in diesem Zusammenhang lediglich, dass die Datensätze gelesen wurden. Die Verarbeitung der Daten (Anlegen von Buchungen und Sperren) ist ein nebenläufiger Prozess, der durch den Status am jeweiligen Datensatz gesteuert wird.

Es werden folgende Status unterschieden:

  • CREATED: Der Datensatz ist erfolgreich importiert und wird demnächst verarbeitet.
  • RUNNING: Dieser Datensatz wird aktuell verarbeitet.
  • ERROR: Beim Import oder bei der Verarbeitung ist ein Fehler aufgetreten. Es wurden keine Objekte angelegt. Weitere Details zum Fehler finden sich in der Spalte “Fehlertext”.
  • DONE: Der Datensatz wurde erfolgreich verarbeitet.
  • CANCELED: Dieser Datensatz wird nicht verarbeitet.

Übersicht der importierten Buchungen

Abbildung. Historie der in myBusiness Supplier importierten Buchungen.

Mit einem Doppelklick auf einen Datensatz wird die Detailansicht geöffnet. Im Fall, dass der Status den Wert ERROR hat, lässt sich dieser ändern.

Detailansicht der importierten Buchung in MBS

Abbildung. Detailansicht der in myBusiness Supplier importierten Buchung.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für die Maske “Importierte Buchungen” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol Aktion Bedeutung
Vertrag öffnen Vertrag öffnen Lädt den Vertrag des selektierten Datensatzes und öffnet die Vertragsübersicht.
Buchungen importieren... Buchungen importieren… Läd eine Datei mit Importdaten. Informationen zum Datenformat finden sich hier.

Freigaben

Unter dem Menüpunkt “Freigaben” sind verschiedene Freigabemasken zu automatisch vom System durchgeführten Prozessen zu finden, so etwa zu Mahnungen und Auszahlungen. Ohne Freigaben werden die entsprechenden Prozesse nicht ausgeführt.

Rechnungen

Die Freigabemaske “Rechnungen” bietet eine tagesaktuelle Übersicht der Debitorenrechnungen.

Übersicht der Rechnungsfreigaben

Abbildung. Übersicht der Rechnungen in Freigabe.

Tabelle. Spalten in der Tabelle unter dem Menüpunkt unter “Rechnungen” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung
Status In welchem Status befindet sich die Rechnung?
Kunde Bei welchem Kunden gehört die Rechnung
Vertrag Zu welchem Vertrag gehört die Rechung
Rechnungsnummer Wie lautet die Rechnungsnummer?
Belegnummer Wie lautet die Belegnummer?
Rechnungstyp Um welche Art von Rechnung handelt es sich (Jahresabrechnung, Zwischenabrechnung, Endabrechnung)?
Erstellt am An welchem Tag wurde die Rechnung erstellt?
Fällig am Zu welchem Termin muss die Rechnung durch den Kunden beglichen sein?
Rechnungsbetrag (€) Wie hoch ist der Gesamtrechnungsbetrag?
Bearbeiter Welcher Sachbearbeiter hat die Rechnung bearbeitet?

 Eine Rechnungsfreigabe hat immer einen der folgenden Status:

Tabelle. Mögliche Zustände einer Debitorenrechnung.

Symbol Beschriftung Bedeutung
Status Neu Neu Die Rechnung wurde vom System oder einem Sachbearbeiter erzeugt, aber noch nicht bearbeitet.
Status In Prüfung In Prüfung Die Rechnung wird durch einen Sachbearbeiter geprüft.
Status Abgelehnt Abgelehnt Die neue erstellte Rechnung wurde von einem Sachbearbeiter abgelehnt, d. h. die Rechnung soll nicht ausgeführt werden. Mit dem nächsten Ausführungslauf (i.d.R. am Abend desselben Tages) wird die Rechnung gelöscht.
Status Freigegeben Freigegeben Die neu erstellte Rechnung wurde durch einen Sachbearbeiter freigegeben, d. h. die Rechnung wird mit dem nächsten Ausführungslauf (i.d.R. am Abend desselben Tages) aktiviert: Entsprechende Buchungen werden auf dem Debitorenkonto durchgeführt und die schriftliche Rechnung an den Kunden versendet.
Status Ausgeführt Ausgeführt Die Rechnung wurde durch einen Sachbearbeiter freigegeben und entweder automatisch durch den Ausführungslauf oder manuell durch einen Sachbearbeiter ausgeführt. Dieser Status entspricht dem bisherigen Status “Aktiviert”.
Status Storniert Storniert Die Rechnung wurde zunächst freigegebn und ausgeführt und zu einem späteren Zeitpunkt storniert (z. B. im Rahmen einer Rechnungskorrektur).

Über die Buttons in der Aktionsleiste kann der Status der Rechnungsfreigaben verändert bzw. diese sofort ausgeführt werden. Die Rechnungsdetails können zudem aufgerufen werden.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für die Freigabemaske “Rechnungen” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol Aktion Bedeutung
Rechnung anzeigen Rechnung anzeigen Öffnet die Detailansicht der Rechnung unter dem jeweiligen Vertrag.
Freigeben Freigeben Rechnung als “freigegeben” markieren. Freigegebene Rechnungen können mittels “Ausführen” sofort ausgeführt werden und werden sonst mit dem nächsten Rechnungslauf ausgeführt. In der Zwischenzeit können sie auch wieder abgelehnt werden.
Ablehnen Ablehnen Rechnung als “abgelehnt” markieren. Verworfene Rechnungen werden mit dem nächsten Rechnungslauf verworfen und, sofern es sich um automatisch erzeugte Rechnung handelt, automatisch neu erzeugt. In der Zwischenzeit können sie auch wieder freigegeben werden.
Ausführen Ausführen Rechnung sofort ausführen. Freigegebene Rechnungen werden scharf geschaltet, abgelehnte Rechnungen werden gelöscht.

Sobald der Sachbearbeiter den Status der Rechnung manuell ändert, wird er als „Bearbeiter“ der Rechnung gespeichert und wird in der Übersichtstabelle der „Debitorenrechnungen“ angezeigt. Mit Klick auf einen Eintrag in der Tabelle werden zudem die Details zu der Rechnung unter der Tabelle eingeblendet.

Tabelle. Felder im Block Rechnungsdetails.

Spaltenname

Bedeutung
Vertragsstatus Aktueller Status des abgerechneten Vertrags
Jahresverbrauchsprognose Aktuelle Jahresverbrauchsprognose des Vertrags
Bisheriger Abschlagsplan Höhe der Abschläge, die für die Rechnung relevant sind
Neuer Abschlagsplan Höhe der Abschlagsplan, der im nächsten Abrechnungszeitraum gelten soll
Rechnungsnummer Identifikationsnummer der Rechnung
Rechnungszeitraum Beginn bis Ende des Abrechnungszeitraums
Tatsächlicher Verbrauch Verbrauch im Abrechnungszeitraum
Summe geleisteter Zahlungen Betrag, den der Kunde bereits beglichen hat

Mahnungen

Die Freigabemaske “Mahnungen” bietet eine tagesaktuelle Übersicht der Änderungen der Mahnstufen an Debitorenkonten. Hat beispielsweise ein Debitor eine Zahlung versäumt und die Kulanzfrist verstreichen lassen, soll seine Mahnstufe hochgesetzt werden. Das System stößt den Prozess an, das Hochsetzen der Mahnstufe - und die u. U. damit verbundene Verbuchung einer Mahngebühr sowie Versand einer schriftlichen Mahnung an den Kunden - müssen jedoch von einem Sachbearbeiter freigegeben werden. So können beispielsweise auch kurzfristig eingegangene Buchungen noch berücksichtigt werden.

Übersicht der Mahnungsfreigaben

Abbildung. Zu jeder Mahnung in der Übersicht können per Mausklick die Details darunter eingeblendet werden.

