In diesem Abschnitt wird Verwaltung von Verträgen in myBusiness Supplier erläutert

Allgemeines

Wie lege ich manuell einen Vertrag an?

  1. Öffnen Sie die Stammdaten des Kunden, für den Sie einen Vertrag anlegen möchten.

  2. Öffnen Sie das Modul Verträge. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf “Neuer Vertrag”. Neuen Vertrag anlegen

  3. Ein neuer Tab Übersicht öffnet sich.
    • Um die Postanschrift des Kunden als Lieferadresse zu übernehmen, klicken Sie auf das Icon rechts oben im Block “Lieferadresse” - oder tragen Sie eine davon abweichende Lieferadresse ein
    • Optional: Passen Sie die Zahlweise des Kunden an (Überweisung vs. Bankeinzug)
    • Optional: Hinterlegen Sie weitere an dem Vertrag beteiligte Personen bzw. Unternehmen. Vertrag anpassen
  4. Sobald Sie das Formular fertig ausgefüllt haben, klicken Sie “Speichern” in der Aktionsleiste, um Ihre Änderungen zu sichern. Hinweis: Der Vertrag an sich wird automatisch gespeichert. Vertrag speichern

Wie importiere ich Verträge?

  1. Öffnen Sie das Modul Verträge.

  2. Klicken Sie in der Aktionsleiste im Vertragsmodul auf “Verträge importieren”. Funktion: Verträge importieren

  3. Ein Dialog-Fenster öffnet sich. Wählen Sie die Datei mit den Vertragsdaten aus und klicken Sie auf “Öffnen”. Dialog "Öffnen"

  4. Die Verträge werden nun automatisch in die Anwendung geladen. In der Statusleiste am unteren Rand des Anwendungsfensters erscheint eine Nachricht, die Sie darüber informiert, ob der Import erfolgreich war bzw. ob es dabei zu Konflikten gekommen ist, die manuell behoben werden müssen.

Wie öffne ich einen Vertrag?

Option 1: Wurde der Vertrag bzw. die Stammdaten des Kunden noch nicht geöffnet, suchen Sie den Vertrag direkt über die lokale Suche im Modul Verträge. Sofern mehrere Ergebnisse angezeigt werden, öffnen Sie den richtigen Vertrag per Doppelklick auf den Eintrag in der Tabelle mit den Suchergebnissen.

Option 2: Falls Sie bereits die Stammndaten des Kunden geöffnet haben, klicken Sie einfach auf das Modul Verträge im Hauptmenü. Alle Verträge des Kunden erscheinen nun im Navigationsbereich. Sie können den gesuchten Vertrag dort auswählen.

Wie sehe ich, in welchem Zustand sich ein Vertrag befindet?

  1. Öffnen Sie den Vertrag, dessen Status Sie prüfen möchten.

  2. Öffnen Sie die Vertragsübersicht: Unter “Status” können Sie jederzeit ablesen, in welchem Prozessschritt sich der Vertrag befindet. Eine Übersicht der möglichen Status finden Sie in dem Kapitel zur Vertragsübersicht.

Wie melde ich das Lieferende?

  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie das Lieferende melden möchten, und öffnen Sie die Vertragsübersicht.

  2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf “Lieferende melden”. Es öffnet sich eine weitere Seite. Lieferende melden

  3. Füllen sie die entsprechenden Daten aus und klicken sie in der Aktionsleiste auf “Lieferende aktivieren”. Lieferende bestätigen

Wie führe ich einen Widerruf durch?

  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie den Widerruf durchführen möchten, und öffnen Sie die Vertragsübersicht.

  2. Klicken Sie in der Aktionsleiste auf “Vertrag widerrufen”. Sie können nun aus mehreren Gründen wählen, wieso der Widerruf durchgeführt wurde. Sicherheitsabfrage

  3. Der Vertrag wird nun automatisch in Kündigung gegeben. Gesperrter Vertrag

Wie sperre bzw. entsperre ich einen Vertrag?

  1. Öffnen Sie den Vertrag, den Sie sperren oder entsperren möchten und öffnen Sie die Vertragsübersicht.

