In diesem Abschnitt werden buchhalterische Vorgänge in myBusiness Supplier erläutert

Allgemeines

Wie importiere ich Kontoauszüge?

  1. Öffnen Sie das Modul Debitorenbuchhaltung und dort den Menüeintrag Kontoauszüge in der Menügruppe “Allgemein”.

  2. Klicken Sie auf “Kontoauszug importieren…” in der Aktionsleiste. Kontoauszug importieren

  3. Ein Dialog öffnet sich. Wählen Sie die Datei mit den Buchungen aus und klicken Sie auf “Öffnen”.  Import-Dialog

  4. Die Buchungen werden nun automatisch in die Anwendung geladen und in der Tabelle “Kontoauszüge” dargestellt. Buchungen, die nicht automatisch einem Vertrag zugeordnet werden konnten, werden unter dem Menüpunkt Transitkonto dargestellt. Übersicht importierter Kontoauszüge 

Wie gehe ich mit Buchungen um, die das System nicht automatisch einem Vertrag zuordnen konnte?

Öffnen Sie den Menüpunkt Transitkonto im Modul Debitorenbuchhaltung. Dort werden alle Buchungen, die beim Import eines Kontoauszugs nicht automatisch einem Vertrag zugeordnet werden konnten, angezeigt.

Buchungen manuell einem Debitor zuweisen

  1. Wählen Sie per Klick auf einen Tabelleneintrag eine Buchung aus.

  2. Klicken Sie auf den Button “Auf Debitor buchen” in der Aktionsleiste, um die Buchung entweder einem Debitorenkonto des aktuell ausgewählten Kunden oder einem anderen Debitorenkonto zuzuordnen. Ist aktuell kein Vertrag geöffnet, erscheint sofort die Zuordnungsmaske.      Buchung einem Debitor zuordnen

  3. Sofern Sie “Anderes Konto…” gewählt haben bzw. falls im Navigationsbaum kein Vertrag ausgewählt ist, öffnet sich ein neuer Tab, in dem Kunde und Vertrag ausgewählt werden können. Sobald Sie den Kunden ausgewählt haben, dem die Buchung zugeordnet werden soll, klicken Sie auf “Zuweisung bestätigen” in der Aktionsleiste. Zuweisung konfigurieren

  4. Unter Debitorenkonto und Transitkonto wird nun eine entsprechende Buchung angezeigt.

Buchungen ausbuchen

  1. Wählen Sie per Mausklick eine Buchung aus, die ausgebucht werden soll, z. B. eine Gutschrift von Zinsen.

  2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf den Button “Auf Sonstiges buchen”. Auf Sonstiges buchen

  3. Die Buchung wird nun direkt ausgebucht. Im Transitkonto erscheint eine entsprechende Gegenbuchung. Sofern Sie diese nicht sehen, stellen Sie sicher, dass der Filter “Status” auf “Alle” gesetzt ist. Auf Sonstiges buchen

Wie führe ich eine Erlöshochrechnung durch?

  1. Öffnen Sie den Menüpunkt Läufe → Erlöshochrechnung im Modul Debitorenbuchhaltung.

  2. Klicken Sie auf das “+”-Icon über der Tabelle, um eine neue Erlöshochrechnung zu erstellen und tragen Sie die folgenden Werte in die Maske “Erlöshochrechnung erstellen” ein:
    • Jahr: Das hochzurechnende Jahr
    • von: Startmonat des hochzurechnenden Jahres
    • bis einschließlich: Endmonat des hochzurechnenden Jahres Neue Erlöshochrechnung anlegen
  3.  Klicken Sie den Button “Erlöshochrechnung starten” in der Aktionsleiste. In der Statusleiste erscheint eine entsprechende Statusmeldung. Erlöshochrechnung starten

  4. Optional: Nach Ausführung einer Erlöshochrechnung wird eine Aufgabe “Erlöshochrechnung ist fertig” erzeugt. Um diese zu sehen, öffnen Sie das Modul Aufgaben und dort den Aufgabenvorrat. Die Aufgabe weist unter anderem auf die Anzahl der insgesamt sowie der erfolgreich hochgerechneten Verträge hin. Sollten Verträge nicht erfolgreich hochgerechnet worden sein, werden die entsprechenden Vertragsnummern in der Aufgabe angezeigt.  Aufgabe "Erlöshochrechnung ist fertig"

  5. Optional: Mit Abschluss der Erlöshochrechnung steht ein CSV-Bericht zum Download bereit, der die Ergebnisse zusammenfasst. Um diesen anzusehen:
    • Öffnen Sie den Menüpunkt Läufe → Erlöshochrechnung im Modul Debitorenbuchhaltung.
    • Wählen Sie die entsprechende Erlöshochrechnung in der Tabelle per Mausklick aus.
    • Klicken Sie den Button “Erlöshochrechnung speichern unter…”.
    • Es öffnet sich ein Dialog. Wählen Sie dort den Pfad auf Ihrem Rechner aus, wo Sie die Erlöshochrechnung ablegen möchten und bestätigen Sie Ihre Auswahl. Die CSV-Datei wird nun auf Ihrem Rechner gespeichert und kann mit einem Programm, welches das CSV-Format unterstützt, geöffnet werden.

Wie exportiere ich das Nebenbuch?

  1. Öffnen Sie das Modul Debitorenbuchhaltung und dort den Menüpunkt Journale.

  2. Ein neuer Tab “Journale” öffnet sich, in dem alle bislang erzeugten Journale (Nebenbuchexporte) tabellarisch aufgelistet werden.

  3. Klicken Sie auf den “+”-Button über der Tabelle, um ein neues Journal zu erzeugen. Darin enthalten sind alle Buchungen, die seit der letzten Journalerstellung durchgeführt wurden, für die es also noch kein Journal gibt. Neues Journal erzeugen

  4. Mit Doppelklick auf ein Journal können Sie sich dessen Inhalte anzeigen lassen. Die Buchungen sind innerhalb eines Journals nach Buchungstyp gebündelt (aggregiert). Um alle Inhalte eines aggregierten Eintrags zu sehen, doppelklicken Sie auf den jeweiligen Eintrag in der Tabelle.