Tabelle. Spalten in der Tabelle unter dem Menüpunkt unter der Freigabemaske “Mahnungen” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung
Status In welchem Bearbeitungsstatus befindet sich die Mahnung?
Kunde Bei welchem Kunden soll die Mahnstufe hochgesetzt werden?
Vertrag Bei welchem Vertrag soll die Mahnstufe hochgesetzt werden?
Neue Mahnstufe Auf welche Mahnstufe soll der Vertrag/Debitor gesetzt werden?
Beschreibung Wie lautet die Beschreibung der Mahnstufe, auf die der Vertrag/Debitor gesetzt werden soll?
Hauptforderungen (€) Wie hoch ist die Summe der Hauptforderungen (offene Abschläge, Nachzahlungen aus Rechnungen u.ä,), die angemahnt werden?
Nebenforderungen (€) Wie hoch ist die Summe der Nebenforderungen (Mahngebühren, Rücklastschriftgebühren, u.ä.), die angemahnt werden?
Summe (€) Wie hoch ist die Summe der angemahnten Forderungen insgesamt?
Bearbeiter Welcher Sachbearbeiter hat die Mahnung bearbeitet?

 Eine Mahnung hat immer einen der folgenden vier Status:

Tabelle. Mögliche Zustände einer Mahnung.

Symbol Beschriftung Bedeutung
Status Neu Neu Die Mahnung wurde vom System oder einem Sachbearbeiter erzeugt, aber noch nicht bearbeitet.
Status Verworfen Verworfen Die Mahnung wurde durch einen Sachbearbeiter verworfen, d. h. die Mahnung wird zunächst nicht ausgeführt. Mit dem nächsten Mahnlauf (i.d.R. am nächsten Tag) wird geprüft, ob die entsprechenden Posten noch offen sind und die Mahnung ggf. neu erzeugt. Da eine verworfene Mahnung nicht sofort gelöscht wird, kann der Status bis Ablauf des Tages wieder auf “freigegeben” gesetzt werden.
Status Freigegeben Freigegeben Die Mahnung wurde durch einen Sachbearbeiter freigegeben, d. h. die Mahnung wird mit dem nächsten Ausführungslauf (i.d.R. am Abend desselben Tages) ausgeführt. Entsprechende Buchungen werden auf dem Debitorenkonto durchgeführt und schriftliche Mahnungen versendet, sofern die Mahnstufe dies vorsieht. Da eine freigegebene Mahnung nicht sofort ausgeführt wird, kann der Status bis Ablauf des Tages wieder auf “verworfen” gesetzt werden.
Status Ausgeführt Ausgeführt Die Mahnung wurde entweder automatisch durch das System oder aber manuell durch den Sachbearbeiter ausgeführt, d. h. entsprechende Buchungen wurden auf dem Debitorenkonto ausgeführt und schriftliche Mahnungen versendet, sofern die Mahnstufe dies vorsieht. Ausgeführte Mahnungen können nicht mehr verworfen werden.

Über die Buttons in der Aktionsleiste kann der Status der Mahnung verändert bzw. diese sofort ausgeführt werden. Zudem ist es möglich, das zugehörige Debitorenkonto zu öffnen, wo z. B. eine Mahnsperre gesetzt werden kann. Es ist außerdem möglich, alle Mahnungen in Freigabe auf einmal zu verwerfen und diese neu erstellen zu lassen.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Mahnungen” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol

Aktion

Bedeutung

Freigeben Mahnung als "freigegeben" markieren. Freigegebene Mahnungen können mittels "Ausführen" sofort ausgeführt werden und werden sonst mit dem nächsten Aktivierungslauf ausgeführt. In der Zwischenzeit können sie auch wieder verworfen werden.
Ausführen Mahnung sofort ausführen. Diese Aktion lässt sich nur auf freigegebene Mahnungen anwenden.
Verwerfen Mahnung als "verworfen" markieren. Verworfene Mahnungen werden mit dem nächsten Aktivierungslauf verworfen und mit dem nächsten Mahnlauf neu erzeugt, sofern die Forderung noch offen ist. In der Zwischenzeit können sie auch wieder freigegeben werden.
Alle neu erstellen Mahnprozess anstoßen. Mahnungen werden neu erzeugt und die Übersicht aktualisiert.
Alle löschen Alle bis zum aktuellen Zeitpunkt in der Freigabeübersicht befindlichen Einträge löschen, die nicht im Status "Ausgeführt" sind.
Debitorenkonto anzeigen Das zugehörige Debitorenkonto zu einer Mahnung anzeigen.

 Mit Klick auf einen Eintrag in der Tabelle werden die Details zu der Mahnung unter der Tabelle eingeblendet. Hier lassen sich die angemahnten Posten und der aktuelle Kontostand auf dem Debitorenkonto nachvollziehen.

Auszahlungen

Auszahlungen ergeben sich aus folgenden Umständen:

  • Das Debitorenkonto wurde abgerechnet und es ergibt sich ein Guthaben. Dieses muss von Gesetz wegen unverzüglich und in voller Höhe ausgezahlt werden.
  • Es wurde eine Gutschrift oder andere Buchung auf dem Debitorenkonto getätigt, die – unabhängig vom Kontostand – in voller Höhe ausgezahlt werden soll.
  • Es wurde eine Gutschrift oder andere Buchung auf dem Debitorenkonto getätigt, die anteilig ausgezahlt werden soll, sodass das Konto danach wieder ausgeglichen ist.

Auszahlungen, die sich aus Rechnungen ergeben oder deren Wert bei der Erstellung innerhalb eines parametrisierten Intervalls liegt, werden automatisch angestoßen. Alle anderen Arten von Auszahlungen müssen manuell angestoßen werden. Dazu dient die Freigabemaske “Auszahlungen”, in welcher der Sachbearbeiter auszuführende Auszahlungen prüfen kann. Nur freigegebene Auszahlungen werden auch tatsächlich durchgeführt, unabhängig von ihrem Fälligkeitstermin. Die Auszahlung von Boni und Gutschriften, die per Buchungsimport angestoßen wurden, muss ebenfalls freigegeben werden.

Übersicht der Freigabemaske für Auszahlungen

Die Freigabemaske funktioniert analog zu jener für Mahnungen. Alle hier angezeigten Auszahlungen haben zunächst den Status “Neu” und müssen manuell vom Sachbearbeiter freigegeben bzw. storniert werden. Freigegebene Buchungen, deren Export-Datum dem aktuellen Tagesdatum entspricht, werden standardmäßig durch einen automatischen Aktivierungslauf ausgeführt. Über den Button “Ausführen” können Auszahlungen auch sofort durchgeführt werden, d. h. es wird eine entsprechende Überweisungsdatei generiert.

Tabelle. Spalten in der Tabelle unter der Freigabemaske “Auszahlungen” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung
Status In welchem Bearbeitungsstatus befindet sich die Auszahlung?
Kunde An welchen Kunden soll die Auszahlung durchgeführt werden?
Vertrag Im Rahmen welchen Vertrags soll die Auszahlung durchgeführt werden?
Aktueller Kontostand (€) Wie ist der aktuelle Stand des Debitorenkontos (d. h. vor Auszahlung)?
Verwendungszweck Was ist der Grund der Auszahlung?
Auszahlungsbetrag (€) Wie hoch ist die Summe, die ausgezahlt werden soll?
Exportdatum Wann soll der Überweisungsauftrag generiert werden? Das Exportdatum liegt standardmäßig x Tage vor dem Ausführungsdatum - gesteuert durch die Global Property PAYBACK_INTERVAL_BETWEEN_EXECUTION_AND_EXPORT -, entspricht aber mindestens dem aktuellen Tagesdatum.
Ausführung am Wann soll die Bank die Überweisung ausführen? Das Ausführungsdatum liegt standardmäßig y Tage vor dem Fälligkeitsdatum - gesteuert durch die Gloabl Property PAYBACK_INTERVAL_BETWEEN_DUEDATE_AND_EXECUTION -, entspricht aber mindestens dem aktuellen Tagesdatum. Das Ausführungsdatum ist durch den Sacharbeiter editierbar und eine Änderung daran wirkt sich auch auf das Exportdatum aus.
Fällig am Zu welchem Termin sollte der Kunde die Auszahlung erhalten (haben)? Sollte nicht in der Vergangenheit liegen, dies kann aber passieren, wenn die Freigabe nicht rechtzeitig  erfolgt.
Auszahlungsart Auf welchem Wege soll die Auszahlung erfolgen? (Aktuell nur Überweisung, es sind aber weitere Auszahlungswege geplant, wie z. B. Scheck.)
Bearbeiter Welcher Sachbearbeiter hat die Auszahlung zuletzt bearbeitet?