  2. Um den Vertrag zu sperren, klicken Sie auf “Vertrag sperren” in der Aktionsleiste und wählen Sie einen Sperrgrund aus. Vertrag sperren

  • Wurde der Vertrag gesperrt, ändert sich der Status zu “Gesperrt” und es wird zusätzlich der Grund der Sperrung angezeigt. Der Vertrag ist nun “read-only”, d. h. es können keine Prozesse wie Lieferbeginn, Sollstellung etc. mehr darauf ausgeführt, sondern lediglich die Vertragsdaten angezeigt und gelesen werden. Gesperrter Vertrag
  1. Um den Vertrag zu entsperren, klicken Sie in der Aktionsleiste auf “Vertrag entsperren”. Der Vertrag erhält nun wieder den Status, den er vor der Sperrung hatte, und es sind wieder die üblichen Prozesse darauf ausführbar. Vertrag entsperren

Wie lösche ich eine Vertrag?

  1. Öffnen Sie den Vertrag, den Sie löschen möchten.

  2. Klicken Sie auf “Vertrag löschen” in der Aktionsleiste. Der Vertrag wird nun aus dem System entfernt. Vertrag löschen

Tarife und Abschlagspläne

Wie weise ich einem Vertrag einen Tarif zu?

Tarife werden global über die Tarifkonfiguration definiert und können dann auf einzelne Verträge angewendet werden (Tarifapplikation). Dabei besteht jeder Tarif aus einzelnen Preiskomponenten, die an zentraler Stelle definiert und für alle davon betroffenen Verträge angepasst werden können. Sofern ein Tarif eine “individuelle” Preiskomponente enthält, kann diese bei einer Tarifapplikation angepasst werden. Einmal aktivierte Tarife können nicht mehr geändert werden.
  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie den Tarif ändern möchten. Sie befinden sich nun in der Vertragsübersicht.

  2. Öffnen Sie den Menüpunkt Tarife in der Navigationsleiste links. Eine Tabelle mit der Tarifhistorie des Vertrags wird geöffnet. Wurde dem Vertrag noch kein Tarif zugewiesen, ist die Tabelle leer.

  3. Klicken Sie auf das “+”-Symbol über der Tabelle, um einen neuen Tarif anzulegen. Neuen Tarif anlegen

  4. Ein neuer Tab “Tarifdetails” öffnet sich. Wählen Sie unter “Allgemein” oben links den Tarif aus, den Sie dem Vertrag zuweisen möchten.
    • Optional: Möchten Sie einen bestehenden Tarif überschreiben, so wählen Sie unter “Gültig ab” einen Termin, der kleiner oder gleich dem Datum ist, an dem der zu überschreibende Tarif beginnt. Wurde dem Vertrag noch kein Tarif zugewiesen, lassen Sie das Feld leer.
    • Optional: Laufzeit und Fristen werden gemäß der Tarifkonfiguration automatisch befüllt. Sie können diese manuell anpassen, um den Tarif individuell auszuprägen.
    • Optional: Der Bonus wird gemäß der Tarifkonfiguration automatisch befüllt. Sie können diesen manuell anpassen, um den Tarif individuell auszuprägen.
    • Hat der Tarif eine individuelle Preiskomponente, legen Sie zunächst Arbeits- und Grundpreis unter Preisrechner fest und klicken Sie anschließend auf den Button “Preise berechnen” darunter, um die einzelnen Preiskomponenten für den Vertrag anzeigen zu lassen.
  5. Klicken Sie “Tarif aktivieren” in der Aktionsleiste, um den Tarif zu aktivieren. Sofern Sie einen Tarif überschreiben möchten, dessen “Gültig ab”-Datum in der Vergangenheit liegt, müssen Sie den neuen Tarif “Rückwirkend aktivieren”. Dazu steht ein separater Button in der Aktionsleiste bereit. Der Kunde wird über Tarifänderungen per E-Mail informiert. Den initialen Tarif bekommt er im Zuge der Auftrags- bzw. Vertragsbestätigung mitgeteilt. Tarif aktivieren

Erstellung von Abschlagsplänen durch das System

Bei Bestätigung der Lieferbeginn-Anfrage durch den Netzbetreiber wird automatisch ein Abschlagsplan durch das System erstellt. Auf Basis dessen werden automatisch 11- bzw. 12-mal pro Jahr die Sollstellungen ausgeführt. Mit der Jahresabrechnung wird automatisch ein neuer Abschlag errechnet und der alte Abschlagsplan durch einen neuen abgelöst.