  5. Wählen Sie ein erzeugtes Journal aus und klicken Sie auf “Journal exportieren” in der Aktionsleiste, um das Nebenbuch lokal zu speichern. Nebenbuch exportieren

  6. Das Journal wird unter dem Pfad abgelegt, der unter dem Menüpunkt “Grundeinstellungen” im Modul “Administration” in der Global Property JOURNAL_FOLDERPATH festgelegt wurde.

Debitorenbuchhaltung

Manuelle Änderungen am Debitorenkonto

Wie führe ich manuell Buchungen durch?

  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie eine Buchung, z. B. eine Gutschrift, durchführen möchten. Öffnen Sie das Modul Debitorenbuchhaltung und dort den Menüpunkt Debitorenkonto unter dem Vertrag, für den Sie die Buchung durchführen möchten.

  2. Ein neuer Tab “Debitorenkonto” öffnet sich. Hier sehen Sie eine tabellarische Auflistung aller Buchungen, die für das Vertragskonto ausgeführt wurden.

  3. Klicken Sie auf den Button “Neue Buchung” in der Aktionsleiste. Neue Buchung anlegen

  4. Ein neuer Tab “Neue Buchung” öffnet sich. Geben Sie hier den Grund, den Zeitraum, die Fälligkeit sowie den Betrag für die Gutschrift ein.

  5. Wählen Sie einen Buchungstyp aus. Es gibt positive und negative Buchungstypen sowie Buchungstypen mit und ohne Steuer. Folgende Buchungstypen können manuell gebucht werden:
    • Sofortbonus
    • Rechnungsbonus
    • Abschläge
    • Mahngebühren
    • Gutschriften
  6. Tragen Sie den Betrag der Buchung ein. Bei Buchungstypen mit Steuer muss im Betrag der Bruttowert eingetragen werden. Der Steuerbetrag wird in diesem Fall unterhalb des Betrags angezeigt.

  7. Optional: Tragen Sie das Buchungsdatum ein. Falls Sie kein Buchungsdatum eintragen, wird automatisch das aktuelle Datum verwendet.

  8. Optional: Wählen Sie den Zeitraum aus, auf den sich die Buchung bezieht. Wird kein Zeitraum angegeben, bleibt dieser leer.

  9. Sofern Sie einen Bonus bzw. eine Gutschrift erstellen, wählen Sie aus, ob der Betrag mit offenen Posten auf dem Debitorenkonto verrechnet oder direkt an den Kunden ausgezahlt werden soll. Hinweis: Auszahlungen müssen freigegeben werden, bevor diese tatsächlich an den Kunden ausgezahlt werden.

  10. Prüfen Sie, ob alle Daten korrekt sind und klicken Sie dann auf “Buchung aktivieren” in der Aktionsleiste, um Ihre Eingaben zu speichern. Neue Buchung anlegen

  11. Ihr Eintrag wird nun im Debitorenkonto angezeigt.

Wie lege ich fest, dass ein offener Posten durch eine (oder mehrere) andere Buchung(en) gedeckt wird?

  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie eine Buchung, z. B. eine Gutschrift, durchführen möchten. Öffnen Sie das Modul Debitorenbuchhaltung und dort den Menüpunkt Debitorenkonto unter dem Vertrag, für den Sie Buchungen verknüpfen möchten.

  2. Wählen Sie per Mausklick eine offene Buchung in der Tabelle aus und klicken Sie auf den Button “Buchung verknüpfen” in der Aktionsleiste. Buchung verknüpfen

  3. Es öffnet sich ein neuer Tab “Buchungen verknüpfen”. Im oberen Bereich dieses Tabs wird die ausgewählte Buchung dargestellt. Unten sehen Sie alle Buchungen mit kleinerem oder gleich hohem Betrag, die mit dieser Buchung verknüpft werden können, d. h. die genutzt werden können, um die offene Buchung auszugleichen.

  4. Wählen Sie eine der zur Auswahl stehenden Buchungen aus und klicken Sie auf den nach rechts zeigenden Pfeil neben der Liste. Zuweisung von Buchungen

  5. Die Buchung wurde nun der Liste der verknüpften Buchungen hinzugefügt. Der offene Betrag wurde entsprechend aktualisiert. Anzeige nach der Zuweisung

Wie kann ich nachvollziehen durch welche Buchungen eine Buchung gedeckt ist/war?

  1. Wählen Sie auf dem Debitorenkonto oder aus den Buchungsdetails eine Buchung auf und klicken Sie in der Aktionsleiste auf Deckungs-Historie anzeigen. Aufruf der Deckungs-Historie

  2. Sie finden jetzt im oberen Bereich der Maske Informationen über die ausgewählte Buchung. Auf der linken Seite der Maske stehen die aktuellen und vergangenen Deckungen auf der Soll-Seite der Buchung und auf der rechten Seite der Maske finden Sie die selben Informationen für die Haben-Seite der Buchung. Ansicht der Deckungs-Historie

Wie storniere ich eine Buchung?

  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie eine Buchung stornieren möchten. Öffnen Sie das Modul Debitorenbuchhaltung und dort den Menüpunkt Debitorenkonto unter dem Vertrag, für den Sie die Buchung stornieren möchten.

  2. Ein neuer Tab “Debitorenkonto” öffnet sich. Hier sehen Sie eine tabellarische Auflistung aller Buchungen, die für das Vertragskonto ausgeführt wurden.

  3. Um einen Eintrag zu stornieren, wählen Sie ihn (per Mausklick) in der Tabelle aus und klicken Sie auf “Buchung stornieren” in der Aktionsleiste. Buchung stornieren

  4. Ihre Rückbuchung wird nun ebenfalls in der Tabelle angezeigt.

Abrechnung

Eine Übersicht aller erstellten Rechnungen und deren Status finden Sie im Modul Debitorenbuchhaltung unter dem Menüpunkt Rechnungen in der Menügruppe “Allgemein”.