Tabelle. Mögliche Zustände einer Auszahlung.

Symbol Beschriftung Bedeutung
Status Neu Neu Die Auszahlung wurde vom System oder einem Sachbearbeiter erzeugt, aber noch nicht bearbeitet.
Status Storniert Storniert Die Auszahlung wurde durch einen Sachbearbeiter storniert, d. h. sie soll nicht ausgeführt werden. Mit dem nächsten Aktivierungslauf wird die Position gelöscht und die entsprechende Buchung auf dem Debitorenkonto storniert.
Status Freigegeben Freigegeben Die Auszahlung wurde durch einen Sachbearbeiter freigegeben, d. h. die Auszahlung wird mit dem Ausführungslauf zum Fälligkeitsdatum ausgeführt. Entsprechende Buchungen werden dann auf dem Debitorenkonto durchgeführt und Überweisungsaufträge erzeugt, sobald die Auszahlung endgültig ausgeführt wird. Da eine freigegebene Auszahlung aber nicht sofort ausgeführt wird, kann der Status bis Ablauf des Tages wieder auf “verworfen” gesetzt werden.
Status Ausgeführt Ausgeführt Die Auszahlung wurde entweder automatisch durch das System oder aber manuell durch den Sachbearbeiter ausgeführt, d. h. entsprechende Buchungen wurden auf dem Debitorenkonto ausgeführt und Überweisungsaufträge erzeugt. Ausgeführte Auszahlungen können nicht mehr verworfen werden.

Über die Buttons in der Aktionsleiste kann der Status der Auszahlungen verändert bzw. diese sofort ausgeführt werden. Das zugehörige Debitorenkonto kann zudem geöffnet werden. Dort kann eine Mahnsperre gesetzt werden, sofern gewünscht. Es ist außerdem möglich, alle Mahnfreigaben auf einmal zu verwerfen und diese neu erstellen zu lassen.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für die Freigabemaske “Auszahlungen” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol Aktion Bedeutung
Freigeben Freigeben Auszahlung als “freigegeben” markieren. Freigegebene Auszahlungen können mittels “Ausführen” sofort ausgeführt werden und werden sonst mit dem nächsten Aktivierungslauf ausgeführt. In der Zwischenzeit können sie auch wieder verworfen werden.
Ausführen Ausführen Auszahlung sofort ausführen. Diese Aktion lässt sich nur auf freigegebene Auszahlungen anwenden und erzeugt eine entsprechende Gegenbuchung sowie einen Überweisungsauftrag.
Ausführungsdatum ändern Ausführungsdatum ändern Bankausführungsdatum der Auszahlung anpassen.
Stornieren Stornieren Auszahlung als “storniert” markieren. Stornierte Auszahlungen werden mit dem nächsten Aktivierungslauf verworfen und zugehörige Buchungen auf dem Debitorenkonto storniert. In der Zwischenzeit können sie auch wieder freigegeben werden.
Debitorenkonto anzeigen Debitorenkonto anzeigen Das zugehörige Debitorenkonto zu einer Auszahlung anzeigen.

Über der Tabelle werden Filter angezeigt, mit denen nach Status und/oder Fälligkeit gefiltert werden kann.  Der Statusfilter bietet die folgenden Filtermöglichkeiten:

  • Alle
  • Neue
  • Ausgeführte
  • Freigegebene
  • Verworfene

Unter “Fälligkeit bis” kann ein Datum ausgewählt werden, sodass alle Einträge angezeigt werden, die bis zu dem ausgewählten Termin fällig sind.

Läufe

Unter dem Menüpunkt “Läufe” sind verschiedene automatisch durchgeführte Läufe zu finden, die sich auf die Debitorenbuchhaltung beziehen. So finden sich hier Rechnungs-, Sollstellungs- und Lastschriftläufe. Jeder Lauf wird zunächst einmal probeweise simuliert, sodass das Ergebnis geprüft und kritische Probleme vor dem tatsächlichen Lauf identifiziert und behoben werden können.

Die Übersichten der einzelnen Läufe bestehen in der Regel aus den folgenden Spalten:

Tabelle. Spalten in den Tabellen der Menüpunkte unter “Läufe” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung
Laufnummer Welche Nummer hat der Rechnungslauf?
Typ Um was für eine Art von Lauf handelt es sich (Probelauf oder richtiger Lauf)?
Gestartet am Wann wurde der Lauf gestartet?
Beendet am Wann wurde der Lauf beendet?
Anzahl Vorgänge Wie viele Vorgänge wurden im Rahmen dieses Laufes durchgeführt?
Summe Soll (€) Wie hoch ist der Gesamt-Sollbetrag der Vorgänge in diesem Lauf?
Summe Haben (€) Wie hoch ist der Gesamt-Sollbetrag der Vorgänge in diesem Lauf?

Rechnungsläufe

Unter “Rechnungsläufe” fallen die Menüpunkte “Rechnung”, “Rechnung geschätzt” sowie “Endabrechnung”. Hier sind alle vorläufigen und endgültigen Rechnungsläufe tabellarisch aufgelistet.

Sollstellungsläufe

Unter “Sollstellung” sind alle vorläufigen und endgültigen Sollstellungsläufe tabellarisch aufgelistet. 

Lastschriftläufe

Unter “Lastschriftläufe” fallen die Menüpunkte “Einzug Rechnung” und “Einzug Sollstellung”. Hier sind alle vorläufigen und endgültigen Lastschriftläufe tabellarisch aufgelistet.

Auszahlung Rechnung

Unter “Auszahlung Rechnung” sind alle aus Rechnungen entstandenen Überweisungsaufträge tabellarisch aufgelistet. Auch hier gibt es einen vorläufigen und einen endgültigen Lauf.

Erlöshochrechnung

Unter “Erlöshochrechnung” sind alle ausgeführten Erlöshochrechnungen tabellarisch aufgelistet. Abweichend zu den anderen Menüpunkten enthält die Tabelle die folgenden Spalten:

Tabelle. Spalten in der Tabelle des Menüpunktes “Erlöshochrechnung” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung
Nummer Welche Nummer hat die Erlöshochrechnung?
Erstelldatum Wann wurde die Erlöshochrechnung gestartet?
Von Wann startet der Erlöshochrechnungs-Zeitraum?
Bis Wann endet der Erlöshochrechnungs-Zeitraum?
Anzahl Vorgänge Wie viele Verträge wurden in der Erlöshochrechnung berücksichtigt?
fehlgeschlagene Verträge Wie viele Verträge konnten nicht erfolgreich hochgerechnet werden?
Verbrauch Wie hoch ist der berechnete Verbrauch im Erlöshochrechnungszeitraum?
Summe netto (€) Wie hoch ist der Gesamt-Nettobetrag der Erlöshochrechnung?
Summe brutto (€) Wie hoch ist der Gesamt-Bruttobetrag der Erlöshochrechnung?

Rechnungen

Siehe Freigaben

Abrechnungszeitraum

Der Menüpunkt “Abrechnungszeitraum” dient dazu, die Buchungsperioden für die Abgrenzung von Wirtschaftszeiträumen zu verwalten. Über die Buchungsperioden wird die Zuordnung einzelner Buchungen zu Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüssen und damit zusammenhängenden Vorgängen geregelt. Ist eine Buchungsperiode geschlossen, dürfen und können ihr keine Buchungen mehr zugeordnet werden.