Bei der automatische Erstellung werden folgende Einstellungen berücksichtigt:

Manuelle Erstellung von Abschlagsplänen

  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie den Abschlagsplan anpassen möchten. Öffnen Sie das Modul Verträge und dort den Menüpunkt Abschlagspläne.

  2. Klicken Sie auf das “+”-Icon über der Tabelle. Neuen Abschlagsplan anlegen

  3. Ein neuer Tab “Abschlagsplan” öffnet sich, in dem Sie den neuen Abschlagsplan konfigurieren können:
    • Wählen Sie unter “Erstellungsgrund”, weshalb Sie den alten Abschlagsplan ablösen möchten.
    • Geben Sie unter “Gültig ab” an, ab wann der Abschlagsplan verwendet werden soll.
    • Optional: Passen Sie ggf. unter der Überschrift “Ausführungen” an, wann genau die erste Sollstellung stattfinden soll. Haben Sie hier “Letzter Werktag des Monats” oder “Letzter Tag des Monats” gewählt, so werden auch die folgenden Abschläge jeweils zu diesem Tag berechnet. Der initiale Wert wird durch die Grundeinstellung ADVANCEPAYPLAN_POSSIBLE_PAYMENT_DATE beeinflusst.
    • Optional: Standardmäßig wird dem Abschlagsplan die aktuelle Kundenprognose zugrundegelegt. Sofern Sie dies ändern wollen, passen Sie einfach das Feld Jahresprognose entsprechend an. Die Abschlagshöhe wird dadurch neu berechnet.
    • Optional: Um die Abschlagshöhe zu korrigieren, ohne dabei die Jahresprognose zu beeinflussen (z. B. um den Betrag auf- oder abzurunden), wählen Sie die Checkbox “Abschlagshöhe anpassen” und tragen Sie die neue Abschlagshöhe in das nebenstehende Feld ein.
  4. Optional: Falls Sie noch Änderungen am Abschlagsplan vornehmen möchten, bevor Sie diesen scharf schalten, klicken Sie “Speichern” in der Aktionsleiste, um den Zwischenstand als Entwurf zu sichern. Der neue Abschlagsplan ist dann noch nicht aktiv, der Kunde wird nicht informiert und Sollstellungen werden weiterhin auf Basis des alten Abschlagsplans durchgeführt.

  5. Sofern Sie mit der Erstellung des Abschlagsplans fertig sind und diesen scharf schalten möchten, öffnen Sie diesen oder wählen Sie ihn per Mausklick in der Tabelle “Abschlagspläne” aus und klicken Sie auf “Abschlagsplan aktivieren” in der Aktionsleiste. Der alte Abschlagsplan wird nun deaktiviert, der Kunde über die Änderung seiner Abschlagshöhe informiert und zukünftige Sollstellungen werden auf Basis des neuen Abschlagsplans durchgeführt. Abschlagsplan speichern oder aktivieren

Wie stelle ich sicher, dass Abschläge nicht außerhalb der Toleranzen liegen?

Bei der automatischen Erstellung des Abschlagsplans findet eine Prüfung der Abschlagshöhe statt, sodass ungewöhnlich hohe oder niedrige Abschläge immer manuell bestätigt werden müssen. Automatisch erstellter Abschlagsplan

Bei der manuellen Erstellung eines zu hohen Abschlagsplans wird im Zuge der Aktivierung des Abschlagsplans erneut die Abschlagshöhe geprüft und im Zweifelsfalle eine Aufgabe erzeugt, sodass die Abschlagshöhe bzw. die Jahresprognose noch einmal überprüft werden kann.

Wie führe ich Tarif- bzw. Preisanpassungen durch?

Für jeden aktiven Vertrag in myBusiness Supplier ist zu einem bestimmten Zeitpunkt jeweils genau ein Tarif aktiv. Ändert sich der Tarif, zum Beispiel aufgrund einer Preiserhöhung oder –senkung, so wird dies über eine neue Zeitscheibe abgebildet. d. h. ein Vertrag X kann in Zeitscheibe A und B denselben Tarif haben, aber mit unterschiedlichen Preisen. Tarifänderungen können so ebenfalls abgebildet wer-den – die Zeitscheiben A und B haben dann unterschiedliche Tarife mit unterschiedlichen Preisen. Die Weitergabe von Preiserhöhungen und –senkungen aus Änderungen einzelner Preiskomponenten (z. B. Erhöhung der EEG-Umlage) kann bereits in der Tarifkonfiguration festgelegt werden und soll zukünftig automatisiert durchgeführt werden. Massenhafte manuelle Preisänderungen können über eine Import-Schnittstelle durchgeführt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass eine entsprechende CSV-Datei vorbereitet wurde.