Um alle Rechnungen eines speziellen Vertrags zu sehen, öffnen Sie diesen und navigieren Sie dann zu dem Menüpunkt Rechnungen unter dem Vertrag im Modul Debitorenbuchhaltung.

Wann erstellt das System automatisch Rechnungen?

Automatische Rechnungsstellung bei SLP-Verträgen

Für die automatische Rechnungsstellung wird zunächst ein Rechnungsfenster definiert. Für Verträge mit jährlichem, halbjährlichem oder quartalsweisem Abrechnungsintervall wird dieses über die Global Properties DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_BEGIN und DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_END festgelegt, für Verträge mit einem monatlichen Rechnungsintervall über die Global Properties DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_MONTHLY_BEGIN und DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_MONTHLY_END.

Geht innerhalb dieses Rechnungsfensters ein rechnungsrelevanter Zählerstand ein, wird automatisch eine Rechnung erzeugt. Ein Zählerstand ist dann rechnungsrelevant, wenn er durch das System erfolgreich auf Plausibilität geprüft wurde oder wenn er durch einen Sachbearbeiter manuell als “rechnungsrelevant” markiert wurde. Letzteres ermöglicht es, auch “nicht plausible” Zählerstände für eine Abrechnung heranzuziehen. Das voraussichtliche nächste Rechnungsdatum wird für jeden Vertrag in der Vertragsübersicht im Block “Abrechnung” angezeigt.

Jährliche, halbjährliche oder quartalsweise Abrechnungen werden somit frühestens zum Zeitpunkt <Nächstes Rechnungsdatum + DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_BEGIN Tage> erstellt, sofern ein rechnungsrelevanter Zählerstand eingeht.  Liegt zum Zeitpunkt <Nächstes Rechnungsdatum + DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_END Tage> noch kein rechnungsrelevanter Zählerstand vor, wird automatisch eine Rechnung auf Grundlage von geschätzen Zählerständen erstellt und verschickt.

Beispiel:

Nächstes Rechnungsdatum: 31.12.2018.
Beginn des Rechnungsfenster (DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_BEGIN): -2
Ende des Rechnungsfensters (DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_END): 3

Das Zeitfenster für die Rechnungserstellung dauert somit vom 29.12.2018 bis 03.01.2019. Die Rechnung wird also bereits ab dem 29.12.2018 erzeugt, sobald ein aktueller, rechnungsrelevanter Zählerstand eingeht. Ist jedoch bis einschließlich 03.01.2019 noch kein rechnungsrelevanter Zählerstand eingegangen, führt das System am 04.01.2019 eine Zählerstandshochrechnung durch, auf Basis derer eine Rechnung erzeugt wird.

Die monatliche Abrechnung erfolgt analog unter Anwendung der Global Properties DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_MONTHLY_BEGIN und DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_MONTHLY_END.

Stichtagsabrechung

Ein Spezialfall der automatischen Rechnungsstellung bei SLP-Verträgen ist die Stichtagsabrechnung. Diese Variante wird durch Setzen der Global Property DEBITOR_INVOICE_FIXED_DATE_SETTLEMENT auf “true” aktiviert. Bei der Stichtagsabrechnung wird die (Entwurfs)Rechnung nicht am Tag des Eingangs eines rechnungsrelevanten Zählerstandes innerhalb des Rechnungsfensters, sondern immer zum fixen nächsten Rechnungsdatum (Stichtag) des Vertrages erstellt. Der innerhalb des Rechnungsfensters eingegangene rechnungsrelevante Zählerstand wird mit Standardmethoden hin zu diesem Stichtag interpoliert.

Beispiel:

Angenommen alle Verträge werden immer zum 31.12. abgerechnet ( DEBITOR_INVOICE_ONLY_END_OF_YEAR = true)
Wenn alle Rechnungen am 10.1. erzeugt werden sollen, muss DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_BEGIN und DEBITOR_INVOICE_METER_READING_WINDOW_END auf 9 gesetzt werden.

Zählerstandserinnerungsmails

Der Kunde wird via E-Mail dazu aufgefordert, einen aktuellen Zählerstand zu erfassen, damit die Rechnung erzeugt werden kann. Ist kurz vor dem eigentlichen Rechnungsdatum noch kein Zählerstand vom Kunden eingegangen, erhält er eine oder zwei weitere E-Mails zur Erinnerung, diesen zu erfassen.

Siehe METER_READING_INTERVAL_DAYS und METER_READING_WINDOW_REMINDER

Falls keine E-Mails verschickt werden sollen, kann DEBITOR_INVOICE_DISABLE_METER_READING_REMINDER_PROCESS = true gesetzt werden.

Beispiel:

Angenommen die Jahresrechnung steht am 31.12. an.
Soll am 1.12 die E-Mail zur Erfassung des Zählerstands gesendet werden, am 15.12. die erste Erinnerung und am 4.1. die zweite Erinnerung, dann müssen folgende Grundeinstellungen gesetzt werden: METER_READING_YEARLY_REMINDER1_INTERVAL_DAYS=30
METER_READING_YEARLY_REMINDER2_INTERVAL_DAYS=16
METER_READING_YEARLY_REMINDER3_INTERVAL_DAYS=-4
METER_READING_WINDOW_REMINDER_YEARLY_BEGIN=-30
METER_READING_WINDOW_REMINDER_YEARLY_END=9
Automatische Rechnungsstellung bei RLM-Verträgen

Bei RLM-Verträgen sendet der Netzbetreiber (Kreditor) jeden Monat eine Forderung per Marktnachricht (INVOIC) an den Lieferanten. Sobald diese Forderung eingegangen und akzeptiert wurde, erstellt das System die Kundenabrechnung für den mit dem Netz abgerechneten Monat (bzw. das entsprechende Zeitintervall). Dafür wird der in der INVOIC ausgewiesene Verbrauch zugrunde gelegt. Zusätzlich zu dem tariflich festgelegten Preis werden dem Kunden dabei sämtliche Kosten aus der Netzbetreiber-Forderung in Rechnung gestellt.