Übersicht der Abrechnungszeiträume

Abbildung. Unter “Abrechnungszeitraum” können die einzelnen Buchungsperioden verwaltet werden.

Journale

Der Menüpunkt “Journale” dient der Übersicht und dem Export des Nebenbuchs. Bereits erstellte Journale werden hier in einer tabellarischen Übersicht angezeigt. Wurde ein Journal bereits exportiert, ist dies an der Anzeige eines Exportdatum zu erkennen.

Übersicht der Nebenbuchexporte

Abbildung. In der Journalübersicht werden alle bislang erstellten Journale dargestellt.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Journal” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Journalnummer

Welche Nummer hat das Journal?

Erzeugt am

Wann wurde das Journal erstellt (Datum)?

Erzeugt um

Wann wurde das Journal erstellt (Uhrzeit)?

Letzter Export

Wann wurde das Journal zuletzt aus der Anwendung heruntergeladen?

Tabelle. Verfügbare Aktionen im Menüpunkt “Journal”.

Symbol

Aktion

Bedeutung

 

Journal exportieren

Ausgewähltes Journal wird an dem Ordnerpfad abgelegt, der in den Grundeinstellungen unter JOURNAL_FOLDERPATH konfiguriert ist.

Per Doppelklick auf einen Eintrag in der Tabelle lassen sich die einzelnen Einträge eines Journals anzeigen.

Übersicht der Buchungen innerhalb eines Journals

Abbildung. In den Journaldetails können die einzelnen in dem Journal enthaltenen Buchungen nachvollzogen werden.  

Die Journaleinträge werden wiederum in einer Tabelle dargestellt.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Journal (Details)” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Buchungstyp Um welche Art von Buchung handelt es sich?

Soll-Kontonummer

Von welchem Konto wurde die Buchung durchgeführt (Kontonummer)?

Soll-Konto

Von welchem Konto wurde die Buchung durchgeführt (Kontoname)?

Haben-Kontonummer

An welches Konto wurde die Buchung durchgeführt (Kontonummer)?

Haben-Konto

An welches Konto wurde die Buchung durchgeführt (Kontoname)?

Betrag (€)

Welcher Betrag wurde verbucht?

Buchungsdatum Wann wurde die Buchung ausgeführt?

Mit einem weiteren Doppelklick auf einen Eintrag werden die aggregierten Journaleinträge aufgeschlüsselt. Hierbei handelt es sich ebenfalls um eine tabellarische Ansicht.

Abbildung. Aufschlüsselung der Sammeleinträge eines Journals.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Journal Aggregiert” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Buchungsnummer

Wie lautet die Nummer der Buchung?

Nettobetrag (€)

Wie hoch ist der Betrag, der verbucht wurde vor Steuer?

MwSt (€)

Wie hoch ist die Steuer, die auf den Buchungsbetrag zu zahlen ist?

Bruttobetrag (€)

Wie hoch ist der Betrag, der verbucht wurde nach Steuer?

Buchungsdatum

Wann wurde die Buchung durchgeführt?

Fälligkeit

Wann ist die Buchung fällig?

Von

Wann beginnt der Zeitraum, auf den sich die Buchung bezieht?

Bis

Wann endet der Zeitraum, auf den sich die Buchung bezieht?

Verwendungszweck

Mit welchem Verwendungszweck wurde die Buchung durchgeführt?

Bearbeiter

Wer hat die Buchung durchgeführt?

Bilanz

Unter dem Menüpunkt “Bilanz” ist ebendiese in Form einer Aufrechnung von Soll und Haben pro Konto zu sehen.

Übersicht der Bilanz

Abbildung. Übersicht der Bilanz.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Bilanz” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Name

Wie heißt das Konto, auf das sich die Zeile bezieht?

Nummer

Wie lautet die Nummer des Kontos, auf das sich die Zeile bezieht?

Aktuelles Soll (€) Wie ist der aktuelle Stand auf der Soll-Seite des Kontos?
Aktuelles Haben (€) Wie ist der aktuelle Stand auf der Haben-Seite des Kontos?
Abgeschlossenes Soll (€) Wie ist der abgeschlossene Soll-Stand des Kontos?
Abgeschlossenes Haben (€) Wie ist der abgeschlossene Haben-Stand des Kontos?
Abgeschlossenes Saldo (€) Wie hoch ist die Differenz zwischen Soll- und Haben-Seite des Kontos?

 Per Doppelklick auf einen Eintrag in der Tabelle wird die Bilanz für das jeweilige Konto pro Buchungsmonat angezeigt.

Bilanz pro Monat

Abbildung. Bilanz pro Monat.

Debitoren SuSaLi

Die Debitoren SuSaLi (Summen- Saldenliste) bietet eine Übersicht zu den Kontoständen aller Debitoren je Vertrag. Durch die Verwendung des Daumsfilter, kann der Zeitraum des Buchungsdatums eingeschränkt werden. Desweiteren kann über einen weiteren Filter ausgewählt werden, ob für den Konostand nur journalisierte, nur nicht journalisierte oder alle Buchungen einbezogen werden sollen.

Auswertung starten Ein Klicken auf den Knopf ‘Auswertung starten’ in der oberen Leiste lädt die Tabelle mit den Ergebnissen anhand der Filter. Dies kann einen Moment dauern.

Debitoren SuSaLi

Abbildung. Debitoren SuSaLi.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Debitoren SuSaLi” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Vertragsnummer

Wie heißt der Vertrag, auf das sich die Zeile bezieht?

Vorname

Vorname des Geschäftspartners

Nachname Nachname des Geschäftspartners
Startsaldo (€) Saldo bis zum Anfang des ausgewählten Zeitraum des Buchungsdatums
Soll (€) Soll-Stand im Zeitraum des ausgewählten Buchungsdatums
Haben (€) Haben-Stand im Zeitraum des ausgewählten Buchungsdatums
Saldo (€) Differenz zwischen Soll- und Haben-Seite im Zeitraum des ausgewählten Buchungsdatums
Schlusssaldo (€) Saldo bis zum Ende des ausgewählten Zeitraum des Buchungsdatums

Kontotypen SuSaLi

Die Kontotypen SuSaLi (Summen- Saldenliste) bietet eine Übersicht zu den Kontoständen der Hauptbuchkonten je Nebenkonto. Durch einen Hauptbuchkonten-Filter, kann die Auswahl der Hauptbuchkonten eingeschränkt werden. Durch die Verwendung des Datumfilters, kann der Zeitraum eingeschränkt werden, in dem die Buchungungen durchgeführt wurden, die zu den jeweiligen Kontoständen führen. Desweiteren kann über einen weiteren Filter ausgewählt werden, ob für den Konostand nur journalisierte, nur nicht journalisierte oder alle Buchungen einbezogen werden sollen.

Auswertung starten Ein Klicken auf den Knopf ‘Auswertung starten’ in der oberen Leiste lädt die Tabelle mit den Ergebnissen anhand der Filter. Dies kann einen Moment dauern.

Kontotypen SuSaLi

Abbildung. Kontotypen SuSaLi.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Kontotypen SuSaLi” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Kontotyp-ID

Id des Nebenbuchkontos

Nummer Hauptbuchkonto

Nummer des Hauptbuchkontos

Name Hauptbuchkonto Name des Hauptbuchkontos
Startsaldo (€) Saldo bis zum Anfang des ausgewählten Zeitraum des Buchungsdatums
Soll (€) Soll-Stand im Zeitraum des ausgewählten Buchungsdatums
Haben (€) Haben-Stand im Zeitraum des ausgewählten Buchungsdatums
Saldo (€) Differenz zwischen Soll- und Haben-Seite im Zeitraum des ausgewählten Buchungsdatums
Schlusssaldo (€) Saldo bis zum Ende des ausgewählten Zeitraum des Buchungsdatums

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Rechnungen” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol Aktion Bedeutung
Freigeben Kontoblätter anzeigen Öffnet die Sicht Kontenblatt, füllt dort die Filter mit dem aktuell geladenen Eintrag und Filtereinstellungen aus und startet die Auswertung, um die Buchungen zu laden.
Auswertung starten Auswertung starten Die Tabelle wird mit den Daten gemäß der Filter geladen. Dies kann einen Moment dauern.