Vorgehensweise

  1. Öffnen Sie den Menüpunkt Tarifkonfiguration im Modul Konfiguration. Tarifkonfiguration

  2. Klicken Sie auf den Button “Preisanpassung importieren…” in der Aktionsleiste. Ein Import-Dialog öffnet sich.

  3. Wählen Sie die CSV-Datei mit den zu ändernden Verträgen und den zugehörigen Preisinformationen aus und bestätigen Sie die Auswahl mit Klick auf “OK” im Dialog. Import-Dialog

  4. Die Importdatei wird vom System validiert (s. Abschnitt Plausibilisierung und Freigabe unten). Sind ein oder mehrere Einträge in der Datei fehlerhaft, wird diese abgelehnt und die betroffenen Zeilen an der Oberfläche angezeigt (s. Abbildung unten). Ist die Datei fehlerfrei, werden die Preisanpassungen gemäß der Angaben in der CSV-Datei automatisch vorgenommen. Preisanpassung gescheitert

Plausibilisierung und Freigabe

MyBusiness Supplier führt beim Import einer Datei mit Preisanpassungen eine automatische Validierung hinsichtlich folgender Kriterien durch:

  • Wurden alle Pflichtfelder ausgefüllt?

  • Sind Kundennummer, Tarif-ID, Preisgarantie, Laufzeit, Grund- und Arbeitspreis, Bonus übernehmen, E-Mail-Template (sofern angegeben) korrekt gefüllt, d. h. im richtigen Format? Liegt das Ausführungsdatum in der Zukunft?

  • Gibt es Werte, die sich von den bisher gespeicherten unterscheiden?

Schlägt die Validierung fehl, wird der Import nicht durchgeführt und eine entsprechende Nachricht in der Statusleiste ausgegeben.

Die kritischen Zeilen in der CSV-Datei werden mit einer Problembeschreibung in einer Validierungsfehlermaske ausgegeben (s. Abbildung oben). Die CSV-Datei muss dann anhand der Fehlermeldungen korrigiert und anschließend erneut importiert werden. Die Angaben in der CSV-Datei werden erst ausgeführt, wenn alle Daten valide sind und keine Fehlermeldung mehr beim Import erscheint.

Auswirkungen der Preisanpassung im System

Für jeden Eintrag in der CSV-Liste, der valide ist, werden die folgenden Schritte ausgeführt:

  1. Neuen Tarif im Vertrag anlegen.
    • Im neuen Tarif werden für Arbeits- und Grundpreis die Werte aus den Feldern „Neuer Grundpreis (€)“ bzw. „Neuer Arbeitspreis (€)“ verwendet.
    • Im neuen Tarif wird als „Gültig ab“-Datum das ”Änderung gültig ab” aus der Importdatei gesetzt; der alte Tarif wird entsprechend abgegrenzt.
  2. Neuen Tarif aktivieren. Der neue Tarif befindet sich nun im Status „Geplant“.

  3. Optional: Den Kunden via E-Mail über die Preisanpassung informieren.

Verbräuche

Wie erfasse ich manuell einen Zählerstand?

  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie einen oder mehrere Zählerstände eintragen möchten.

  2. Sie befinden sind in der Vertragsübersicht. Klicken Sie auf den Menüpunkt Zählerstände.

  3. Ein neuer Tab “Zählerstände” öffnet sich. Dort sehen Sie eine Übersicht aller bislang zu dem Vertrag eingegangenen Zählerstände. Wurde noch kein Zählerstand erfasst, ist die Tabelle leer.