Ist bis zum 10. Kalendertag eines Monats noch keine Rechnung für einen Vertrag (SLP wie auch RLM) erstellt worden, wird automatisch eine Aufgabe zur Prüfung erzeugt.

Bei RLM-Verträgen muss der Abrechnungsturnus auf monatlich stehen, ansonsten werden Abschläge eingezogen, siehe Abschnitt [RLM-Abrechnung für SLP-Verträge].

RLM-Abrechnung für SLP-Verträge

Es ist auch möglich, einen SLP-Kunden auf RLM-Art abzurechnen. D. h. laut Marktkommunikation handelt es sich um einen SLP-Vertrag, bei dem der Netzbetreiber einmal im Jahr Zählerstände abliest und dem Lieferanten zuschickt. Jeden Monat gibt es eine Abschlagsrechnung vom Netzbetreiber und einmal im Jahr eine “JVR” INVOIC. Falls der SLP-Vertrag auf RLM-Art abgerechnet werden soll, muss der Vertrag in der Vertragsübersicht auf RLM umgestellt werden, es muss ihm ein RLM-Tarif zugewiesen werden und der Abrechnungsturnus muss auf jährlich stehen bleiben.

Dann wird für den Vertrag wie für alle SLP-Verträge mit jährlicher Abrechnung ein Abschlagsplan erstellt. Sobald die Jahresrechnung (JVR oder ABR) vom Netzbetreiber eingeht, wird automatisch eine Kundenrechnung wie bei RLM-Verträgen erstellt. Enthalten sind alle Posten aus der Netzbetreiber-INVOIC, alle anhand des Verbrauchs aus der INVOIC berechneten Kosten des Tarifs abzüglich bezahlter Abschläge. Die Zählerstände, die der Netzbetreiber dem Lieferanten zusendet, werden zwar validiert, aber nicht für die Kundenrechnung verwendet. Die Höhe des neuen Abschlagsplans ergibt sich aus dem neuen Verbrauch und dem Tarif des Kundens, zuzüglich der Höhe der Netzbetreiber-INVOIC auf den Monat heruntergerechnet. D. h. falls die Jahres-INVOIC 300 € beträgt, der Kunde einen Jahresverbrauch von 3000 hat, 10 € Grundgebühr und 0,2 € pro kWh zahlt, ergibt sich ein neuer Abschlag von 0,2 € * 3000 / 12 (Arbeitspreis pro Monat) + 10 € (Grundgebühr) + 300 / 12 (Netzbetreiber-INVOIC pro Monat).

Wie erstelle ich manuell Abrechnungen?

Zwischen- und Turnusabrechnungen

Das System rechnet Verträge (jährlich bzw. monatlich) automatisch ab. Voraussetzung für die manuelle Erstellung einer Abrechnung sind ein aktiver Tarif, der Vertragsstatus "In Belieferung" sowie das Vorhandensein eines Zählerstands zum Anfang und evtl. Ende des gewählten Abrechnungszeitraums.

  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie eine Rechnung erstellen möchten. Öffnen Sie das Modul Debitorenbuchhaltung und dort den Menüeintrag Rechnungen.

  2. Ein neuer Tab mit einer tabellarischen Übersicht aller bereits für den Vertrag erstellten Rechnungen öffnet sich. Klicken Sie auf das “+”-Symbol oberhalb der Tabelle, um eine neue Rechnung hinzuzufügen.

  3. Ein neuer Tab “Neue Rechnung” öffnet sich. Hier können Sie bestimmen, welcher Zeitraum abgerechnet werden soll, welche Art von Rechnung erzeugt werden soll, sowie welche offene Posten in der Rechnung enthalten sein sollen.
    Vorausgewählt wird das nächste Rechnungsintervall nach der letzten Rechnung. Der Rechnungstyp wird anhand der Länge des Intervalls automatisch vorausgewählt. Falls in dem Rechnungsintervall eine stornierte Rechnung enthalten ist, wird der Typ automatisch auf “Korrekturrechnung” gesetzt. Alle offenen Posten, die ein Buchungsdatum im Abrechnungszeitraum haben, werden vorausgewählt. Bezahlungen von stornierten Rechnungen im Abrechnungsintervall werden auch vorausgewählt, auch wenn das Buchungsdatum außerhalb des Abrechnungszeitraums liegt. Die Erkennung geschieht über die Rechnungsnummer im Betreff der Buchung.

Außerdem werden die Eckdaten der letzten für den Vertrag erstellten Rechnung sowie die letzten 10 Zählerstände angezeigt. Sobald Sie alle Einstellungen getroffen haben, klicken Sie auf “Rechnung erstellen” in der Aktionsleiste.

  1. Ein neuer Tab “Rechnung <Rechnungsnummer> (<Rechnungsdatum>)” öffnet sich. Dort sehen Sie eine Übersicht der für die Abrechnung relevanten Verbräuche, Leistungen, Zahlungen und Aufwendungen. Die Rechnungssumme (Forderung oder Guthaben) wird automatisch berechnet.
    • Beachten Sie: Nur Zählerstände, die zuvor als “rechnungsrelevant” markiert wurden, werden für die Abrechnung berücksichtigt.
  2. Die Rechnung wird automatisch als Entwurf gespeichert. Schließen Sie den Tab. Die Details der Rechnung werden nun in der Tabelle “Rechnungen” angezeigt.

Schlussrechnungen

Um manuell eine Schlussrechnung zu erstellen, folgen Sie den Schritten zur manuellen Erstellung einer Rechnung und wählen Sie dabei als Rechnungstyp “Endrechnung”.

Wie gebe ich Rechnungen frei?