Buchungen

Unter dem Menüpunkt “Buchungen” befindet sich eine tabellarische Übersicht aller Buchungen von oder an Debitoren (Forderungen oder Guthaben). Die Liste kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden, um z. B. nur Buchungen mit einem bestimmten Buchungsdatum oder offene Buchungen anzuzeigen.

Übersicht Buchungen

Die Spalten dieser Tabelle haben die folgenden Bedeutungen:

Spaltenname

Bedeutung

Journal Buchungstyp

Auf welchen Vorgang bezieht sich die Forderung? Zum Beispiel: TBS = Buchung vom Transitkonto auf das Debitorenkonto.

Buchungsnummer

Wie lautet die Buchungsnummer?

Erfassungsdatum

Wann wurde die Forderung im System erfasst?

Buchungsdatum Wann wurde die Forderung verbucht?

Fälligkeitsdatum

Zu welchem Termin muss die Forderung beglichen werden?

Verwendungszweck

Aus welchem Anlass wurde die Forderung gestellt?

Haben (Kontonummer)

Welche Nummer hat das Buchhaltungskonto, auf das die Forderung verbucht wurde?

Haben (Kontoname)

Auf welches Buchhaltungskonto wurde die Forderung verbucht?

Kundennummer

Wie lautet die Kundennummer des Kunden, auf dessen Debitorenkonto die Forderung verbucht wurde?

Kunde

Wie lautet der Name des Kunden, auf dessen Debitorenkonto die Forderung verbucht wurde?

Vertrag

Wie lautet die Vertragsnummer des Kunden, auf dessen Debitorenkonto die Forderung verbucht wurde?

Mahnstufe

In welcher Mahnstufe befindet sich der Vertrag?

Betrag (€)

Welcher Betrag wurde ursprünglich gefordert?

Offener Betrag (€)

Wie hoch ist der Betrag, der noch nicht beglichen wurde?

Die Tabelle kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Zum Anwenden eine Filters muss der Button “Filter laden” gedrückt werden.

Filter Bedeutung/Optionen
Debitoren Schränkt die angezeigten Einträge nach den Debitoren, also MBS-Kunden ein. An dieser Stelle ist es möglich, eine mit ';'-getrennte Liste an Vertragsnummern zu übergeben (V100001;V100002;V10[...]) oder Daten aus untereinanderliegenden Zeilen einer Spalte aus Excel zu kopieren.
Mahnstufe Schränkt die angezeigten Einträge nach der Mahnstufe ein, in der sich der Vertrag befindet.
Buchungsdatum Schränkt die angezeigten Einträge nach ihrem Zeitraum ein. Es werden diverse Filter angeboten, z. B. Heute, Morgen, Nächste 7 Tage, und mehr. Darüber hinaus kann ein individueller Datumsbereich eingestellt werden.
Fälligkeitsdatum Schränkt die angezeigten Einträge in Abhängigkeit von ihrem Fälligkeitsdatum ein. Es werden diverse Filter angeboten, z. B. Überfällig, Morgen, Nächste 7 Tage, und mehr. Darüber hinaus kann ein individueller Datumsbereich eingestellt werden.
Forderung oder Guthaben Schränkt die angezeigten Einträge nach ihrer Kontoseite ein. Es können entweder überfällige Guthaben oder Forderungen an den Kunden angezeigt werden.
Offener Betrag Schränkt die angezeigten Einträge nach dem noch offenem Betrag der Buchung ein. Um offene Buchungen (Forderungen oder Guthaben) anzuzeigen, muss im "Von"-Feld mindestens "0,01" eingegeben werden.
Betrag Schränkt die angezeigten Einträge nach dem noch gesamten Betrag der Buchung ein, unabhängig vom noch offenen Betrag.

Der Menüpunkt “Buchungen” stellt die folgenden Aktionen zur Verfügung:

Symbol Aktion Bedeutung
Debitorenkonto anzeigen Debitorenkonto anzeigen Öffnet das Debitorenkonto, auf dem eine ausgewählte Buchung verbucht ist.
Buchungen ausbuchen Buchungen ausbuchen Übergibt alle gefilterten Einträge in der Tabelle ans Backend, um diese aus dem System auszubuchen.

Ausbuchen

Mit der Aktion “Buchungen ausbuchen” können die aktuell gefilterten Buchungen (Forderungen oder Guthaben) auf ein separates “Ausbuch”-Konto ausgebucht werden, z. B. zur Abgabe der Forderungen an einen Inkassodienstleister oder zur Ausbuchung von fälschlicherweise angesammelten Rücklastschriftgebühren.

Voraussetzung für das Ausbuchen sind speziell dafür konfigurierte Buchungstypen.

Sind diese Voraussetzungen gegeben, öffnet ein Klick auf “Buchungen ausbuchen” ein Dialogfenster mit den folgenden Feldern:

Debitoren Buchungen Ausbuchen

  • Anzahl der Buchungen: Anzahl der gefilterten Buchungen, zur Kontrolle, nicht schreibbar
  • Grund der Ausbuchung: Auf den aktuellen “Forderung oder Guthaben”-Filter passender Ausbuchungs-Buchungstyp (s. o.). Wird aktuell nach Forderungen gefiltert, werden hier nur Ertrags- bzw. Forderungs-Ausbuchungs-Buchungstypen angezeigt - und andersherum. Der ausgewählte Ausbuchungs-Buchungstyps bestimmt Zielkonto und Steuerbehandlung der Ausbuchung.
  • Verwendungszweck: Verwendungszweck der Ausbuchung, Pflichtfeld
  • Buchungsdatum: Buchungsdatum der Ausbuchung, wenn leer, aktuelles Datum

Durch Klick auf “Ausbuchen” wird die Ausbuchung vorgenommen; mit Klick auf “Abbrechen” kann sie abgebrochen werden. Nach erfolgreicher Ausführung der Ausbuchungen sollte der aktuelle Filter keine Buchungen mehr anzeigen.

Prüfprozesse

In dieser Sicht ist es möglich, verschiedene Prüfungen für die Debitorenbuchhaltung auszuführen. Die Prüfungen, die ausgeführt werden können, werden hier näher beschrieben. Die Prüfprozesse dienen dazu, die Buchhaltung auf verschiedene Aspekte zu überprüfen, ob z.B. alle Konten so ausgegglichen sind, wie sie sein sollten etc.

Übersicht der Prüfprozesse

Beim Öffnen der Übersicht wird dem Nutzer eine leere Tabelle angezeigt. An dieser Stelle werden später die Ergebnisse der Prüfungen angezeigt. Die Tabelle hat folgende Spalten:

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Prüfprozesse” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Prüf-ID

Ist die ID der Prüfung.

Prozess-Name

Name des Prüfprozesses, wie er definiert ist und eine kurze Beschriebung liefert

Beschreibung

Ausführlichere Beschriebung des Prozesses, welche Informationen geprüft werden sollen.

Prüfergebnis

Das Ergebnis der Prüfung wird hier mit einem Icon dargestellt:
Ein Daumen nach oben bedeutet, die Prüfung wurde erfolgreich abgeschlossen und die Ergebnisse sind in Ordnung.
Ein Daumen nach unten bedeutet, die Prüfung wurde erfolgreich abgeschlossen, allerdings gibt es Prüffehler.
Ein Ausrufezeichen bedeutet, dass es bei der Ausführung der Prüfung selber einen Fehler gegeben hat.