  4. Klicken Sie auf das “+” über der Tabelle, um einen neuen Zählerstand zu erfassen. Neuen Zählerstand erfassen

  5. Ein neuer Tab “Zählerstand-Details” öffnet sich. Hier tragen Sie in das Feld Zählerstand den abgelesenen Wert ein.
    • Wählen Sie den passenden Ablesegrund sowie den Erfassungshinweis und die Statuszusatzinformation aus.
    • Stellen Sie sicher, dass die Art des Zählerstands sowie die Quelle korrekt gesetzt sind.
    • Optional: Sofern der Zählerstand nicht zum aktuellen Tagesdatum abgelesen wurde, passen Sie das Ablesedatum entsprechend an.
  6. Klicken Sie “Speichern”, um den Zählerstand und die zugehörigen Einstellungen zu sichern. Beim Speichern prüft das System automatisch, ob der Zählerstand realistisch bzw. plausibel ist. Dies hängt u. a. von der Jahrsprognose sowie zuvor eingegangenen und plausibilisierten Zählerständen ab. Die Plausibilität wird anschließend unten im Formular angezeigt. Neuen Zählerstand erfassen

  7. Optional: Klicken Sie “Zählerstand senden” in der Aktionsleiste, um den Zählerstand via MSCONS-Nachricht an den Netzbetreiber zu melden.

Wie stelle ich sicher, dass Zählerstände plausibel sind?

Wenn Sie einen Zählerstand manuell erfassen, plausibilisiert das System diesen automatisch, sobald Sie den Zählerstand speichern oder an den Netzbetreiber senden. Unter Zählerstände im Vertragsmodul können Sie die Plausibilität aller für einen Vertrag erfassten Zählerstände an der Spalte “Plausbilität” ablesen.

Wann werden Prognosen angelegt?

Prognosen werden in den folgenden vier Fällen angelegt:

a) Bei Vertragsimport: Bei dem Import eines Vertrages wird die Kundenprognose automatisch angelegt und rechnungsrelevant gesetzt.

b) Nach Rechnungserstellung: Nachdem ein Vertrag abgerechnet wurde, wird (sofern die vorherige Prognose älter als ein Jahr ist) eine neue Prognose vom System erstellt, die der Verbrauchshöhe der letzten Rechnung entspricht. Diese Prognose wird automatisch als rechnungsrelevant gesetzt.

c) Über die Marktkommunikation: Geht in myBusiness Supplier (MBS) via Marktkommunikation eine Prognose zu einem Vertrag ein, so wird diese in jedem Fall im System gespeichert und rechnungsrelevant gesetzt. Eine Ausnahme bilden Prognosen, die vom Altlieferant mitgeteilt werden. Diese werden zwar ebenfalls gespeichert, jedoch nur dann “rechnungsrelevant” gesetzt, falls keine System-, Netz- oder Kundenprognose vorhanden ist.

d) Manuell: Um Prognosen über die Benutzeroberfläche anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie den Vertrag, für den Sie eine Prognose hinterlegen möchten.
  2. Sie befinden sich im Modul Verträge. Öffnen Sie nun den Menüpunkt Prognosen.
  3. Klicken Sie auf das “+”-Symbol über der Tabelle, um eine neue Prognose zu erfassen.
  4. Ein neuer Tab öffnet sich. Geben Sie hier den voraussichtlichen Jahresverbrauch sowie ggf. einen Kommentar zur Prognose an. Wählen Sie außerdem aus, ob die Prognose für Berechnungen (z. B. Abschlagsplan, Abrechnung) verwendet werden soll.
  5. Optional: Klicken Sie auf “Prognose ans Netz senden”, um die neue Prognose dem Netzbetreiber mitzuteilen.
  6. Klicken Sie auf “Speichern” in der Aktionsleiste, um die Prognose zu speichern.

Wann werden Prognosen verwendet?

An folgenden Stellen wird in myBusiness Supplier auf Prognosen zurückgegriffen:

  1. Abschlagsplan: Wenn Abschlagspläne automatisch erstellt werden, wird die Abschlagshöhe auf Basis der aktuellen Verbrauchsprognose berechnet.

  2. Rechnung: Sofern zum Ende eines Abrechnungszeitraums kein Zählerstand im vordefinierten Zählerstandsfenster eingegangen ist, wird die Prognose zur Schätzung des benötigten Zählerstandes genutzt, um den abzurechnenden Verbrauch zu ermitteln.

  3. Erlöshochrechnung: In der Erlöshochrechnung werden Verbräuche auf Basis der Prognose hochgerechnet. 

  4. Zählerstandsplausibilisierung: Die Plausibilisierung der Zählerstände greift ebenfalls auf die Prognose zurück.