Option 1: Rechnungen über die Freigabemaske bearbeiten
  1. Öffnen Sie das Modul Debitorenbuchhaltung und dort den Menüpunkt Rechnungen in der Menügruppe “Allgemein”. Hier werden tagesaktuell alle im System (automatisch wie manuell) erzeugten Rechnungen angezeigt. Damit eine Rechnung ausgeführt und auf dem jeweiligen Debitorenkonto verbucht wird, muss die Rechnung von einem Sachbearbeiter freigegeben werden.

  2. Klicken Sie auf einen Eintrag in der Tabelle, um sich die zugehörigen Details anzeigen zu lassen.    

  3. Optional: Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus, indem Sie die zugehörige Checkbox links selektieren und klicken Sie auf “Prüfen” in der Aktionsleiste oben, um in die Rechnungsdetails unter dem jeweiligen Vertrag abzuspringen. Dies ermöglicht es Ihnen, noch genauere Informationen zur Zusammensetzung der ausgewiesenen Verbräuche und in Rechnung gestellten Leistungen einzusehen. Die Rechnung wird dadurch in den Status “In Prüfung” gesetzt, um zu vermeiden, dass ein anderer Sachbearbeiter dieselbe Rechnung prüft. Sie werden als Bearbeiter in der Tabelle angezeigt.

    Beachten Sie: Sie können stets nur eine Rechnung zu einem Zeitpunkt ”In Prüfung” setzen.

  4. Um die Rechnung freizugeben, selektieren Sie den Eintrag in der Tabelle und wählen Sie “Freigeben” in der Aktionsleiste oben.
    • Eine freigegebene Rechnung kann nachträglich verworfen werden, solange sie noch nicht ausgeführt wurde.
    • Freigegebene Rechnungen werden vom System mit Ablauf des Kalendertages automatisch ausgeführt, d. h. scharf geschaltet. Es werden dann die entsprechenden Buchungen auf dem Debitorenkonto ausgeführt sowie die Rechnung an den Kunden kommuniziert.
  5. Um zu verhindern, dass die Rechnung scharf geschaltet wird (z. B. weil noch Korrekturen am Vertrag oder Debitorenkonto vorgenommen werden sollen), selektieren Sie die Rechnung in der Tabelle und wählen Sie “Ablehnen” oben in der Aktionsleiste.
    • Beachten Sie: Vom Nutzer abgelehnte Rechnungen werden mit Ablauf des Kalendertages vom System verworfen. Handelte es sich um eine automatisch erzeugte Rechnung, so wird diese am nächsten Werktag automatisch neu erzeugt. Sie erscheint dann wieder in der Freigabeliste.
    • Eine abgelehnte Rechnung kann nachträglich wieder freigegeben werden, solange die Rechnung nicht ausgeführt wurde.  
  6. Optional: Wählen Sie ”Ausführen” in der Aktionsleiste, um eine freigegebene Rechnung sofort auszuführen bzw. abgelehnte Rechnungen sofort zu löschen. Diese Aktion kann für mehrere oder alle freigebenenen bzw. abgelehnten Rechnungen gleichzeitig gestartet werden und kann nicht rückgängig gemacht werden.
    • Das System führt freigegebene Rechnungen automatisch am nächsten Werktag aus
    • Unabhängig davon, ob eine Rechnung automatisch oder manuell ausgeführt wird, kommt derselbe Prozess zum Einsatz, der die Rechnung aktiviert und durch den auch eine neue Verbrauchsprognose sowie ggf. ein neuer Abschlagsplan (nur bei Jahresabrechnung) erstellt werden. Die Rechnung wird 1:1 so ausgeführt, wie Sie vom Sachbearbeiter freigegeben wurde.
Option 2: Rechnungen auf Vertragsebene bearbeiten
  1. Um eine neu erzeugte Rechnung direkt auf Vertragsebene zu bearbeiten, öffnen Sie zunächst den jeweiligen Vertrag und navigieren Sie dann zum Modul Debitorenbuchhaltung. Öffnen Sie dort den Menüpunkt Rechnungen unter dem Vertrag.

  2. Bearbeiten Sie die neue Rechnung analog zur Bearbeitung von Rechnungen über die Freigabemaske, wie oben beschrieben, mit Hilfe der Buttons “Freigeben”, “Ablehnen” und “Ausführen” in der Aktionsleiste.

Wie stelle ich sicher, dass ein Zählerstand in der Abrechnung berücksichtigt wird?

Alle Zählerstände, die bis zur Abrechnungserstellung eingegangen und automatisch oder manuell eingetragen wurden, werden vom System automatisch auf Plausibilität geprüft. Plausible Zählerstände werden automatisch in der Abrechnung berücksichtigt. Sie müssen dazu nichts weiter unternehmen. Um festzulegen, dass ein “unplausibler” Zählerstand in der Abrechnung berücksichtigt wird bzw. dass ein Zählerstand trotz Plausibilität nicht in der Abrechnung berücksichtigt werden soll, gehen Sie wie folgt vor.
  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie einen Zählerstand bearbeiten wollen. Öffnen Sie das Modul Verträge und dort den Menüpunkt Zählerstände. Wählen Sie per Mausklick den Zählerstand in der Tabelle aus, den Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol über der Tabelle oder doppelklicken Sie auf den Tabelleneintrag.

  2. Ein neuer Tab “Zählerstände” öffnet sich, in dem die Details zum Zählerstand angezeigt werden. Deaktivieren Sie die Checkbox “Rechnungsrelevant” ganz oben im Formular, um festzulegen, dass der Zählerstand in Abrechnungen nicht berücksichtigt werden soll. Aktivieren Sie sie, um den Zählerstand in der Abrechnung mit einzubeziehen.

  3. Speichern Sie anschließend Ihre Änderungen mit Klick auf “Speichern” in der Aktionsleiste. Schließen Sie den Tab, so werden Sie sehen, dass nun auch in der Spalte “Rechnungsrelevant” in der Tabelle “Zählerstände” der entsprechende Eintrag geändert wurde.