Durch das Klicken des Knopfes ‘Prüfprozesse starten’ oben in der Leiste öffnet sich ein Popup. Hier kann gewählt werden, welche Prüfung ausgeführt werden soll.

Übersicht der Prüfprozesse

Nach der Ausführung der Prozesse, welches einige Zeit in Anspruch nehmen kann, werden in der Tabelle die Ergebnisse jeder Prüfung angezeigt. Durch Doppelklick einer Zeile kann das Ergebnis in der Detail-Ansicht geöffnet werden.

Übersicht der Prüfprozesse

Im oberen Teil der Detailansicht werden einige Informationen angezeigt, wie der Name und eine Beschriebung. Außerdem gibt es die Möglichkeit, dass es je nach Prüfung einen ausführlicheren Fehlertext gibt. Gab es bei der Ausführung einen internen Fehler, wird dieser hier ebenfalls angezeigt. Die Tabelle im unteren Bereich der Sicht wird genereisch anhand des Ergebnisse erzeugt und zeigt in der Regel die fehlgeschlagenen Positionen der Prüfung.

Belege

Unter dem Menüpunkt “Belege” gibt es die Möglichkeit, Informationen zu einzelnen Belegen zu suchen und die darin enthaltenen Unter-Belege, den übergeordneten Beleg und die jeweils in den Belegen enthaltenen Buchungen anzeigen zu lassen. Dazu ist die View dreigeteilt und hat einen Filter.

Übersicht der Belege-View

Abbildung. Übersicht der Belege-View.

Tabelle. Filter für die Suche nach einem Beleg.

Filter Bedeutung/Optionen
Belegnummer In diesem Filter kann man die Nummer des Beleges (ID) eingeben, und danach suchen.

Übersicht der Belege-View Abbildung. Hierchachische Anzeige der Belege.

In dieser hierchachischen Anzeige sieht man den Aufbau und die Verbindungen der Belege. Belege auf einer Ebene sind jeweils Kinder des gemeinsamen Überbelegs usw. Durch Klicken auf die verschiedenen Belege lassen sich die Belege auswählen und es werden in den Details und den Buchungen die aktuellen Daten angezeigt. In der unteren Tabelle werden alle Buchungen angezeigt, die in diesem Beleg enthalten sind. Der gesuchte Beleg wird dabei immer fett markiert, um die Orientierung zu erleichtern.

Tabelle. Die Felder des Blocks “Details” und ihre Bedeutung.

Feldname

Bedeutung

Betreff

Betreff des Belegs, wie er von MBS erzeugt wurde.

Externe Referenz

Externe Referenz des Belegs.

Erfassungsdatum Datum, an dem der Beleg erfasst bzw. angelegt wurde.
Ersteller Der Benutzer, der den Beleg erzeugt hat.
Buchungsdatum Das Buchungsdatum, an dem der Beleg in MBS gebucht wurde.
Storno von: Nummer des Beleges, der diesen Beleg storniert.

Tabelle. Die Spalten der Tabelle “Buchungssatz” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Buchungsnummer

Buchungsnummer der Buchung.

Buchungsdatum

Buchungsdatum der Buchung.

Verwendungszweck Verwendungszweck der Buchung.
Brutto Der Bruttobetrag dieser Buchung.
Kontoname Kontoname des Kontos der Buchung, jeweils angegeben für Soll und Haben.
Kontonummer Kontonummer des Kontos der Buchung, jeweils angegeben für Soll und Haben.

Kontenblatt

Unter dem Menüpunkt “Kontenblatt” befindet sich eine tabellarische Übersicht aller Buchungen auf einem Nebenbuchkonto. Die Liste kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.

Übersicht Buchungen

Die Spalten dieser Tabelle haben die folgenden Bedeutungen:

Spaltenname

Bedeutung

Buchungsnummer

ID/Nummer der Buchung.

Buchungstext

Verwendungszweck der Buchung.

Buchungsdatum Zeitpunkt, an dem die Forderung verbucht wurde.

Betrag

Nettobetrag der Buchung.

Steuer von

Wenn die Buchung eine Steuerbuchung, steht hier die ID der zugehörigen Buchung.

Kontotyp Name Soll

Kontotyp des Soll-Kontos.

Kontotyp ID Soll

ID des Kontotypes im Soll.

Kontotyp Name Haben

Kontotyp des Haben-Kontos.

Kontotyp ID Haben

ID des Kontotypes im Haben.

Belegnummer

Nummer des Beleges, in dem die Buchung enthalten ist.

Belegart

Belegart des Beleges, in dem die Buchung enthalten ist.

Die Tabelle kann nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden.

Filter Bedeutung/Optionen
Nebenbuchkonto Schränkt die angezeigten Buchungen nach dem Nebenbuchonto ein. Es ist nur die Auswahl eines einzelnen Konto möglich.
Buchungsdatum Schränkt die angezeigten Einträge nach dem Zeitpunkt ein, an dem die Buchung gebucht wurde.
Journalisiert Schränkt die angezeigten Einträge danach ein, ob die Buchung bereits journalisiert wurde oder nicht.

Der Menüpunkt “Buchungen” stellt die folgenden Aktionen zur Verfügung:

Symbol Aktion Bedeutung
Auswertung starten Auswertung starten Die Tabelle wird mit den Daten gemäß der Filter geladen. Dies kann einen Moment dauern.

Rechnungsportionierung

Übersicht

Mit der Sicht Rechnungsportionierung kann man die Erstellung von (Entwurfs-)Rechnungen in Masse steuern.
Damit soll zum Beispiel gesteuert werden können, wann wieviele Rechnungen erstellt werden durch den Rechnungslauf von MBS. Dafür kann am Vertrag eine der folgenden Abrechnungs-Flags eingestellt werden, Standard beim Erstellen eines Vertrages ist die automatische Abrechnung.

  • Automatische Rechnungserzeugung
    • Die Abrechnung folgt dem normalen Rechnungslauf von MBS. Sobald eine Rechnung fällig ist, wird sie als Entwurfsrechnung erzeugt
  • Manuelle Rechnungserzeugung
    • Die Rechnung wird im automatischen Rechnungslauf von MBS ignoriert, es wird somit keine Entwurfsrechnung erzeugt, die Erzeugung muss automatisch passieren.
  • Erzwungene Rechnungserzeugung
    • Rechnungen mit diesem Flag werden im nächsten Lauf, in der Regel am nächsten Morgen, erzeugt. Wenn das nächste Rechnungsdatum in der Vergangenheit liegt, wird die Rechnung bis zu diesem Zeitpunkt erzeugt, ansonsten bis zum Datum, an dem der Rechnungslauf läuft. Zählerstände (bis auf Anfangszählerstand) werden bei Nichtvorhandensein geschätzt.

Außerdem gibt es die Möglichkeit, das nächste Rechnungsdatum für die gewählten Verträge zu setzen.

Der Menüpunkt “Rechnungsportionierung” stellt die folgenden Aktionen zur Verfügung:

Symbol Aktion Bedeutung
Rechnungsportionierung anpassen Rechnungsportionierung anpassen Öffnet ein Popup, um die Rechnungsportionierung anzupassen. Es kann gewählt werden, ob alle gefilterten, oder nur die ausgewählten Einträge verändert werden sollen.

Die Übersicht der Rechnungsportionierung hat folgende Filter:

Tabelle. Filter für die Tabelle des Menüpunktes “Rechnungsportionierung” und ihre Bedeutung.

Filtername

Bedeutung
Vertrag Schränkt die angezeigten Einträge nach ihren zugeordneten Verträgen ein.
An dieser Stelle ist es möglich, eine mit ';'-getrennte Liste an Vertragsnummern zu übergeben (V100001;V100002;V10[...]) oder Daten aus untereinanderliegenden Zeilen einer Spalte aus Excel zu kopieren.
Nächstes Rechnungsdatum Schränkt das Datum für den nächsten Rechnungsdatum am Vertrag ein
Auslöser Welche Rechnungsauslöser angezeigt werden sollen

Tabelle. Spalten in der Tabelle des Menüpunktes “Rechnungsportionierung” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung
Sparte Sparte des Vertrags
Vertragsnummer Nummer des Vertrages
Nächstes Rechnungsdatum Datum des nächsten Rechnungslaufs, der am Vertrag hinterlegt ist
Vertragsstatus Status des Vertrages
Auslöser Momentan am Vertrag hinterlegter Rechnungsauslöser
Geschäftspartnernummer Nummer des Geschäftspartners
Geschäftspartner Name des Geschäftspartners
Adresse Adresse des Geschäftspartners

Übersicht der Rechnungsportionierung

Abbildung. Übersicht Rechnungsportionierung.

Detail-Popup

Wird in der Aktionsbar der Knopf gedrückt und eine der beiden Aktionen ausgewählt, öffnet sich ein Popup. In diesem Popup wird die Anzahl der zu ändernden Verträge angezeigt und eingestellt, was an diesen Verträgen geändert werden soll. Es muss der neue Auslöser für die Rechnungserstellung ausgewählt werden, optional kann für die Verträge auch das nächste Rechnungsdatum angepasst werden. Nach Bestätigung werden die Verträge auf die neuen Daten angepasst.

Übersicht der Rechnungsportionierung

Abbildung. Popup Rechnungsportionierung.

Vertragsbezogene Menüpunkte

Die vertragsbezogenen Menüpunkte sind nur anwählbar, wenn zuvor ein Kunde und Vertrag ausgewählt wurde. Vertragsbezogene Menüpunkte sind mit einem Icon rechts gekennzeichnet, das die Sparte anzeigt.

Rechnungen

Unter dem Menüpunkt “Rechnungen” können alle für einen bestimmten Vertrag im Laufe der Zeit erstellten Rechnungen eingesehen, bearbeitet, storniert und heruntergeladen sowie neue Rechnungen manuell erstellt werden.

Übersicht der Rechnungen für einen Vertrag

Abbildung. Der Menüpunkt “Rechnungen” führt zu einer tabellarischen Auflistung aller für einen Vertrag über die Zeit erstellten Rechnungen.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Rechnungen” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Aktiv

Wurde die Rechnung aktiviert, d. h. wurde sie an den Kunden geschickt und auf dem Debitorenkonto verbucht?

Rechnungsnummer

Wie lautet die Rechnungsnummer?

Belegnummer

Wie lautet die Belegnummer?

Typ

Um was für eine Art von Rechnung handelt es sich? Beispiel: Monatsrechnung, Jahresrechnung, Zwischenrechnung, Endabrechnung.

Erstellt am

Wann wurde die Rechnung erstellt?

Fälligkeit

Bis wann muss die Rechnung bezahlt werden?

Von

Wann beginnt der Abrechnungszeitraum, für den die Rechnung gilt?

Bis

Wann endet der Abrechnungszeitraum, für den die Rechnung gilt?

Verbrauch (kWh)

Wie viel Strom hat der Kunde im Abrechnungszeitraum verbraucht?

Leistungen (€)

Wie viel muss der Kunde für die Leistungen zahlen (inkl. MwSt)?

Inkl. MwSt (€)

Wie hoch ist der Anteil der Mehrwertsteuer, der in den Leistungen enthalten ist?

Inkl. Aufwendungen (€) Wie hoch ist der Anteil der abzuführenden Umlagen wie EEG und Stromsteuer, der in den Leistungen enthalten ist?

Zahlungen (€)

Wie hoch ist der Betrag, den der Kunde bereits beglichen hat?

Rechnungsbetrag (€)

Wie viel muss der Kunde noch zahlen bzw. wie viel wird ihm geschuldet? Der Betrag ergibt sich aus Leistungen (inkl. Aufwendungen und MwSt) – Zahlungen.

Über die Symbole über der Tabelle kann eine neue Rechnung erstellt bzw. die Details einer bereits erstellten Rechnung eingesehen werden. Mit Hilfe des Buttons „PDF anzeigen“ in der Aktionsleiste kann eine PDF-Datei einer Rechnung erzeugt und heruntergeladen werden. Über die Buttons “Freigeben”, “Ablehnen”, “Ausführen” und “Stornieren” kann der Nutzer die Rechnung bearbeiten.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Rechnungen” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol Aktion Bedeutung
Freigeben Freigeben Rechnung als “freigegeben” markieren. Freigegebene Rechnungen können mittels “Ausführen” sofort ausgeführt werden und werden sonst mit dem nächsten Rechnungslauf ausgeführt. In der Zwischenzeit können sie auch wieder abgelehnt werden.
Ablehnen Ablehnen Rechnung als “abgelehnt” markieren. Verworfene Rechnungen werden mit dem nächsten Rechnungslauf verworfen und, sofern es sich um automatisch erzeugte Rechnung handelt, automatisch neu erzeugt. In der Zwischenzeit können sie auch wieder freigegeben werden.
Ausführen Ausführen Rechnung sofort ausführen. Freigegebene Rechnungen werden scharf geschaltet, abgelehnte Rechnungen werden gelöscht.
Stornieren Stornieren Eine zuvor bereits ausgeführte und somit verbuchte Rechnung stornieren. Es werden automatisch entsprechende Gegenbuchungen erzeugt.
PDF anzeigen PDF anzeigen PDF-Datei einer ausgewählten Rechnung erstellen und herunterladen.
Sperren anpassen Sperren anpassen Eine Rechnungssperre setzen oder anpassen.

In den Rechnungsdetails, die für jede Rechnung eingesehen werden können, werden Informationen aufgelistet, die Aufschluss darüber geben, wie sich die Rechnung zusammensetzt. Die einzelnen Blöcke können zu- und aufgeklappt werden. Rechts sind jeweils die Summen der einzelnen Blöcke zu sehen.

Detailansicht einer Debitorenrechnung

Abbildung. Für jede Rechnung kann eine genauere Auflistung der einzelnen Posten bzw. Faktoren eingesehen werden, aus denen sich die Rechnungssumme ergibt.

Verbrauch

Unter “Verbrauch” sind die für den Abrechnungszeitraum relevanten Zählerstände und der daraus resultierende Stromverbrauch aufgelistet.

Tabelle. Spalten der Tabelle Verbrauch in den Rechnungsdetails.

Spaltenname

Bedeutung

Zählernummer

Wie lautet die Zählernummer des Zählpunkts?

Zählwerk

Wird ein Eintarifzähler (ET) oder ein Zweitarifzähler (ZT)verwendet?

Von

Wann wurde der Anfangszählerstand abgelesen?

Anfangszählerstand (kWh)

Auf welchem Wert stand der Zähler zu Beginn des Abrechnungszeitraums?

Bis

Wann wurde der Endzählerstand abgelesen?

Endzählerstand (kWh)

Auf welchem Wert stand der Zähler zum Ende des Abrechnungszeitraums?

Wandlerfaktor

Mit welchem Faktor wird die Zählwerksanzeige multipliziert, um die tatsächlich geflossene Menge Strom zu berechnen?

Verbrauch (kWh)

Wie viel Strom wurde im Abrechnungszeitraum verbraucht (in kWh)?

In Rechnung gestellte Leistungen 

Unter “In Rechnung gestellte Leistungen” sind die vom Kunden zu bezahlenden Leistungen aufgelistet, aus denen sich die Summe vor Steuern ergibt.

Tabelle. Spalten der Tabelle “In Rechnung gestellte Leistungen” in den Rechnungsdetails.

Spaltenname

Bedeutung

Bezeichnung

Um welchen Kostenträger (z. B. Grundpreis, Arbeitspreis, Stromsteuer, div. Preiskomponenten je nach Tarif) handelt es sich?

Von

Wann beginnt der Zeitraum, für den die Leistung abgerechnet wird?