Wie führe ich Rechnungskorrekturen durch?

  1. Um eine bereits ausgeführte Rechnung zu stornieren, öffnen Sie den entsprechenden Vertrag und das Modul Debitorenbuchhaltung.

  2. Öffnen Sie dort den Menüpunkt Rechnungen unter dem Vertrag.

  3. Wählen Sie die zu stornierende Rechnung im Status “Ausgeführt” per Mausklick in der Tabelle aus oder öffnen Sie die Rechnungsdetails.

  4. Klicken Sie auf den Button “Stornieren” in der Aktionsleiste. Die Rechnung wird nun in den Status “Storniert” gesetzt. Zugehörige Buchungen auf dem Debitorenkonto werden durch Storno-Buchungen ausgeglichen.

  5. Optional: Führen Sie ggf. notwendige Korrekturen am Debitorenkonto durch und erstellen Sie anschließend - sofern die Rechnung im Zuge einer Rechnungskorrektur storniert wurde - manuell eine neue Rechnung für den nun wieder offenen Abrechnungszeitraum.

Wie verhindere ich, dass für einen Vertrag automatisch eine Rechnung erzeugt wird?

Ist eine Rechnungssperre gesetzt, wird für den definierten Zeitraum für den entsprechenden Vertrag der Rechnungslauf ausgesetzt. Erst wenn die Rechnungssperre abläuft, werden für den Vertrag wieder automatisch Abrechnungen erstellt.

  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie eine Rechnungssperre setzen möchten. Öffnen Sie das Modul Debitorenbuchhaltung und dort den vertragsspezifischen Menüpunkt Rechnungen. In der Kopfzeile über der Tabelle sehen Sie, ob bereits eine Rechnungssperre gesetzt ist und wie lange diese gilt. 

  2. Um die Rechnungssperre zu setzen bzw. anzupassen, klicken Sie entweder auf “Sperren anpassen” in der Aktionsleiste oder aber direkt auf die angezeigte aktuelle Rechnungssperre in der Kopfzeile der Maske. Ein neuer Tab “Rechnungssperren” öffnet sich. Alle gültigen bzw. bisherigen Sperren werden in der Historie aufgelistet.

  3. Wählen Sie unter “Sperre anpassen” aus, ob eine Rechnungssperre gesetzt werden soll und wenn ja, für wie lange (unbegrenzt oder bis zu einem festen Termin).

  4. Sofern eine Rechnungssperre gesetzt werden soll, geben Sie einen Kommentar dazu ein, der den Grund erklärt.

  5. Klicken Sie “Speichern”, um Ihre Änderungen zu bestätigen. Die Rechnungssperre wird nun in der vertragsspezifischen Rechnungsübersicht angezeigt und bis zu dem spezifizierten Termin keine Rechnungen für den Debitor erzeugt.

Wie erstelle ich INVOIC Nachrichten für alle Debitor Rechnungen

Per GlobalProperty DEBITORINVOICE_GENERATE_INVOIC = true kann aktiviert werden, dass bei Aktivierung einer DebitorInvoice eine INVOIC erzeugt wird und an die B2B versendet wird. Dies gilt dann für alle erstellen Rechnungen. Als Empfängeriln wird 1111111111111 verwendet, sodass diese Nachrichten in der B2B entsprechend ausgesteuert werden können.

Die Erstellung funktioniert nur, wenn die Abgaben einzeln gebucht werden, d.h. alle Tarife im System eine Preiskomponente haben, wo bookExpensesSeperately=true gesetzt ist. Prinzipiell kann das jede Preiskomponente sein, normalerweise sollte es die Preiskomponente sein, wo die Marge enthalten ist.

In MOA+77 wird die Summe aller Artikel übergeben, d.h. die Summe der Leistungen aus der Invic.
Unter MOA+113 werden alle anderen Buchungen wie Mahngebühren, Abschläge und Gutschriften zusammengefasst.
In MOA+9 wird als Rechnungsbetrag die Endsumme aus dem PDF übertragen.

Es werden die normalen Marktkommunikationsartikelnummern für die Abgaben verwendet, die normalerweise in einer Invoic übertragen werden. Die anderen Abgaben werden unter den folgenden Artikelnummern übertragen:
2220001000666 EEG
2220001000555 Stromsteuer
2220001000999 Energiesteuer Erdgas
9990001000087 Netznutzung Grundgebühr
9990001000269 Netznutzung Arbeitspreis
2220001000888 Vertrieb Grundgebühr (Differenz aus Grundpreis des Tarifs - alle anderen Grundpreis-spezifischen Abgaben)
2220001000777 Vertrieb Arbeitspreis (Differenz aus Arbeitspreis des Tarifs - alle anderen Arbeitspreis-spezifischen Abgaben)

Der Prefix der Referenznummer kann per EDI_REFERENCE_NUMBER_PREFIX definiert werden.
Per DEBITORINVOICE_GENERATE_INVOIC_EMAIL kann eine E-Mailadresse angegeben werden, die in die CTA+IC und CTA+IC+COM Segmente geschrieben wird.
Per DEBITORINVOICE_GENERATE_INVOIC_IDENTIFIER kann ein anderer Prüfi konfiguriert werden.
Per DEBITORINVOICE_GENERATE_INVOIC_TYPE kann ein anderer Rechnungstyp definiert werden. (IMD Segment, z.B. JVR, ABS, ABR, oder frei lassen, dann wird das IMD Segment weg gelassen)

Lastschriften und Überweisungen

Wie erstelle ich manuell einen Lastschriftauftrag?

  1. Öffnen Sie das Modul Debitorenbuchhaltung und dort den Menüpunkt Lastschriftaufträge.

  2. Klicken Sie auf das “+”-Symbol über der Tabelle, um einen neuen Lastschriftauftrag zu erstellen. Neuen Lastschriftauftrag erstellen 

  3. Der neue Lastschriftauftrag wird nun in der Tabelle angezeigt. Doppelklicken Sie auf einen Eintrag, um die darin enthaltenen Lastschriften zu sehen. 