Bis

Wann endet der Zeitraum, für den die Leistung abgerechnet wird?

Einzelpreis

Was kostet eine einzelne Einheit der Leistung?

Menge

Wie häufig ist die Leistung im Abrechnungszeitraum angefallen?

Nettobetrag (€)

Wie viel ist für die jeweilige Leistung ohne Steuern zu zahlen (ergibt sich aus Menge mal Einzelpreis)?

MwSt (€)

Wie viel Steuern fallen für die jeweilige Leistung an?

Bruttobetrag (€)

Wie viel ist für die jeweilige Leistung inkl. Steuern zu zahle?

Teilzahlungen und Gutschriften

Unter “Teilzahlungen und Gutschriften” werden bereits eingegangene, der Rechnung zugeordnete Zahlungen des Kunden sowie dem Kunden gutgeschriebene Beträge aufgelistet.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Teilzahlungen und Gutschriften” in den Rechnungsdetails.

Spaltenname

Bedeutung

Bezeichnung

Um welche Art von Zahlung handelt es sich?  Beispiel: Verwendungszweck der Lastschrift bzw. Überweisung.

Datum

Wann ist die Zahlung eingegangen?

Nettobetrag (€)

Welchen Betrag hat der Kunde (vor Steuern) gezahlt?

MwSt (€)

Wie viel Steuern waren in der Zahlung des Kunden enthalten?

Bruttobetrag (€)

Welchen Betrag hat der Kunde inkl. Steuern gezahlt?

In Leistungen enthaltene Aufwendungen 

Unter “In Leistungen enthaltene Aufwendungen” sind die in der Rechnungssumme enthaltenen Umlagen aufgeschlüsselt.

Tabelle. Spalten der Tabelle “Aufwendungen” in den Rechnungsdetails.

Spaltenname

Bedeutung

Bezeichnung

Um was für eine Art von Aufwendung handelt es sich (z. B. EEG.)?

Von

Wann beginnt der Zeitraum, für den die Aufwendung abgerechnet wird?

Bis

Wann endet der Zeitraum, für den die Aufwendung abgerechnet wird?

Einzelpreis

Was kostet eine einzelne Einheit der Aufwendung (in €)?

Menge

Für häufig ist die Aufwendung im Abrechnungszeitraum angefallen?

Nettobetrag (€)

Wie viel ist (vor Steuern) für die Aufwendung zu zahlen (ergibt sich aus Menge mal Einzelpreis)?

MwSt (€)

Wie viel Steuern sind in dem Betrag enthalten, der für Aufwendungen zu zahlen ist?

Bruttobetrag (€)

Wie viel ist (inkl. Steuern) für die Aufwendung zu zahlen (ergibt sich aus Menge mal Einzelpreis)?

Debitorenkonto

Unter dem Menüpunkt “Debitorenkonto” wird eine tabellarische Übersicht aller Buchungen angezeigt, die in Zusammenhang mit dem Vertrag zwischen Energieversorger und Kunden ein- und ausgegangen sind. Hier finden sich beispielsweise Überweisungen oder Lastschrifteinzüge vom Kunden, Gutschriften und Stornos.

Debitorenkonto

Abbildung. Im Gegensatz zu der gleichnamigen Ansicht unter “Verträge”, bietet das Debitorenkonto im Modul “Debitorenbuchhaltung” eine buchhalterische Sicht auf die Zahlungsein- und -ausgänge.

Anhand der Kontostandanzeige über der Tabelle kann auf einen Blick das Guthaben auf dem Konto erfasst werden, also ob der Kunde noch Geld schuldet, das Konto ausgeglichen ist oder Zahlungen an den Kunden fällig sind.

Tabelle. Spalten der Tabelle unter dem Menüpunkt “Debitorenkonto” und ihre Bedeutung.

Spaltenname

Bedeutung

Journal Buchungstyp

Von wo nach wo wurde die Buchung durchgeführt? Zum Beispiel: TBS = Buchung vom Konto Abschläge auf das Debitorenkonto.

Deckungstyp

Um welche Art von Deckung handelt es sich (z. B. Ausgleich, Storno)?

Buchungsnummer

Wie lautet die Buchungsnummer?

Belegnummer

Wie lautet die Belegnummer?

Belegart

Wie lautet die Belegart?

Buchungsdatum

Wann wurde die Buchung ausgeführt?

Fälligkeit

Zu welchem Termin muss die Buchung ausgeführt werden?

Verwendungszweck

Aus welchem Anlass wurde die Buchung durchgeführt?

Von

Wann beginnt der Zeitraum, auf den die Buchung sich bezieht?

Bis

Wann endet der Zeitraum, auf den die Buchung sich bezieht?

Kontonummer

Welche Nummer hat das Buchhaltungskonto, von dem die Buchung stammt?

Konto

Von welchem Buchhaltungskonto (z. B. Gutschrift, Transit, Rechnungen) stammt die Buchung?

Externe Referenz

Aus welcher Quelle stammt die Buchung (z. B. STA-File)?

Bearbeiter

Wer hat die Buchung durchgeführt?

Nettobetrag (€)

Welcher Betrag wurde (vor Steuern) verbucht?

MwSt (€)

Wie viele Steuern fallen für den verbuchten Betrag an?

Bruttobetrag (€)

Welcher Betrag wurde (inkl. Steuern) verbucht?

Offener Betrag (€)

Wie hoch ist der Anteil des verbuchten Betrags, der noch nicht durch eine andere Buchung ausgeglichen ist?

Verband Zu welchen anderen Buchungen gehört diese Buchung? Buchungen, die [einander zugeordnet](mbs_instructions_buchhaltung.html#buchung_verknuepfen) sind, erhalten dieselbe Verbundnummer

Über den Button “Neue Buchung” in der Aktionsleiste können u. a. Gutschriften und Mahngebühren manuell erfasst werden.Mit Hilfe des Buttons “Buchung verknüpfen” kann eine ausgewählte Buchung mit anderen Buchungen verknüpft und somit ausgeglichen, mit dem Button “Buchung stornieren” storniert werden. Bei Storno wird die Buchung durch eine neue, gegensätzliche Buchung ausgeglichen. Mit “Auf anderen Debitor buchen” lässt sich eine Buchung von einem Debitorenkonto auf ein anders übertragen. Des Weiteren gibt es Funktionen zum (Neu-)Anstoß des Mahnlaufs, zur Anpassung von Zahl- und Mahnsperren und zum Auszahlen einzelner Positionen.

Tabelle. Verfügbare Aktionen für den Menüeintrag “Debitorenkonto” im Modul “Debitorenbuchhaltung”.

Symbol Aktion Bedeutung
Neue Buchung Neue Buchung Manuell eine neue Buchung auf dem Debitorenkonto erstellen.
Buchung verknüpfen Buchung verknüpfen Buchungen einander zuordnen, um eine Deckung zu erzielen.
Buchung stornieren Buchung stornieren Einen ausgewählten Kontoeintrag stornieren, d. h. eine Buchung mit negativen Gegenwert der ausgewählten Buchung erzeugen.
Auf anderen Debitor buchen Auf anderen Debitor buchen Einen ausgewählten Kontoeintrag einem anderen Debitor zuweisen.
Mahnung erstellen Mahnung erstellen Eine Mahnung (neu) erzeugen, s. Abschnitt Wie mahne ich einen Debitor an?
Sperren anpassen Sperren anpassen Die Zahl- und/oder Mahnsperre für den Debitor anpassen, s. Abschnitte Wie setze ich eine Mahnsperre für einen Vertrag? bzw. Wie setze ich eine Zahlsperre?
Position auszahlen Position auszahlen Eine ausgewählte Buchung zu Gunsten des Debitors (z. B. Gutschift) an diesen auszahlen (z. B. durch Überweisung).

Weitere Informationen

Hinweise zur Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie zu sonstigen buchhalterischen Themen finden Sie in den Nutzungsanweisungen.

Relevante Grundeinstellungen