Wie führe ich Lastschriften aus?

  1. Öffnen Sie den Menüpunkt Lastschriftaufträge in der Menügruppe “Allgemein” im Modul Debitorenbuchhaltung.

  2. Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus und klicken Sie “Auftrag speichern unter…” in der Aktionsleiste, um die Auftragsdatei herunterzuladen und sie an die zuständige Abteilung weiterzugeben, welche die Aufträge wiederum an die Bank übergibt. Lastschriften exportieren

Wie setze ich eine Zahlsperre?

  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie eine Zahlsperre setzen möchten. Öffnen Sie das Modul Debitorenkbuchhaltung und dort den Menüpunkt Debitorenkonto

  2. In der Kopfzeile über der Tabelle sehen Sie, ob bereits eine Zahlsperre (und Mahnsperre) gesetzt ist und wie lange diese gilt. 

  3. Um die Zahlsperre zu setzen bzw. anzupassen, klicken Sie entweder auf “Sperren anpassen” in der Aktionsleiste oder aber direkt auf die angezeigte aktuelle Zahlsperre in der Kopfzeile der Maske. Ein neuer Tab “Sperren anpassen” öffnet sich. Alle gültigen bzw. bisherigen Sperren werden unten in der Mahn- bzw. Zahlsperren-Historie aufgelistet.

  4. Wählen Sie unter “Zahlsperre” aus, ob eine Zahlsperre gesetzt werden soll und wenn ja, für wie lange (unbegrenzt oder bis zu einem festen Termin).

  5. Klicken Sie “Speichern”, um Ihre Änderungen zu bestätigen. Die Zahlsperre wird nun im Debitorenkonto angezeigt und bis zu dem spezifizierten Termin keine Lastschriften für den Debitor erzeugt sowie keine Guthaben ausgezahlt.

Forderungsmanagement

Wie mahne ich einen Debitor an?

Falls Sie ein Debitorenkonto, für das bereits eine Mahnung zur Freigabe existiert, bearbeiten und im Anschluss die Mahnung mit den aktuellen Daten neu erzeugen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie eine Mahnung neu erstellen wollen.

  2. Öffnen Sie das Modul Debitorenbuchhaltung und dort den Menüpunkt Debitorenkonto. Sie sehen anhand der Anzeige “Mahnstufe in Freigabe” über der Tabelle, ob für den Debitor bereits eine Mahnung erzeugt, aber noch nicht freigegeben wurde.

  3. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen am Debitorenkonto vor.

  4. Wählen Sie “Mahnung erstellen” in der Aktionsleiste. (Beachten Sie: Es ist nicht notwendig, zuvor die zur Freigabe bereitstehende Mahnung zu verwerfen, da diese automatisch gelöscht und neu erstellt wird.)

  5. Sofern eine Mahnung vorlag, die neu erstellt werden konnte, erscheint eine Bestätigungsmeldung in der Statusleiste und der Tab ”Freigaben → Mahnungen öffnet sich. Dort wird die neue Mahnung angezeigt.

Wie gebe ich Mahnungen frei?

  1. Öffnen Sie das Modul Debitorenbuchhaltung und dort den Menüpunkt Freigaben → Mahnungen. Hier werden tagesaktuell alle an Debitorenkonten zu setzenden Mahnstufen angezeigt. Damit eine Mahnung ausgeführt und die entsprechende Mahnstufe am Debitorenkonto gesetzt wird, muss die Mahnung von einem Sachbearbeiter freigegeben werden.

  2. Klicken Sie auf einen Eintrag in der Tabelle, um die zugehörigen Details (Mahnposten, aktueller Kontostand, ggf. zu berechnende Mahngebühren) anzuzeigen.
    • Die Summe der angemahnten Beträge muss nicht zwingend mit dem Saldo des Debitorenkontos übereinstimmen, da der Kontostand ALLE auf dem Debitorenkonto gebuchten Positionen inkludiert (z. B. auch Buchungen, deren Fälligkeit noch nicht erreicht ist oder ungedeckte Gutschriften), während die Übersicht der Mahnposten lediglich die mahnfähigen Beträge aufzeigt. Wurde eine offene Buchung teilgedeckt, wird der offene Restbetrag in den Details angezeigt.
    • Der Mahneintrag zeigt immer den Stand des Debitorenkontos zum Zeitpunkt der Erzeugung. Wurden zwischenzeitlich Änderungen am Debitorenkonto vorgenommen (wurden z. B. Zahlungseingänge verbucht), wird der bereits erstellte Eintrag nicht automatisch aktualisiert. Die Erzeugung einer neuen Mahnung wäre in diesem Falle zwingend erforderlich, um nicht versehentlich Falschinformationen an den Kunden zu senden.
  3. Um die Mahnung freizugeben, selektieren Sie den Eintrag in der Tabelle und wählen Sie “Freigeben” in der Aktionsleiste oben.
    • Eine freigegebene Mahnung kann nachträglich verworfen werden, solange sie nicht ausgeführt wurde.
    • Wählen Sie ”Ausführen” in der Aktionsleiste, um eine freigegebene Mahnung sofort auszuführen. Diese Aktion kann für mehrere oder alle in der Liste freigegebenen Mahnungen gleichzeitig gestartet werden.
  4. Um die Mahnung nicht durchzuführen (z. B. weil Sie damit rechnen, dass die offenen Posten im Laufe des Tages beglichen werden), wählen Sie “Verwerfen” oben in der Aktionsleiste.
    • Sollten die Posten am nächsten Tag noch offen sein, werden Sie wieder in der Freigabeliste erscheinen. Falls Sie einen Debitor längerfristig von der Mahnung ausschließen wollen, öffnen Sie sein Debitorenkonto (z. B. ober “Debitorenkonto anzeigen” oben in der Aktionsleiste) und setzen Sie dort eine Mahnsperre.
    • Eine verworfene Mahnung kann nachträglich wieder freigegeben werden.
  5. Wird eine freigegebene Mahnung nicht manuell ausgeführt, greift der Automatismus und sie wird mit dem täglichen DunningExecutionProcess automatisch ausgeführt.

Wie übergebe ich Zahlungsforderungen an Inkassounternehmen?

Wie kann ich sicherstellen, dass ein Vertrag nicht angemahnt wird?

  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie eine Mahnsperre setzen möchten. Öffnen Sie das Modul Debitorenbuchhaltung und dort den Menüpunkt Debitorenkonto. In der Kopfzeile über der Tabelle sehen Sie, ob bereits eine Mahnsperre (und Zahlsperre) gesetzt ist und wie lange diese gilt.  Status Mahnsperre

  2. Um die Mahnsperre zu setzen bzw. anzupassen, klicken Sie entweder auf “Sperren anpassen” in der Aktionsleiste oder aber direkt auf die angezeigte aktuelle Mahnsperre in der Kopfzeile der Maske. Ein neuer Tab “Sperren anpassen” öffnet sich. Alle gültigen bzw. bisherigen Sperren werden unten in der Mahn- bzw. Zahlsperren-Historie aufgelistet.

  3. Wählen Sie unter “Mahnsperre” aus, ob eine Mahnsperre gesetzt werden soll und wenn ja, für wie lange (unbegrenzt oder bis zu einem festen Termin).

  4. Klicken Sie “Speichern”, um Ihre Änderungen zu bestätigen. Die Mahnsperre wird nun im Debitorenkonto angezeigt und bis zu dem spezifizierten Termin keine Mahnungen für den Debitor erzeugt.

Kreditorenbuchhaltung

Wie gehe ich mit Forderungen von Kreditoren um?

  1. Optional: Falls Sie vertragsbezogene Forderungen von Kreditoren sehen möchten, öffnen Sie zunächst den entsprechenden Vertrag.

  2. Öffnen Sie das Modul Kreditor und dort den Menüeintrag “INVOIC” - entweder unter dem Vertrag, für den Sie die Forderungen einsehen möchten (s. o.) oder unter der Menügruppe “Allgemein”.

  3. Ein neuer Tab “INVOIC” öffnet sich, in dem alle bisherigen Forderungen von Netzbetreibern, die den aktuellen Vertrag betreffen, tabellarisch aufgelistet werden.

  4. Wählen Sie per Mausklick eine Buchungsanfrage in der Tabelle aus.

    • Klicken Sie auf “Rechnung akzeptieren” in der Aktionsleiste, um die Forderung zu bestätigen. Eine Nachricht “Invoice wurde akzeptiert!” in der Statusleiste zeigt Ihnen, dass die Aktion ausgeführt wurde.
    • Klicken Sie auf “Rechnung ablehnen” in der Aktionsleiste, um die Forderung abzulehnen. Ein neuer Tab “Rechnung ablehnen” öffnet sich. Hier finden Sie ein Formular, wo Sie den Grund für die Ablehnung aus einer Liste auswählen können. Sollte keiner der Standardgründe zutreffen, wählen Sie “Sonstiges” und beschreiben Sie den Grund in dem zugehörigen Textfeld. Klicken Sie auf “Ablehnen bestätigen” in der Aktionsleiste, um die Ablehnung zu bestätigen.

Wie gebe ich Überweisungen an Kreditoren bei meiner Bank in Auftrag?

  1. Öffnen Sie den Menüpunkt Überweisungsaufträge im Modul Kreditor.

  2. Optional: Klicken Sie auf “Remadv-Prozess neustarten” in der Aktionsleiste. Beachten Sie, dass dazu die Bankverbindungen der Kreditoren im System hinterlegt sein müssen. Es wird nun ein neuer Überweisungsauftrag generiert. Remadv-Prozess neustarten

  3. Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus und klicken Sie “Auftrag speichern unter…” in der Aktionsleiste, um die entsprechende SEPA-Datei herunterzuladen und an die zuständige Abteilung weiterzuleiten, die die Überweisungsaufträge an die Bank gibt. Überweisungsaufträge herunterladen

Wie kann ich eine INVOIC neu überprüfen?

Es ist möglich, einzelne oder mehrere INVOICs, die bereits durch das System bewertet wurden, neu auswerten zu lassen. Die Prüfungen, die dabei durchlaufen werden, sind hier beschrieben. Folgendes Vorgehen ist dabei zu beachten:

  1. Klicken sie den Button “Neu plausibilisieren” in der INVOIC-Über- oder Detailansicht. In der Übersicht können sie dabei mehrere INVOICs in der Tabelle auswählen, in der Detail-Ansicht wird die betreffende INVOIC alleine dem System übergeben.INVOICs neu plausibilisieren

  2. Es öffnet sich ein Popup. In diesem lassen sich die verschiedenen Prüfungen an oder abwählen, die noch einmal durchgeführt werden sollen. Ob eine Prüfung abzuwählen ist, hängt von der Benutzergruppe des aktuellen Benutzers ab. Dies lässt sich in der Tabelle ‘fl_creditinvoicvalidaconfig’ konfigurieren. Sollte der Nutzer keine Berechtigung haben, ist die Prüfung standardmäßig selektiert. Sollten die INVOIC(s) bereits mit einer REMADV beantwortet sein, erscheint hier eine Warnung.
    INVOICs neu plausibilisieren

  3. Ist der Nutzer zufrieden mit seiner Auswahl, kann er rechts unten den Prozess neustarten und dem System die gewählten INVOICs übergeben, diese werden im Laufe der Prozessausführung neu validiert. Wird mehr als eine INVOIC verarbeitet, so erfolgt dieser Prozess im Hintergrund. Der Erfolg dieser Aktion lässt sich unter Konfiguration / Datenimporte ablesen. Die Anzahl der verwendeten Prozessoren lässt sich konfigurieren.

Debitorenbuchhaltung Prüfprozesse